Die Deutschen lieben es, umzuziehen! Das belegt die Studie der Deutschen Post und eine Umfrage des Meinungsforschungsinstituts in Bielefeld eindrucksvoll. Jährlich beziehen über 8 Millionen Deutsche eine neue Wohnung. Doch so aufregend es auch ist, sich an einem neuen Ort sein eigenes Reich zu schaffen, an den Formalien kommt man dabei nicht vorbei. Am Tag des Einzugs sollte die Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls oberste Priorität haben. Was es mit genau diesem Protokoll der Wohnungsübergabe auf sich hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Mit einem Wohnungsübergabeprotokoll können mögliche Streitigkeiten im Hinblick auf den Ist-Zustand eines Mietobjekts, detailliert festgehalten und so bereits im Voraus vermieden werden. Das von allen Parteien zu unterzeichnende Protokoll sollte so exakt wie möglich den Zustand aller Räume beschreiben sowie eventuelle Mängel und notwendige Reparaturen auflisten.
Obwohl es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, wird es als essenzieller Nachweis vor Gericht im Streitfall betrachtet, weshalb es mittlerweile gang und gäbe ist, ein schriftliches Protokoll bei Wohnungsübergabe anzufertigen und zu unterschreiben. Da es der Absicherung und Gewissheit beider Vertragsparteien dient, ist es ein bedeutsames Nachweis-Dokument innerhalb des Umzugsprozesses.
Was sind die Gründe für die Erstellung eines Übergabeprotokolls?
Waren die Flecken an der Wand schon vor der Übergabe da? Ist der neue oder der bisherige Mieter dafür verantwortlich, dass ein Bauteil im Küchenschrank fehlt? Und wer kann was dafür, wenn beim Einzug ein Fenster nicht richtig schließt?
All diese Dinge und vieles mehr lassen sich nur mithilfe eines Wohnungsübergabeprotokolls belegen.
Eine rechtzeitige umfassende Inventur sowie die schriftliche Dokumentation der aktuellen Verfassung der Immobilie zeigt an, welche Mängel bereits im Vorfeld vorhanden waren. Auf diese Weise brauchen Mieter:innen nicht zu befürchten, im Nachhinein für etwas belangt zu werden, was sie nicht selbst, sondern jemand anderes verschuldet hat.
Umgekehrt haben Vermieter:innen das schriftliche Einverständnis der mietenden Personen, dass diese über alle bisherigen Schäden in Kenntnis gesetzt wurden und dennoch bereit sind, die Mietwohnung in dem aktuellen Zustand zu übernehmen.
Ob die Mängel nachträglich behoben werden, hängt unterdessen vom Schweregrad und der gegenseitigen Einigung beider Vertragsparteien ab.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll soll somit als Beweislast dienen und Konflikten oder gar Rechtsstreitigkeiten, insbesondere im Hinblick auf finanziellen Forderungen oder unerwarteten Kosten vorbeugen.
Doch was beinhaltet so ein Protokoll eigentlich? Das werden wir uns im Folgenden genauer anschauen.
Was muss in einem Übergabeprotokoll festgehalten werden?
Beim Verfassen eines Übergabeprotokolls empfiehlt sich eine chronologische Struktur, die sämtliche wichtigen Übergabepunkte beinhaltet. Diese sollten schrittweise von Mieter:innen und Vermieter:innen begutachtet, bewertet und abgehakt werden.
Der Aufbau sollte folgendes beinhalten.
Allgemeine Daten zum Wohnobjekt
In einem Übergabeprotokoll sollten generelle Daten wie die Adresse der Immobilie (Wohnung, Haus), die Kontaktdaten der Mietparteien und weiterer Anwesender während der Übergabe sowie das Datum, wann diese stattgefunden hat, nicht fehlen. Im Hinblick auf den Zustand der Wohnung, sollte auch aufgelistet sein, ob es sich um einen Altbau oder Neubau handelt. Wenn möglich, sollte man sogar das Baujahr des Wohngebäudes angeben.
