Stéphane Cohen, fondateur et dirigeant d’Anacours, nous raconte l'histoire de son entreprise avec enthousiasme et nous le comprenons : les chiffres parlent d’eux-mêmes !
Anacours est parvenue au fil des années à créer un réseau assez dense pour mailler tout le territoire français grâce à une quarantaine d’agences locales spécialisées dans la gestion de proximité.
Chaque année, ce sont près de 15 000 documents, liés principalement à la gestion clients et aux recrutements du corps enseignant, qui sont signés !
C’est donc tout naturellement que la signature électronique s’est imposée au sein des processus de gestion d’Anacours et de son réseau d’agences franchisées.
Alors, comment Anacours a boosté sa gestion interne grâce à Yousign ?
Plongeons plus en détails dans cette aventure passionnante au cœur du soutien scolaire !
Groupe d’élèves © Anacours 1999-2021
Notre solution déployée chez Anacours
Notre collaboration remonte à 2016 : Anacours est l’un de nos premiers clients.
“ça fait à peu près 4 ans et demi !” s’exclame Stéphane Cohen qui se souvient encore des débuts de Yousign.
Précurseure dans la digitalisation de ses processus de gestion, Anacours a très tôt perçu la nécessité de passer à une solution de signature électronique afin de rationaliser son fonctionnement interne.
C’était “difficile de faire signer tous ces acteurs à distance, par courrier ou par email. Cela a répondu à une vraie problématique !” confirme Stéphane.
À l’époque, comme il nous le rappelle, le marché de la signature électronique était encore peu développé, comptant un nombre restreint d’entreprises utilisatrices.
Face aux autres solutions concurrentes, le choix de Yousign s’est basé en grande partie sur “la facilité de la mise en place de l’API Yousign du point de vue technique dans le système d’Anacours”.
Le processus de sélection a également été éclairé par la volonté de se tourner vers une solution “très simple pour le client et l'utilisateur.”
⚡ En 2017, l’entreprise met en place notre solution pour les clients, rappelons-le : des parents d’élèves et des élèves, et en 2020, elle l’étend aux intervenants, le corps d’enseignants, pour ce qui est de la signature des mandats.
Et ce sont donc près de 15 000 documents signés et plus de 4 000 nouveaux enseignants par an !
« La signature s'impose par le nombre, au-delà de toute autre considération. »
En interne, notre solution est employée pour tous les processus contractuels afférents :
- à la signature des contrats de travail des conseillers pédagogiques qui travaillent localement dans l’une des 40 agences Anacours,
- aux contrats de franchise conclus avec le réseau d’agences franchisées.
Ces contrats représentent quant à eux une cinquantaine de documents à signer chaque année.
Agence de Bordeaux © Anacours 1999-2021
Le choix de la simplicité et du gain de temps
Yousign apporte de nombreux bénéfices à tous les acteurs concernés : clients, conseillers pédagogiques et enseignants recrutés par Anacours.
Globalement, pour Stéphane Cohen, le passage à la solution Yousign représente un gain de temps sur certaines tâches récurrentes propres au fonctionnement quotidien de son entreprise !
« Nous avons besoin de nous appuyer sur un partenaire de qualité au niveau juridique et de rendre l'expérience utilisateur très fluide aussi bien pour le signataire que pour l'utilisateur salarié d'Anacours. »
C’est également la volonté de s’engager vers une démarche “plus écologique” et tournée vers le “zéro papier”, ancré depuis déjà longtemps chez Anacours.
Pour preuve, nous avons écouté Stéphane revenir sur la procédure de signature des documents avant l’utilisation de la signature électronique : le changement est flagrant !
Côté client, en 2016, le format papier primait : “on envoyait un mandat papier, le client devait le signer, ensuite soit il le scannait et le renvoyait en .pdf, soit il le renvoyait en format papier par courrier”.
Du côté du recrutement des nouveaux enseignants, le problème existait également. Il fallait “imprimer le document papier, le faire signer en deux exemplaires, le scanner et l'intégrer dans nos dossiers. Vous imaginez cela sur 4000 personnes ?!”
La difficulté ne s’arrêtait pas, le fondateur d’Anacours nous confie également que les équipes “devaient courir après le document chaque fois” : c’était “un énorme travail de relances manuelles car ce n'était pas un processus facile pour le signataire.”
En effet, au vu de la lourdeur du processus, beaucoup de signataires se décourageaient et omettaient le renvoi du document signé !
« Actuellement, nous avons 99,9% de documents signés ! »
Découvrez dès à présent notre guide sur la signature électronique au service de l’éducation !
Anacours et Yousign : un tandem gagnant
Chez Anacours, tous les documents sont donc signés et stockés numériquement du processus d’embauche des nouveaux enseignants au dossier d’admission des élèves.
La signature électronique vient naturellement finaliser ces différentes démarches en apportant son lot de simplicité, de souplesse et de sécurité.
« Nous essayons d'automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée car il n'y a aucun intérêt à gérer ce genre de chose, c'est grâce à vous que le tout est devenu très fluide. »
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées par Stéphane Cohen et ses équipes, nous retrouvons :
👉 l’automatisation des processus grâce par exemple aux relances automatiques qui améliorent la prise en charge par l’utilisateur en agence,
👉 la personnalisation des paramètres des procédures de signature,
👉la recherche de documents par nom sur la plateforme.
« L'ensemble des documents est chargé dans notre système : la plateforme Yousign nous permet de récupérer un document s'il y a quoi que ce soit, nous pouvons tout de suite réagir. »
Ajoutons que l’utilisation de l’app Yousign couplée à l’intégration de notre API dans le système Anacours permet à Stéphane Cohen de gérer les données liées à la facturation, de suivre régulièrement sa consommation de signatures et de connaître en temps réel le solde restant.
Cette histoire touche à sa fin, nous quittons Anacours sur ce chiffre mémorable : plus de 15 000 documents signés chaque année grâce à la solution Yousign.
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Merci à Stéphane Cohen pour le temps qu’il nous a accordé à l’occasion de cette rencontre !
Cette histoire à succès peut aussi être la vôtre ! Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans votre transformation digitale et l’adoption de la signature électronique.
