Digitalizarse o quedarse fuera del campo de juego, así van las cosas en estos tiempos, y cada vez más empresas están poniendo foco en su transformación digital y en este proceso de transformación hay un elemento que puede llegar a ser clave, la firma digital.
La firma electrónica ofrece diferentes ventajas y es clave en la transformación digital ya que permite agilizar procesos, que de otra forma requieren ralentizan gestiones, con la firma electrónica, los procesos pueden ser más rápidos, seguros y rentables. Firmar un sit, validar una transacción o cerrar un acuerdo se podrán hacer con un par de clics.
La digitalización de un negocio permite optimizar diferentes procesos dentro de una organización, liberando recursos y agilizando tareas para impulsar el negocio, mejorar los beneficios, ofrecer una mejor cultura organizacional y un mayor compromiso medioambiental.
Desde Yousign te contamos los 5 beneficios más importantes que puedes conseguir al implementar la firma electrónica en tu organización y las ventajas de trabajar con nuestra plataforma. ¡Vamos allá!
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1. Agilización de Procesos y Reducción de Tiempos
Optimización en la Firma de Documentos
El papel, la impresora y la mensajería de documentos ya no van a ser una prioridad, si no un recurso adicional y secundario. Con la firma digital avanzada la gestión y firma de documentos se simplifica de manera importante, de modo que se podrá realizar a través de un ordenador o un teléfono inteligente, desde cualquier parte y en cualquier momento, con toda validez legal.
Se reducen a su mínima expresión las visitas al notario, las montañas de papeles por revisar y firmar, la pérdida de documentos importantes, la mensajería y todo aquello que pueda suponer un retraso en el cierre de un acuerdo, la firma de un contrato o la aprobación de un proyecto.
Por ejemplo
Para cerrar un acuerdo importante y a contrarreloj, había que imprimir varias copias del documento, enviarlo por mensajería a los interlocutores, esperar a que estos lo revisaran, citar a los representantes legales en una notaría para firmar, esto podría suponer días y poner en riesgo el acuerdo. Ahora con la firma electrónica se agiliza todo esto ya que la revisión y firma se puede realizar en tiempo real y, además, garantiza la seguridad y validez legal del documento firmado.
Integración con Plataformas Digitales
La firma electrónica avanzada sola es una herramienta interesante, pero lo realmente interesante es su integración otras soluciones y plataformas digitales como Yousign, software de firma, sistemas de integración documental y servicios en la nube, que permitan automatizar flujos de trabajo completos, desde la creación del documento hasta su firma, todo en entorno digital eficiente.
Entonces, cierras un acuerdo en una video llamada, creas el contrato y lo subes a Yousign, desde donde asignas a los colaboradores que deben firmar, a estos les llega una notificación, se revisa y firma el documento, se almacena en la nube desde donde se puede consultar cuando sea necesario, así de fácil.
La combinación de la firma electrónica con herramientas digitales impulsa la eficiencia operativa de cualquier empresa, permitiéndote trabajar más rápido y con mayor precisión. ¿El resultado? Procesos fluidos, clientes satisfechos y equipos liberados de tareas repetitivas.
2. Ahorro de Costes Operativos
La firma electrónica avanzada es una herramienta efectiva para reducir costes operativos en las empresas, optimizando procesos y eliminando gastos innecesarios. Su impacto va más allá de la modernización ya que impacta directamente en lo económico.
Reducción del Uso de Papel y Materiales
La implementación de la firma electrónica avanzada elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos, lo que conlleva a un ahorro importante en impresoras, papel, tinta y mantenimiento de equipos. También se reducen drásticamente los gastos de mensajería.
En cuanto a espacio físico se reduce el que se deberá destinar al almacenamiento y gestión de documento, con lo que se puede ajustar el espacio mejor para el trabajo o no contar con un espacio físico en caso de muchos negocios, esto redunda en un impacto positivo para el ahorro.
