Sie haben kürzlich eine Leistung bei einem Ihrer Kunden erbracht und fragen sich, innerhalb welcher Frist Sie ihm die entsprechende Rechnung zukommen lassen müssen? Erfahren Sie in diesem Beitrag, in welchen Fällen Sie zu einer Rechnungsstellung verpflichtet sind, welche Fristen für die Rechnungsstellung gelten, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören und wie Sie Rechnungen ganz einfach elektronisch abwickeln.
Wann ist eine Rechnungsstellung verpflichtend?
Auch wenn es vielleicht nicht der spannendste Teil des Arbeitsalltags ist, gehört das Stellen von Rechnungen doch zur täglichen Aufgabe eines Unternehmens dazu. Bevor wir näher in die Thematik einsteigen, welche Fristen bei der Rechnungsstellung beachtet werden müssen, sollte zunächst geklärt werden, in welchen Fällen man überhaupt dazu verpflichtet ist, Rechnungen zu erstellen:
Gewerbliche Leistungen
Unternehmen bzw. Selbstständige, die in anderen Firmen Dienstleistungen erbringen, sind in der Regel zur Rechnungsstellung verpflichtet.
Verkauf von Waren
Verkaufen Sie Produkte an Unternehmen oder Verbraucher:innen, müssen Sie dafür ebenfalls Rechnungen ausstellen.
Innergemeinschaftlicher Erwerb
Sofern Sie Waren und Güter aus anderen EU-Ländern beschaffen, müssen Rechnungen erstellt werden, die den innergemeinschaftlichen Erwerb belegen.
Ausfuhr von Waren
Für den Fall, dass Sie Waren in ein Nicht-EU-Land exportieren, muss eine sogenannte Ausfuhrrechnung angefertigt werden.
Auch bei Dienstleistungen im Baugewerbe, der Vermietung von Immobilien, bei Reiseleistungen oder in anderen Branchen und Bereichen ist eine Rechnungserstellung häufig verpflichtend. Grundsätzlich hat das Erstellen von Rechnungen erstmal für alle Parteien Vorteile: Das Unternehmen erinnert den:die Kund:in mit einer Rechnung daran, dass eine Leistung erbracht wurde und entsprechend vergütet werden muss. Der.die Kund:in bekommt neben der Erinnerung an eine zu leistende Zahlung auch einen besseren Überblick über die Kosten, die auf ihn bzw. sie zukommen. Die Anforderungen an die Rechnungsstellung variieren je nach Land und Rechtsordnung, sodass es sinnvoll ist, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den erforderlichen Angaben entsprechen.
Gut zu wissen
Damit das Erstellen von Rechnungen Sie nicht von Ihren täglichen Kernaufgaben abhält, bietet es sich an, auf elektronische Rechnungen umzusteigen, um Zeit und Kosten zu sparen. Erfahren Sie in unserem Artikel “XRechnung: Das müssen Sie über den Standard für elektronische Rechnungen wissen”, wie Sie Ihre Rechnungserstellung gemäß der deutschen Vorschriften digitalisieren.
Fristen für die Rechnungsstellung
Im Kontext der Buchhaltung ist nicht nur wichtig zu wissen, in welchen Fällen Rechnungserstellungen verpflichtend sind, sondern auch, welche Fristen in diesem Zusammenhang gelten.
Verjährungsfrist: Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?
Grundsätzlich gibt es keine Verjährungsfrist, die vorschreibt, bis wann eine Rechnung spätestens gestellt werden muss. Das bedeutet, dass es durchaus möglich ist, Rechnungen auch rückwirkend zu schreiben, wenn Sie nachweisen können, dass eine Leistung tatsächlich erbracht worden ist.
Doch ist hier Vorsicht geboten: Sie können Ihre Rechnung zwar später stellen - das heißt allerdings nicht, dass Ihre Kund:innen auch ihr Leben lang dazu verpflichtet sind, diese Rechnung zu begleichen. Gemäß § 194 ff. BGB verjährt der Zahlungsanspruch für Rechnungen in der Regel nach 3 Jahren und bezieht sich auf das Ende eines Kalenderjahres. Ein Beispiel: Wenn Leonie am 10. Mai 2017 eine Leistung in Anspruch nimmt und keine Rechnung erhält, ist sie nach dem 31.12.2020 nicht mehr dazu verpflichtet, diese Leistung zu bezahlen.
Für Sie als Unternehmer:in bedeutet ein Vergessen oder extremes Hinauszögern der Rechnungsstellung also ein finanzielles Risiko, weshalb ein solches Vorgehen grundsätzlich vermieden werden sollte.
Wie lange kann man nachträglich eine Rechnung ändern?
