ORPI, la signature électronique au service du développement d’un réseau immobilier

ORPI est le réseau immobilier le plus représenté en France avec 1250 agences réparties sur tout le territoire. L’enseigne est présente sur l’ensemble des métiers de l’immobilier : Transaction, Location, Gestion locative, Syndic, Commerces et Entreprises, Locations saisonnières.

ORPI a déployé la signature électronique de Yousign pour le service Développement de son réseau. Nous avons échangé avec Sébastien Lamour, Coordinateur du Développement National du réseau ORPI, qui a impulsé cet usage de la signature électronique au sein de son service.

Le réseau coopératif ORPI est présent sur tout le territoire français, les adhérents prennent part aux décisions des actions du réseau en Assemblée Générale.

Le réseau fournit aux agences les outils et de nombreux services pour se développer sur leurs différents marchés locaux. Elles bénéficient par ailleurs de l’avantage de pouvoir être identifiées comme une enseigne reconnue de l’immobilier en France.

Aujourd’hui le réseau immobilier ORPI représente 1250 agences tenues par environ plus de 900 associés.

Nous utilisons la signature électronique dans le cadre du développement de notre réseau.

A mon initiative, nous avons entamé une démarche de dématérialisation au service développement et c’est dans ce contexte que j’ai souhaité passer à la signature électronique qui était la suite logique de la dématérialisation de nos documents, notamment contractuels.

Les objectifs de cette politique de dématérialisation sont variés, tout d’abord gagner en temps et donc en productivité et en conséquence réduire une partie des frais de fonctionnement du service. La signature électronique est un élément essentiel pour avancer sur ces critères et l’un des maillons essentiels des actions que l’on souhaitait mettre en place dans notre processus de transition digitale.

Nous effectuons un premier rendez-vous avec les candidats pour découvrir leur projet et présenter notre réseau immobilier. Après ce premier rendez-vous, et en fonction de l’intérêt présenté par le candidat , nous lui transmettons le Document d’Information Précontractuel (DIP) ainsi qu’un ensemble d’informations soumises à un engagement de confidentialité.

Lors d’un second rendez-vous nous étudions son souhait d’implantation à l’aide d’outils géomarketing et validons ainsi la viabilité économique et financière de son projet. Nous entamons ensuite la partie adhésion au réseau.

Entre temps nos Consultants métiers accompagnent les candidats créateurs et les intègrent dans un parcours d’accompagnement de 6 mois.

Avant le déploiement de la signature numérique, nous étions au tout papier sur les contrats concernés. Les dossiers étaient particulièrement volumineux, les contrats étant accompagnés de nombreuses annexes.

C’était un véritable gâchis en termes de consommation de papier et également une perte de temps considérable compte tenu des échanges qui devaient se faire par courrier, d’ORPI vers le futur adhérent puis du futur adhérent vers ORPI. Si le contrat n’était pas envoyé par courrier, le développeur pouvait faire 300 kms aller et 300 kms retour pour faire signer un document. Les coûts d’affranchissement ou déplacement pouvaient donc se révéler particulièrement élevés.

La dématérialisation devenait essentielle pour gagner en productivité.

La mise en place de la signature électronique nous a permis de consacrer notre temps à d’autres tâches et de nous concentrer ainsi sur des aspects plus centraux de notre métier.

Nous avons réalisé un premier benchmark et avons finalement consulté 3 prestataires différents afin d’étudier leurs solutions de signature électronique. Nous avons établi une première liste de critères en matière de fonctionnalités, de sécurité et d’usage pour le secteur immobilier.

Notre choix s’est porté vers Yousign pour plusieurs raisons. Nous avons noté que Yousign travaillait déjà avec de grands groupes et des entreprises ce qui est pour nous un gage de confiance. La structure paraissait donc suffisamment solide pour nous accompagner dans notre projet.

Yousign possédait par ailleurs toutes les certifications requises aux niveaux français et européen pour s’assurer de la légalité des signatures réalisées. Enfin, dès le départ nous avons pu travailler avec une consultante dédiée dont nous avons pu apprécier le sérieux et le professionnalisme.

L’ergonomie de la plateforme a également été un atout majeur. Nous avons trouvé l’interface particulièrement intuitive. Elle contient par ailleurs toutes les fonctionnalités dont nous pouvions avoir besoin et est évolutive dans le sens où elle propose régulièrement de nouveaux outils qui améliorent encore son usage.

Aujourd’hui, au sein de notre service, cinq personnes utilisent l’application pour faire signer les DIP électroniques et une, au siège, réceptionne et administre la gestion des DIP une fois ceux-ci signés. A cela s’ajoute l’ensemble des nouveaux adhérents qui agissent en tant que signataires.

L’équipe développement a immédiatement été conquise par les avantages de cet outil. Les retours sont excellents tant du point de vue des collaborateurs d’ORPI que des signataires. Au-delà des avantages en termes de gain de temps, de productivité et de réduction des coûts cela impacte également l’image d’ORPI auprès des responsables d’agences immobilières. Cet outil montre une image de modernisme et de professionnalisme de notre réseau.

C’est un indispensable qui est d’ailleurs déjà utilisé par les banques, les notaires, les assurances… bref, tous les métiers qui gravitent autour de notre secteur d’activité.

Nous utilisons déjà l’application pour faire signer de nouvelles annexes ou certains courriers aux candidats à l’adhésion. L’idée est évidemment de poursuivre notre transition digitale et d’étendre la dématérialisation à l’ensemble des activités de notre service développement. Nous réfléchissons notamment à l’utiliser pour nos contrats d’adhésion qui sont les derniers documents validant l’entrée dans le réseau immobilier ORPI.