Zustand des Wohnobjekts
Die Frage, in welchem Zustand eine Wohnung übergeben werden sollte, lässt viel Spielraum offen. Das kommt daher, da die schriftliche Dokumentation des Wohnungszustands bei Einzug oder Auszug lediglich eine Empfehlung und nicht obligatorisch ist. Genaueres dazu, erfahren Sie im späteren Verlauf dieses Artikels.
Neben den grundsätzlichen Informationen zu Zählerständen und dem Datum der letzten Renovierung, handelt es sich bei den folgenden Punkten um Tipps, was man beim Begutachten der Wohnung beachten sollte.
Es obliegt Vermieter und Mieter, inwieweit sie von diesen Tipps abweichen oder was sie hinzufügen wollen.
Möchte man einschätzen, in welcher Verfassung sich die vorliegende Wohnung oder das Haus befindet, so sollte man sich ganz genau umschauen und sichtbare Mängel sowie ausstehende Reparaturen direkt notieren. Beim Einzug liegt es im Interesse der Mieter:innen, die entdeckten Mängel so genau wie möglich zu beschreiben. Sollte das mit Worten nicht eindeutig sein, so bietet es sich an, Fotos von den Schäden zu machen und diese dem Protokoll beizufügen. Auf diese Weise kann Mieter:innen im Nachhinein nicht unterstellt werden, dass sie diese selbst verursacht hätten.
Bei einem Rundumblick zum Zustand der Mietwohnung sollte man sich alles genau anschauen und sich folgende Fragen stellen:
- Sind die Wände sauber und intakt, weisen sie Löcher auf und wurde die Frist für den letzten Anstrich vom Vormieter eingehalten?
- Wie sieht es mit der Beschaffenheit der Böden aus?
- Weisen die Fußböden erkennbare Kratzer, Dellen oder Unebenheiten auf?
- Sind alle Geräte, Leitungen und Apparate in der Wohnung funktionstüchtig?
- Prüfen Sie auch die Decken und Ecken in den Räumen. Lassen sich dort Schimmelspuren oder Spuren von Feuchtigkeit erkennen, die auf einen vorherigen Wasserschaden hinweisen können?
- Lassen sich Fenster und Türen ohne Probleme öffnen und schließen oder befinden sie sich in einem maroden Zustand?
Weitere Bereiche außerhalb der Wohnung oder des Hauses sind nicht zu vergessen
Spätestens bei der Schlüsselübergabe werden Sie feststellen, welche Bereiche Sie ebenfalls mit nutzen werden. Dokumentieren Sie sämtliche Schlüssel, die Ihnen beim Termin oder auch später noch ausgehändigt werden und schauen Sie sich auch die Orte an, an denen Sie diese benötigen (z. B. Schlüssel für Keller, Parkplatz, Mülleimer). Sollte ihnen an einem dieser Orte etwas auffallen, so sollte auch das im Protokoll niedergeschrieben werden.
Gut zu wissen
Wenn Mieter:innen oder Vermieter:innen am Übergabetermin verhindert sind, besteht die Möglichkeit, bevollmächtigte Dritte, wie Hausverwalter:innen oder Makler:innen, als Stellvertretende zu benennen. Dennoch bleiben die Vermieter:innen die Vertragspartner und tragen somit die volle Verantwortung für alle an die mietende Person herangetragenen oder vergessenen Informationen.
Nun wissen wir, was die grundlegenden Inhalte eines Übergabeprotokolls sind, doch unterscheiden sich diese bei Einzug oder Auszug? Lassen Sie uns das einmal aufschlüsseln.
Das Übergabeprotokoll beim Einzug vs. beim Auszug - Die entscheidenden Unterschiede
Das Übergabeprotokoll beim Einzug ist ein wichtiger offizieller Bestandteil der Immobilienübergabe an die neuen Mieter:innen oder Bewohner:innen. Gleiches gilt selbstverständlich auch im Falle von Eigentumsübertragungen, beispielsweise bei der Übergabe eines Hauses von Verkäufer:innen an Käufer:innen.
