Vous vous apprêtez à signer un document avec un tiers et vous aimeriez pouvoir authentifier votre signature ? Il est possible de légaliser cette dernière, notamment en mairie. La légalisation de procédure suit des règles strictes. Elles diffèrent selon que vous vivez en France ou à l’étranger. Comment faire ? Qui peut le faire ? Combien ça coûte ? Découvrez notre article pour tout savoir sur la légalisation et l’authentification de signature en mairie.
Qu’est-ce que la légalisation de signature ?
La légalisation de signature est couramment définie comme une formalité administrative permettant de l’authentifier. C’est-à-dire d’attester sa véracité.
Concrètement, elle permet de valider une signature apposée par un particulier par une signature officielle.
Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet.
Il est donc exclu d’avoir recours à cette formalité si une signature déjà apposée sur l’écrit concerné.
Bon à savoir
Cette formalité authentifie la signature, mais pas l'acte en lui-même.
Qu’est-ce que l’authentification de signature ?
Authentifier une signature permet de vérifier que vous êtes bien la personne concernée par le document.
L’authentification est faite grâce à la formalité administrative de légalisation.
Pourquoi une signature peut-elle être légalisée ?
La légalisation permet de prouver que vous êtes concerné par un écrit que vous avez signé, sans la présence d’un officier public et ministériel.
Elle renforce la sécurité juridique d’un acre
A noter
Les administrations françaises ne peuvent plus exiger la légalisation des signatures apposées sur les pièces qui leur sont remises ou présentées.
Qui peut légaliser les signatures ?
Sous l'autorité du préfet, le maire remplit des fonctions administratives dont notamment la publication des lois et règlements, l'organisation des élections et la légalisation des signatures.
Le maire est tenu de légaliser la signature de l’un de ses administrés. (article L. 2122-30 du Code général des collectivités territoriales).
Il peut aussi donner délégation à un ou plusieurs agents communaux (article R2122-8 du code précité).
Bon à savoir
Cette formalité peut aussi s’effectuer devant un notaire.
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Comment faire légaliser une signature en mairie ?
Vous devez vous rendre à l’hôtel de ville.
Doivent être présentés :
- Votre pièce d’identité, passeport ou carte nationale d’identité (CNI).
- L’écrit en français contenant la signature à authentifier.
Vous pouvez aussi ne pas produire votre passeport ou votre CNI mais être accompagné de 2 témoins qui produiront les leur, ainsi qu’un justificatif de domicile.
La procédure se fait obligatoirement en votre présence. Vous ne pouvez pas vous faire représenter.
Concrètement :
- Vous signez l’acte devant un agent municipal habilité.
- L’agent municipal appose le cachet prévu à cet effet. Il précise :
undefinedundefinedundefined - L’officier d'état civil signe à son tour le document, par délégation du maire.
L’obtention de la légalisation est immédiate.
A noter
L’importance de ne pas changer de signature revêt ici tout son sens.
Une légalisation peut-elle être refusée ?
Oui, si :
- Le signataire n’est pas domicilié dans la ville.
- L’écrit n’est pas rédigé en français.
- La procédure relève de la compétence d’une autre autorité. Par exemple :
undefinedundefinedundefined - Elle est demandée pour une page blanche.
- L’écrit est injurieux.
- L’écrit est contraire à l’ordre public.
Combien coûte-t-elle ?
C’est une démarche gratuite, dès lors que vous vous adressez à un maire.
En revanche, le notaire peut librement facturer la démarche. Aucun barème ne lui est imposé, le prix est alors librement fixé.
Quelle démarche entreprendre pour les signatures à l’étranger ?
Les actes publics étrangers destinés à être produits en France doivent être légalisés.
La formalité ne se déroule pas à l’hôtel de ville. Vous devez vous adresser au consulat ou à l'ambassade.
Doivent être présentés :
- L’acte à signer.
- Votre passeport ou votre CNI sur lequel figure votre signature.
- À défaut, vous devez être accompagné de 2 personnes témoins. Elles doivent présenter leur pièce d'identité et un justificatif de domicile.
Bon à savoir
La légalisation de signature hors de l’Hexagone est payante. Son montant varie entre 15 et 25 euros (décret n° 81-778 du 13 août 1981).
Quelle démarche entreprendre pour les signatures pour l’étranger ?
La légalisation des actes qui émanent d'une autorité française et qui sont destinés à être produits hors de l’Hexagone relève de la compétence du ministre des Affaires étrangères, des ambassadeurs et des chefs de poste consulaire (décret n° 2007-1205 du 10 août 2007).
Elle est délivrée par le bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE).
Elle permet de reconnaître des documents publics français sur leur territoire ou devant leurs autorités diplomatiques et consulaires.
La liste à jour des pays qui soumettent un écrit à la légalisation est consultable sur le site France Diplomatie, service légalisation.
Autres questions fréquemment posées
Quel document peut-être légalisé en mairie ?
Tous les documents signés entre particuliers peuvent être légalisés à l’hôtel de ville.
Par exemple, il peut s’agir :
- D’un acte sous seing privé.
- D’une attestation sur l’honneur.
- D’un contrat.
Il n’en est pas de même des actes authentiques, lesquels sont déjà authentifiés. En sa qualité d'officier public, le notaire confère par sa signature l'authenticité à l'acte qu'il reçoit et s'engage sur l’identité des parties, son contenu et sa date.
Où puis-je légaliser un document ?
Dans l’Hexagone, la légalisation s’effectue en mairie. Mais pas n’importe laquelle.
Seule celle au sein de laquelle le demandeur réside est compétente.
La résidence peut être principale ou secondaire.
Peut-on solliciter toutes les mairies ?
Non, vous devez solliciter celle de votre domicile, qu’il s’agisse de votre résidence principale ou de votre résidence secondaire.
La loi précise que l’administré doit être connu du maire.
La notion d'administré connu du maire se traduit par la possibilité pour l'administré de présenter l’écrit en cause accompagnée d'une CNI ou d’un passeport à l’hôtel de ville d'une commune au sein de laquelle il réside (réponse écrite du ministère de l'Intérieur publiée le 5 juin 2014).
Ce qu’il faut retenir
Le maire ou, par délégation, à un ou plusieurs agents communaux, mais aussi l’officier public et ministériel légalisent les signatures permettant d’authentifier des écrits.
Les conditions de la légalisation sont les suivantes :
- L’administré qui la sollicite se présente en personne.
- Un lien doit exister entre l’administré et la commune. Il doit y vivre.
- L’acte signé doit être recevable (il ne doit être ni injurieux, ni contraire à l’ordre public, être rédigé en français…).
