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Aktualisiert am 16 Dez, 2024

Veröffentlicht am 27 Jul, 2023

Fristen für die Rechnungsstellung: Bis wann muss eine Rechnung verschickt werden?

Fristen Rechnungsstellung
Mona Gottlob

Mona Gottlob

Content Manager DACH@Yousign

Illustration: Lou Catala

Übersicht

Sie haben kürzlich eine Leistung für einen Ihrer Kunden erbracht und fragen sich, innerhalb welcher Frist Sie ihm die entsprechende Rechnung zukommen lassen müssen?

Sie erfahren hier, in welchen Fällen Sie verpflichtet sind, eine Rechnung zu stellen, welche Fristen für die Rechnungsstellung gelten, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören und wie Sie Rechnungen ganz einfach elektronisch abwickeln können.

Wann ist eine Rechnungsstellung verpflichtend?

Bevor wir näher behandeln, welche Fristen bei der Rechnungsstellung zu neachten sind, sollte geklärt werden, in welchen Fällen man überhaupt dazu verpflichtet ist, Rechnungen zu erstellen:

(Aktueller Hinweise: Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Kraft.)

Gewerbliche Leistungen

Unternehmen bzw. Selbstständige, die in anderen Firmen Dienstleistungen erbringen, sind in der Regel zur Rechnungsstellung verpflichtet.

Verkauf von Waren

Verkaufen Sie Produkte an Unternehmen oder Verbraucher:innen, müssen Sie dafür ebenfalls Rechnungen ausstellen.

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Sofern Sie Waren und Güter aus anderen EU-Ländern beschaffen, müssen Rechnungen erstellt werden, die den innergemeinschaftlichen Erwerb belegen.

Ausfuhr von Waren

Für den Fall, dass Sie Waren in ein Nicht-EU-Land exportieren, muss eine sogenannte Ausfuhrrechnung angefertigt werden.

Auch bei Dienstleistungen im Baugewerbe, der Vermietung von Immobilien, bei Reiseleistungen oder in anderen Branchen und Bereichen ist eine Rechnungserstellung häufig verpflichtend. Grundsätzlich hat das Erstellen von Rechnungen erstmal für alle Parteien Vorteile: Das Unternehmen erinnert den:die Kund:in mit einer Rechnung daran, dass eine Leistung erbracht wurde und entsprechend vergütet werden muss. Der.die Kund:in bekommt neben der Erinnerung an eine zu leistende Zahlung auch einen besseren Überblick über die Kosten, die auf ihn bzw. sie zukommen. Die Anforderungen an die Rechnungsstellung variieren je nach Land und Rechtsordnung, sodass es sinnvoll ist, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den erforderlichen Angaben entsprechen.

Gut zu wissen

Damit das Erstellen von Rechnungen Sie nicht von Ihren täglichen Kernaufgaben abhält, bietet es sich an, auf elektronische Rechnungen umzusteigen, um Zeit und Kosten zu sparen. Erfahren Sie in unserem Artikel “XRechnung: Das müssen Sie über den Standard für elektronische Rechnungen wissen”, wie Sie Ihre Rechnungserstellung gemäß der deutschen Vorschriften digitalisieren.

Fristen für die Rechnungsstellung

Im Kontext der Buchhaltung ist nicht nur wichtig zu wissen, in welchen Fällen Rechnungserstellungen verpflichtend sind, sondern auch, welche Fristen in diesem Zusammenhang gelten. 

Verjährungsfrist: Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Grundsätzlich gibt es keine Verjährungsfrist, die vorschreibt, bis wann eine Rechnung spätestens gestellt werden muss. Das bedeutet, dass es durchaus möglich ist, Rechnungen auch rückwirkend zu schreiben, wenn Sie nachweisen können, dass eine Leistung tatsächlich erbracht worden ist. 

Doch ist hier Vorsicht geboten: Sie können Ihre Rechnung zwar später stellen - das heißt allerdings nicht, dass Ihre Kund:innen auch ihr Leben lang dazu verpflichtet sind, diese Rechnung zu begleichen. Gemäß § 194 ff. BGB verjährt der Zahlungsanspruch für Rechnungen in der Regel nach 3 Jahren und bezieht sich auf das Ende eines Kalenderjahres. Ein Beispiel: Wenn Leonie am 10. Mai 2017 eine Leistung in Anspruch nimmt und keine Rechnung erhält, ist sie nach dem 31.12.2020 nicht mehr dazu verpflichtet, diese Leistung zu bezahlen. 

Für Sie als Unternehmer:in bedeutet ein Vergessen oder extremes Hinauszögern der Rechnungsstellung also ein finanzielles Risiko, weshalb ein solches Vorgehen grundsätzlich vermieden werden sollte.