Interessieren Sie sich dafür, Ihre Traumwohnung oder Ihr Traumhaus zu kaufen? Dann lesen Sie gerne auch unseren Artikel darüber durch, wie Sie das passende Immobiliendarlehen finden.
Beim Einzug geht es vorrangig darum, alle bereits vorhandenen Schäden zu erfassen sowie sämtliche Zählerstände (u. a. Heizkörper, Stromzähler) aufzuzeichnen. Üblich ist, dass die Vermieter:innen ein Protokoll erstellen. Sollten diese keine entsprechende Vorlage zur Hand haben, so darf die mietende Person selbst ein Übergabeprotokoll entwerfen. Sind Reparaturen oder sonstige Ausbesserungen seitens der vermietenden Person geplant, so können Mieter:innen ihren Vermieter:innen eine entsprechende Frist setzen, bis wann diese erfolgen sollen. Ist der Übergabeprozess abgeschlossen, sollten beide Parteien das Protokoll zur persönlichen Absicherung unterzeichnen.
Beim Auszug bzw. zum Ende des Mietverhältnisses übergeben Mieter:innen ihre Wohnung oder ihr Haus zurück an die vermietende Person. Die Übergabe kann jedoch genauso gut über den Hausmeister oder über eine andere zur Verantwortung gezogene Person erfolgen. Eventuelle Schäden, die später, also während der Mietdauer aufgetreten sind, werden zu diesem Zeitpunkt im Protokoll erfasst, was beim Auszug üblicherweise von der vermietenden Person erstellt wird. Auch hier können Vermieter:innen den Mieter:innen eine nachträgliche Frist setzen, um entstandene Schäden zu beheben.
Ihr persönlicher Mietvertrag, den sie zum Zeitpunkt des Einzugs unterschrieben haben, enthält nützliche Informationen darüber, in welchem Zustand sie die Wohnung zu hinterlassen haben. Uneindeutige Passagen wie „bezugsfertig“ oder „im selben Zustand übernommen“ sind in den meisten Fällen nicht rechtskräftig.
Warum diese Klauseln dennoch geläufig sind und welche Gültigkeit sie haben, soll im nächsten Abschnitt erklärt werden.
Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie einen Mietvertrag elektronisch unterschreiben können, lesen Sie sich gerne unseren Artikel dazu durch.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist wichtig - aber wie sieht es mit der gesetzlichen Rechtslage aus?
Zunächst muss man wissen, dass die schriftliche Aufzeichnung des Wohnungszustands freiwillig erfolgt. Es liegt in der individuellen Entscheidung der Mieter:innen und Vermieter:innen, ob ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt oder ob darauf verzichtet wird. Das Mietrecht legt keine Vorschrift dafür fest, wer bei der Übergabe einer Immobilie anwesend sein muss, noch dass die Übergabe verschriftlicht werden muss.
Das Erstellen und Ausfüllen von Übergabeprotokollen ist dennoch eine Formalie, die sich aus den folgenden, allgemein nachvollziehbaren Gründen im Umzugsprozess etabliert hat.
Darum ist es empfehlenswert ein Übergabeprotokoll zu verfassen
Ein Protokoll ist ein wichtiges Beweismittel
Ein Übergabeprotokoll verschafft allen Beteiligten einen klaren und transparenten Überblick über die Verantwortlichkeiten und die Haftbarkeit des Einzelnen. Es veranschaulicht den aktuellen Ist-Zustand der Immobilie inklusive vorhandener Mängel oder nicht durchgeführter Reparaturen, auf den sich alle Parteien jederzeit und vor allem in Konfliktsituationen berufen können. Das schützt Vermieter:innen oder Mieter:innen außerdem vor unnötigen und ungerechtfertigten Kosten.