Menor Inversión en Logística Administrativa
La firma física de documentos demanda tiempo y recursos como la impresión, envíos, seguimiento y almacenamiento de documentos, esto con la firma digital se seguirá haciendo, pero de manera online, sin desplazamientos y en tiempo real, mejorando el flujo de la gestión documental.
La digitalización de estas tareas permite automatizar los procesos de la gestión documental, con firma digital avanzada, seguimiento en línea, asignación de responsables y tiempos de entrega y almacenamiento en la nube. Todo esto permite mejorar los tiempos de aprobación y validación de contratos, mejorar la productividad y agilizar la toma de decisiones clave, traduciéndose en una operación más rentable y competitiva.
3. Mejora de la Seguridad y Cumplimiento Normativo
La seguridad de los datos y el cumplimiento legal son una de las mayores preocupaciones de las organizaciones a la hora de iniciar un proceso de transformación digital, ya que estos son los pilares fundamentales para cualquier empresa. Tanto las firma electrónica avanzada como las a firma electrónica cualificada QES ofrecen un nivel de protección y validez jurídica que transforma la forma de gestionar contratos y documentos.
Autenticación y Protección de Datos
La firma electrónica garantiza que cada documento esté firmado por la persona indicada, gracias al uso de certificados digitales que eliminan el riesgo de falsificación y alteración de los documentos.
Los certificados digitales cuentan con un sistema de claves públicas y privadas que encripta y protege la información. La clave privada es exclusiva del firmante y asegura su identidad, mientras que la clave pública permite verificar la validez de la firma.
Cumplimiento de Normativas Legales
La firma electrónica garantiza su seguridad, especialmente, con el cumplimiento del reglamento eIDAS en Europa, que es el marco que regula las transacciones electrónicas otorgando a las firmas digitales una validez legal equivalente a la manuscrita.
El cumplimento de este marco normativo para la firma electrónica y certificados digitales, permite a las empresas operar de forma segura, manteniendo sus datos resguardados y otorgando la validez legal adecuada a los documentos que firma digitalmente, esto trasciende en su reputación como entidades confiables en el ámbito digital.
4. Incremento de la Productividad Empresarial
La firma electrónica, además de ser una herramienta para firmar documentos, es un elemento clave de eficiencia en un mundo empresarial cada vez más digitalizado. Tanto para pequeñas empresas locales o grandes corporaciones internacionales, esta tecnología mejora la manera en que se gestionan las operaciones, incrementando la productividad y la operabilidad.
Trabajo Remoto y Movilidad
El trabajo remoto ha ganado terreno en muchos ámbitos laborales, cada vez es más común que los empleados, empresarios y emprendedores trabajen fuera de las oficinas, gracias a las diferentes herramientas digitales que les permiten el desarrollo de sus tareas de forma deslocalizada.
Imagina a un empleado en España que necesita cerrar un contrato urgente con una oficina en Francia. Con herramientas como Yousign, basta con un clic para firmar un documento electrónico de forma rápida, segura, legalmente válida y desde cualquier lugar.
Esto permite acelerar los procesos para coordinarse de manera más eficiente entre múltiples sedes con ubicaciones geográficas diferentes y en tiempo real. Equipos que antes sufrían retrasos, por cuenta de documentos que debían enviarse físicamente, ahora pueden operar en tiempo real, independientemente de la distancia.
Automatización y Eficiencia
La integración de la firma electrónica con procesos automatizados y herramientas digitales es otro gran beneficio. Plataformas de gestión empresarial pueden generar, enviar y archivar contratos automáticamente, reduciendo tiempos y márgenes de errores.
Por ejemplo, un certificado digital no solo valida una firma, sino que también asegura su correcta vinculación a un flujo automatizado, desde su creación hasta su almacenamiento. Este enfoque ahorra tiempo, optimiza operaciones y permite que los empleados se centren en otras tareas estratégicas.