Sie haben nicht nur die Möglichkeit, Rechnungen rückwirkend zu stellen, sondern auch die Option, Rechnungen nachträglich zu ändern. Sofern Sie dies vorhaben, sollten Sie zunächst Ihre:n Kund:in darüber informieren, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
Im nächsten Schritt sollten Sie die ursprüngliche Rechnung stornieren und dem:der Kund:in den bereits bezahlten Betrag gutschreiben. Erstellen Sie anschließend die neue, korrigierte Quittung und lassen Sie Ihrem:ihrer Kund:in diese zukommen, damit er:sie diese begleichen kann.
Aufbewahrungsfrist: Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?
Für viele Dokumente - egal ob diese in elektronischer oder papierbasierter Form vorliegen - gibt es die Pflicht, diese für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Im Falle von Rechnungen handelt es sich hierbei um 10 Jahre, in denen Sie die Dokumente revisionssicher archivieren müssen. In dieser Zeit müssen Sie die Dokumente für das Finanzamt oder andere Anlässe bereithalten.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Neben der Tatsache, dass bei der Rechnungserstellung die verschiedenen Fristen für Verjährung, Änderung und Aufbewahrung beachtet werden müssen, sollten Sie auch berücksichtigen, dass Ihre Rechnungen korrekt ausgestellt werden. Unter anderem folgende Angaben sollten darauf enthalten sein:
- Name und Adresse von Rechnungssteller:in und Rechnungsempfänger:in,
- Steuernummer,
- Umsatzsteuer-ID,
- Rechnungsnummer,
- Rechnungsdatum,
- Art der Leistung/des Produkts sowie die Menge, der Stückpreis und der zu zahlende Gesamtbetrag
Hier finden Sie ein Muster, das Sie für Ihre Rechnungserstellung verwenden können:
Gut zu wissen
Diese allgemeine Mustervorlage ist gegebenenfalls nicht vollständig, da die Anforderungen an eine Rechnung je nach Branche und Bereich variieren können.
Rechnungen elektronisch abwickeln
Die Rechnungserstellung ist für viele Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Bereichen Pflicht und geht mit der Einhaltung gewisser Fristen einher. Für Unternehmer:innen ist hierbei wichtig zu wissen, dass Rechnungen zwar rückwirkend geändert und erstellt werden können, der Zahlungsanspruch für Kund:innen allerdings nach einigen Jahren verjährt. Auch Aufbewahrungsfristen und Pflichtangaben für Rechnungen sollten Firmen in puncto Rechnungswesen und Buchhaltung berücksichtigen.
Wenn Sie Rechnungen und andere wichtige Dokumente digitalisieren möchten, um weniger Zeit für administrative Prozesse aufzuwenden, empfiehlt es sich, eine Softwarelösung für elektronisches Vertragsmanagement zu implementieren. Mithilfe eines solchen Tools ist es möglich, Ihre Unterlagen digital zu erstellen, mit einer elektronischen Signatur zu versehen und anschließend revisionssicher zu archivieren.
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FAQ-Teil zum Thema “Fristen für die Rechnungsstellung”
Kann man nach 2, 3 oder 5 Jahren noch eine Rechnung stellen?
Ja, es ist möglich, eine Rechnung nachträglich zu stellen. Doch auch wenn es keine Verjährungsfrist für die Rechnungsstellung gibt, so kann die Zahlungsfrist verjähren. Hat der:die Kund:in nach spätestens drei Jahren keine Rechnung erhalten, ist er:sie nicht mehr dazu verpflichtet, die Zahlung zu begleichen. Hierbei zählt das Ende des Kalenderjahres, d.h., wenn die Leistung z.B. am 25. März 2017 erbracht wurde, endet der Zahlungsanspruch am 31.12.2020.
Welche Frist gilt für die Rechnungsstellung?
Eine Rechnungsstellung ist zwar nicht mit einer konkreten Frist verbunden. Die Nichtbeachtung oder Hinauszögerung des Stellens einer Rechnung kann für Unternehmen allerdings ein finanzielles Risiko darstellen, da die Pflicht des:der Kund:in, die Zahlung zu leisten, nach drei Kalenderjahren verjährt.
Wann ist eine nicht gestellte Rechnung verjährt?
Eine Verjährung gibt es bei Rechnungen nicht, das heißt, es ist durchaus möglich, eine Rechnung auch nachträglich noch zu stellen. Dies muss allerdings am besten innerhalb von drei Kalenderjahren nach Erbringung der Leistung geschehen, damit vonseiten des Unternehmens weiterhin ein Recht der Bezahlung besteht.
Kann man eine Rechnung rückwirkend ändern?
Ja, es ist möglich, eine Rechnung rückwirkend zu ändern. In diesem Fall sollten Sie wie folgt vorgehen: Informieren Sie Ihre:n Kund:in über die Änderung, stornieren Sie die veraltete Rechnung und stellen Sie dem:der Kund:in eine Gutschrift für die bereits bezahlte Summe aus. Anschließend können Sie eine neue Rechnung erstellen, die der:die Kund:in dann begleichen muss.
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Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Es wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen übernommen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.