Es beugt Rechtsstreitigkeiten vor
Da das zuvor verfasste und bestenfalls von allen unterschriebene Protokoll den Wohnungszustand bei der Übergabe bescheinigt und auch nachträglich einsehbar ist, dient es als wichtiges Dokument, um sich über zuvor vertraglich vereinbarte Konditionen zu informieren und verhindert so häufig, dass eine Uneinigkeit oder Ungerechtigkeit vor Gericht ausgetragen werden muss. Sollten Vermieter:innen oder Mieter:innen dennoch einen Anwalt einschalten müssen, so stützt das Übergabeprotokoll die Beweislast der klagenden bzw. der angeklagten Person.
Das Wohnungsübergabeprotokoll ist die ideale Ergänzung zu Ihrem Mietvertrag
Bestimmte Klauseln, welche in Ihrem Mietvertrag festgelegt und damit rechtsgültig sind, können mit im Übergabeprotokoll aufgenommen werden. So behalten Sie beispielsweise leichter einen Überblick darüber, wann und durch wen die nächste Renovierung erfolgt und ob eventuell schon der Vormieter der einen oder anderen Schönheitsreparatur nicht nachgekommen ist.
In Ihrem Mietvertrag steht ausdrücklich geschrieben, dass Sie Schönheitsreparaturen durchführen müssen? In dem Fall sind Sie als mietende Person dazu verpflichtet, Ihre Wände bis zum Zeitpunkt des Auszugs zu streichen. Strenge Zeitvorgaben oder Fristen sind dabei nicht gültig. Jede Forderung seitens der vermietenden Person muss zuvor vertraglich vereinbart worden sein und darf nicht ohne Weiteres von ihr erzwungen werden. Das Übergabeprotokoll wirkt an dieser Stelle unterstützend, da bei der Inspektion der Wohnung geschaut werden kann, ob tatsächlich alle vertraglich vereinbarten Verbesserungen oder Reparaturen vor Einzug der neuen Mieter:innen vorgenommen wurden.
Bevollmächtigte Dritte können als Zeugen auftreten
Sollte es bereits während der Übergabe zu Unstimmigkeiten zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen kommen, so kann es sinnvoll sein, wenn eine dritte Person anwesend ist, die als Zeuge auftreten und im Streitfall vermitteln kann. Die Unterschrift des Zeugen auf einem Übergabeprotokoll beweist seine Anwesenheit und seine Neutralität gegenüber den Vertragsparteien. Grundsätzlich dürfen Vermieter:innen oder Mieter:innen auch eine Vollmacht darüber ausstellen, wer sie während der Übergabe vertritt. Sie müssen also nicht zwingend persönlich vor Ort sein.
Achtung!
Bevollmächtigte Dritte wie Makler:innen oder Hausmeister:innen tragen keinerlei Verantwortung für ein fehlerhaftes oder unzureichendes Protokoll. In der Regel haften die Vermieter:innen selbst, da sie vertraglich die Hauptverantwortlichen bleiben.
Muss man das Wohnungsübergabeprotokoll unterschreiben?
Wie oben bereits erwähnt, wird die Glaubwürdigkeit eines vertraglichen oder vertragsähnlichen Dokuments wie dem Übergabeprotokoll durch die Unterschrift der Vertragspartner:innen gesteigert. Nichtsdestotrotz haben weder Vermieter:innen noch Mieter:innen einen rechtlichen Anspruch darauf, dass das Protokoll unterschrieben wird. Im Falle eines nicht unterschriebenen Dokuments, ist es umso wichtiger, weitere Beweismittel zu sichern. Das können beispielsweise Fotos von Räumen der begutachteten Wohnung sein oder erneut die Stellungnahme von Zeugen, die den im Protokoll niedergeschriebenen Wohnungszustand bestätigen. Zwar ist ein nicht unterzeichnetes Protokoll genauso gültig, im Gegensatz zum unterschriebenen weist dessen Inhalt aber deutlich weniger Beweiskraft auf.
Sollten Sie als Mieter:in oder Vermieter:in ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen, so sollte das Hinzufügen Ihrer aussagekräftigen Unterschrift keine weitere Mühe darstellen. Denken Sie stets an den Mehrwert und daran, dass Sie sich so in Streitfällen am besten absichern können.