5. Mejora de la Experiencia del Cliente y la Reputación Empresarial
Para los clientes es cada vez más importante la inmediatez, la simplicidad, y la seguridad, en este contexto la firma electrónica se convierte en un aliado estratégico para optimizar la relación entre empresas, usuarios y socios estratégicos, ya que contribuye a mejorar la experiencia del cliente y refuerza la imagen corporativa de las organizaciones que apuestan por soluciones innovadoras.
Facilidad y Comodidad para los Usuarios
Imagina que has cerrado un acuerdo con un cliente, pero está fuera de su ciudad o simplemente no tiene tiempo para visitar tu oficina. Con la firma electrónica, todo se resuelve en cuestión de minutos, desde cualquier dispositivo, móvil, tablet u ordenador. Esta facilidad no solo elimina fricciones, sino que también crea una experiencia mucho más ágil y satisfactoria, generando confianza y si ese cliente recibe un excelente servicio la fidelización está asegurada.
Es importante tener en cuenta que la comodidad para firmar documentos sin complicaciones reduce las barreras que podrían hacer que un cliente abandone un proceso. Las empresas que priorizan la experiencia del usuario tienen más posibilidades de retener a sus clientes y atraer nuevos clientes.
Refuerzo de la Imagen Corporativa
La implementación de una firma electrónica, además de modernizar procesos internos de producción y gestión administrativa, transmite el compromiso de la empresa por la digitalización y la sostenibilidad, ya que el uso de tecnología contribuye a la reducción de la huella ambiental.
Asociar tu marca con prácticas responsables mejora la percepción de marca. Por tanto, la firma electrónica no es solo un beneficio operativo, sino un componente clave en la construcción de una reputación sólida y alineada con el futuro.
Casos de Éxito en la Digitalización con Firma Electrónica
La adopción de la firma electrónica supone para las empresas la eliminación de barreras burocráticas y la aceleración de la transformación digital. Para diferentes sectores la firma electrónica se ha convertido en un pilar clave para optimizar procesos, garantizar seguridad y ofrecer una experiencia sin fricciones a clientes y empleados.
Sectores que ya usan la Firma Electrónica
- Empresas de empleo: Estas debido al volumen de contratos que firman han integrado la firma electrónica como parte esencial de sus operaciones. Esto supone un ahorro de tiempo, mayor flexibilidad y dinamismo para el sector.
- Inmobiliarias: En este sector, donde las transacciones implican múltiples contratos, la firma electrónica agiliza procesos como la firma de contratos de arrendamiento o compraventa, sin que los clientes tengan que desplazarse para cerrar acuerdos.
- Empresas financieras: La banca y las aseguradoras han dado el salto al digital, permitiendo que los clientes firmen documentos de forma digital.
Conclusión: Una Herramienta Clave para la Transformación Digital Empresarial
La firma electrónica es una herramienta que contribuye directamente en la transformación digital de las empresas, empresas que se van ajustando a los nuevos entornos digitales, convirtiéndose en empresas modernas, capaces de convertirse en organizaciones ágiles y competitivas en un mercado cada vez más exigente.
La firma electrónica también refuerza la sostenibilidad empresarial, reduciendo el uso excesivo de papel, la emisión de CO2 por desplazamientos y posiciona a las empresas como actores responsables en el cuidado del medio ambiente.
La integración de procesos digitales, como la firma electrónica, contribuye a muchas empresas y profesionales independientes para mejorar sus flujos de trabajo, organizar su gestión documental y reducir costes en la gestión de documentos, esto impacta directamente en su economía y en su eficiencia, liberando recursos para áreas estratégicas del negocio.
Si quieres dar el paso hacia la integración de soluciones de firma digital, firma digital avanzada, certificado electrónico y gestión documental en Yousign te ofrecemos una herramienta ágil, confiable y adaptada a las necesidades de tu negocio.
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