Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

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Produkt-Updates

2 min

Workflows: Die neue Automatisierungslösung von Yousign

Workflows: Die neue Automatisierungslösung von Yousign
Émilie Courmaceul

Émilie Courmaceul

Product Marketing Manager @Yousign

Illustration: Mélusine

Übersicht

Alles begann einst mit der elektronischen Unterschrift. Ziel war es, Ihnen die intuitivste und benutzerfreundlichste Lösung auf dem Markt zu bieten.

Mit über 3 Millionen Signaturen pro Monat und der Übernahme von Canyon ist es nun an der Zeit, Yousign auf eine neue Ebene zu bringen. 

Heute bieten wir Ihnen die vollständige Automatisierung Ihrer Verträge an: von der Erstellung bis zur Unterzeichnung Ihrer Dokumente.

Bei der Entwicklung unserer neuen Lösung Workflows haben wir an alles gedacht, um Ihre Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren.

Workflows: die Rundumlösung für Vertragsmanagement

Warum hat Yousign Workflows entwickelt? 

KMU verbringen heutzutage zu viel Zeit damit, Dokumente vorzubereiten und zu unterschreiben. Sie verlieren sich in lästigen Prozessen, die sie daran hindern, schnell zu wachsen und/oder sich auf wichtigere Probleme als den Papierkram zu konzentrieren.

Sie verlieren Zeit, sobald:

  • Sie auf der Suche nach der in einem spezifischen Fall passende Vertragsvorlage sind,

  • Sie die für den Vertrag nötigen Informationen in Word/Google Doc-Dokumente kopieren und einfügen müssen,

  • Sie fehlerhafte Informationen in das Dokument einfügen,

  • Sie mehrere Unterschriftsanfragen vorbereiten und versenden müssen,

  • Sie den Verlauf des Unterschriftsprozesses verfolgen möchten.

Und hier kommt Workflows ins Spiel. Mit wenigen Klicks können Sie als Nutzer:in einen Vertrag erstellen und zur Unterschrift versenden. Und das ganz einfach, schnell und kollaborativ. Ihre Vertragspartner:innen können die verschiedenen Informationen, die sie zum Vertrag hinzufügen möchten, in vorgesehene Felder eintragen.

Einfach und benutzerfreundlich! Genau das ist Yousigns Mission!

Für wen ist Workflows geeignet?

Wie die elektronische Signatur, richtet sich auch die Funktion Workflows in erster Linie an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Insbesondere an solche, die wiederholt dieselbe Art von Dokument unterschreiben lassen und deren Inhalt vor Unterzeichnung an manchen Stellen angepasst werden muss, z.B. bei einem Arbeitsvertrag, einem NDA usw. 

Kurz um: Workflows richtet sich an alle, die Zeit sparen und die Vorbereitung ihrer Dokumente vor dem Versand zur Unterschrift automatisieren wollen. Ganz unabhängig vom Berufsfeld!

Welche verschiedenen Funktionen gibt es?

Unsere Lösung Workflows unterstützt den oder die Benutzer:in von der Vertragserstellung bis zur Unterschrift bei folgenden Punkten:

Der Automatisierung von Prozessen: Sie können für Ihre Dokumentvorlagen (im Word-Format) in wenigen Minuten eine Automatisierung für wiederkehrende Angaben oder für das Signaturfeld einrichten.

Der Datenerfassung: Kein lästiges Copy&Paste mehr! Erstellen und ändern Sie Verträge mit den Daten, die Sie mithilfe von Formularen von den verschiedenen Parteien gesammelt haben.

Der Zusammenarbeit bei der Vertragsabwicklung: Alle Personen, die an der Validierung und Anpassung des zu unterzeichnenden Dokuments beteiligt sind, können ganz mühelos zusammenarbeiten. Lassen Sie sie Änderungen vornehmen oder Korrektur lesen, ohne befürchten zu müssen, die einzelnen Versionen des Dokuments zu verlieren oder Fehler zu provozieren. 

Eine Vereinfachung des Tools: Verfolgen Sie auf der Benutzeroberfläche unserer App alle Schritte des Prozesses in Echtzeit. Dort können Sie auch alle Informationen und Befugnisse der an dem Dokument beteiligten Personen einsehen.

Was springt für Sie dabei raus?

Mehr Zeit für Ihr Business, weniger für Papierkram 

Wie Sie sicher wissen, ist das Vorbereiten von Dokumenten zur Unterschrift kein Selbstläufer! Während des gesamten Prozesses können Ihnen eine Menge Herausforderungen begegnen.

Das können z.B. unstrukturierte Daten oder Fehler beim Copy&Paste von einer E-mail in ein Dokument sein. Oder eine ungewollte Änderung, die ein Dokument ungültig macht, ein falsch geschriebener Nachname, der einem am Telefon mitgeteilt wurde, etc. Außerdem kann es kompliziert werden, wenn viele verschiedene Personen an einem Dokument beteiligt sind, aber mit unterschiedlichen Tools arbeiten.

All dies führt dazu, dass Sie kostbare Zeit verlieren. Zeit, die Sie Ihrem eigentlichen Business widmen könnten.

Die Automatisierung dieser Aufgaben durch Workflows entlastet Sie und räumt all diese Stolpersteine aus dem Weg.

GIF: Verabschieden Sie sich von Copy&Paste

Endlich Schluss mit Fehlern in Ihren Dokumenten

Wie erstellen Sie Ihre Formatvorlagen? Was geschieht, wenn die Daten falsch sind? Was, wenn die Informationen nicht an der richtigen Stelle des Dokuments eingefügt wurden? Oder wenn eine falsche Änderung vorgenommen wurde?

Bei der Vorbereitung eines Vertrags können Fehler den gesamten Prozess deutlich verzögern und Ihr Team dazu veranlassen, das Dokument von Grund auf neu zu erstellen. 

Workflows automatisiert die Datenerfassung und optimiert das Ausfüllen des Vertrags. Minimieren Sie das Risiko, Fehler zu machen und schaffen Sie mehr Sicherheit.

GIF: Automatisieren Sie die Vorbereitung Ihrer Dokumente

Verbesserung der Teamarbeit

Beim Aufsetzen des Vertrags und beim Vertragsabschluss ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien mit allem einverstanden sind. Die Koordination untereinander ist manchmal kompliziert, insbesondere wenn es um den Austausch von Informationen geht. 

Wenn Sie Workflows nutzen, garantieren Sie eine optimale Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Sie haben in Echtzeit Zugriff auf alle Schritte des Prozesses.

Workflows gewährleistet außerdem, dass verschiedene Versionen erstellt werden, wenn Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Diese können Sie bei Bedarf immer wieder abrufen.

GIF: Schluss mit Copy&Paste

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