Gut zu wissen
Ein Protokoll ohne Unterschrift besitzt keine Beweiskraft. Die Unterschrift muss jedoch nicht zwingend von den beiden Vertragsparteien geleistet werden, sondern kann auch durch Zeugen erfolgen.
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Gehen Sie auf Nummer sicher und erstellen Sie ein unterschriebenes Protokoll!
Wie Sie sehen, muss nicht alles, was nützlich ist, gesetzlich vorgeschrieben sein. Dennoch sollten Sie nicht an der Bedeutung eines Übergabeprotokolls zweifeln. Gehen Sie auf Nummer sicher und erstellen Sie bei Ihrem nächsten Umzug ein vollständiges und ordnungsgemäß unterschriebenes Übergabeprotokoll.
Mit der elektronischen Signatur von Yousign können Sie dieses sogar auf digitalem Wege schnell und einfach erledigen. Die e-Signatur von Yousign ist dabei zu 100 % rechtsgültig und DSGVO-konform und eignet sich besonders für Geschäfte wie bei der Übergabe von Wohnungen oder anderen Immobilien. Mit Yousign können Sie Ihr Übergabeprotokoll ganz einfach als PDF unterschreiben: Laden Sie es dafür in unsere Web-App hoch und lassen Sie Ihr PDF in Sekundenschnelle unterschreiben. Und das Beste? Sie können Yousign kostenlos und unverbindlich testen und nutzen. Probieren Sie es für Ihr nächstes Wohnungsübergabeprotokoll aus.
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Wie schreibe ich ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein wichtiges Dokument, das dazu dient, den Zustand der Wohnung bei Einzug oder Auszug genau zu dokumentieren. In dem Protokoll sollten alle beteiligten Parteien, wie Vermieter:innen und Mieter:innen sowie Makler:innen oder Zeugen, aufgelistet sein. Das Protokoll beinhaltet sowohl den Allgemeinzustand der Räume als auch Schönheitsreparaturen und Schäden. Um die Beweislast zu stärken, kann es durch Fotos und Zählerstände ergänzt werden. Die Unterschriften aller Parteien bestätigen die Übereinstimmung und helfen, Konflikten entgegenzuwirken.
Wer ist für die Beseitigung von Mängeln oder für Reparaturen zuständig?
Wer für die Beseitigung von Mängeln oder Reparaturen zuständig ist, hängt mit den individuellen Festlegungen im Mietvertrag oder den örtlichen Mietgesetzen zusammen. Das Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug ist in dem Fall ein guter Ratgeber, da es die Verantwortlichkeiten bestimmen kann. Ortsgebundene Gesetze können für eine Verschiebung der Verantwortlichkeiten sorgen und sollten daher ebenfalls überprüft werden.
Welche Bedeutung hat die Mietkaution?
Die Mietkaution sichert Vermieter:innen hinsichtlich eventueller Schäden oder ausstehender Mieten ab. Gleichzeitig dient sie der Motivation der Mieter:innen ihren vertraglichen Pflichten nachzugehen, damit sie die Kaution zurückerstattet bekommen. Die Rückerstattung erfolgt anhand klarer Regeln, an die sich beide Parteien halten sollten. Die Höhe und Aufbewahrung der Kaution kann variieren.
Was kann man machen, wenn das Übergabeprotokoll verweigert wird?
Für den Fall, dass das Übergabeprotokoll von einer Seite verweigert wird, kann man versuchen, diese davon zu überzeugen, wie wichtig und nützlich die schriftliche Dokumentation des Zustands der Wohnung ist. Insofern sich Vermieter:innen weigern, ein Protokoll auszustellen, können Mieter:innen eine eigene Vorlage zur Verfügung stellen. Bestenfalls sollte eine dritte Person vor Ort sein, die den Zustand bezeugen und mit einer Unterschrift bestätigen kann. Hilfreich ist es auch, aktuelle und ortsgebundene Mietgesetze zu prüfen, um sicherzustellen, dass man seine Rechte und Pflichten als Mieter:in bzw. Vermieter:in kennt.
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