Wie lange kann man nachträglich eine Rechnung ändern?

Sie haben nicht nur die Möglichkeit, Rechnungen rückwirkend zu stellen, sondern auch die Option, Rechnungen nachträglich zu ändern. Sofern Sie dies vorhaben, sollten Sie zunächst Ihre:n Kund:in darüber informieren, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. 

Im nächsten Schritt sollten Sie die ursprüngliche Rechnung stornieren und dem:der Kund:in den bereits bezahlten Betrag gutschreiben. Erstellen Sie anschließend die neue, korrigierte Quittung und lassen Sie Ihrem:ihrer Kund:in diese zukommen, damit er:sie diese begleichen kann.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?

Für viele Dokumente - egal ob diese in elektronischer oder papierbasierter Form vorliegen - gibt es die Pflicht, diese für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Im Falle von Rechnungen handelt es sich hierbei um 10 Jahre, in denen Sie die Dokumente revisionssicher archivieren müssen. In dieser Zeit müssen Sie die Dokumente für das Finanzamt oder andere Anlässe bereithalten.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Neben der Tatsache, dass bei der Rechnungserstellung die verschiedenen Fristen für Verjährung, Änderung und Aufbewahrung beachtet werden müssen, sollten Sie auch berücksichtigen, dass Ihre Rechnungen korrekt ausgestellt werden. Unter anderem folgende Angaben sollten darauf enthalten sein:

  • Name und Adresse von Rechnungssteller:in und Rechnungsempfänger:in,
  • Steuernummer, 
  • Umsatzsteuer-ID,
  • Rechnungsnummer,
  • Rechnungsdatum,
  • Art der Leistung/des Produkts sowie die Menge, der Stückpreis und der zu zahlende Gesamtbetrag

Hier finden Sie ein Muster, das Sie für Ihre Rechnungserstellung verwenden können:

Mustervorlage für Rechnungen
Mustervorlage für Rechnungen

Gut zu wissen

Diese allgemeine Mustervorlage ist gegebenenfalls nicht vollständig, da die Anforderungen an eine Rechnung je nach Branche und Bereich variieren können.

Rechnungen elektronisch abwickeln

Die Rechnungserstellung ist für viele Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Bereichen Pflicht und geht mit der Einhaltung gewisser Fristen einher. Für Unternehmer:innen ist hierbei wichtig zu wissen, dass Rechnungen zwar rückwirkend geändert und erstellt werden können, der Zahlungsanspruch für Kund:innen allerdings nach einigen Jahren verjährt. Auch Aufbewahrungsfristen und Pflichtangaben für Rechnungen sollten Firmen in puncto Rechnungswesen und Buchhaltung berücksichtigen.

Wenn Sie Rechnungen und andere wichtige Dokumente digitalisieren möchten, um weniger Zeit für administrative Prozesse aufzuwenden, empfiehlt es sich, eine Softwarelösung für elektronisches Vertragsmanagement zu implementieren. Mithilfe eines solchen Tools ist es möglich, Ihre Unterlagen digital zu erstellen, mit einer elektronischen Signatur zu versehen und anschließend revisionssicher zu archivieren.

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FAQ: Verwaltung von Rechnungen, die rechtlichen Aspekte

  • Kann man nach 2, 3 oder 5 Jahren noch eine Rechnung stellen?

    Ja, es ist möglich, eine Rechnung nachträglich zu stellen. Doch auch wenn es keine Verjährungsfrist für die Rechnungsstellung gibt, so kann die Zahlungsfrist verjähren. Hat der:die Kund:in nach spätestens drei Jahren keine Rechnung erhalten, ist er:sie nicht mehr dazu verpflichtet, die Zahlung zu begleichen. Hierbei zählt das Ende des Kalenderjahres, d.h., wenn die Leistung z.B. am 25. März 2017 erbracht wurde, endet der Zahlungsanspruch am 31.12.2020.

  • 1. Welche Fristen gibt es für die Geltendmachung von Rechnungen?

    Rechnungen unterliegen in der Regel der dreijährigen Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB. Diese beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung für eine Leistung aus 2024 verjährt also am 31.12.2027.

  • 2. Welche rechtlichen Folgen hat die Verjährung von Rechnungen?

    Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann der Schuldner die Zahlung verweigern. Ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage sind dann nicht mehr möglich.

  • 3. Kann man eine Rechnung rückwirkend ändern?

    Ja, es ist möglich, eine Rechnung rückwirkend zu ändern. In diesem Fall sollten Sie wie folgt vorgehen: Informieren Sie Ihre:n Kund:in über die Änderung, stornieren Sie die veraltete Rechnung und stellen Sie dem:der Kund:in eine Gutschrift für die bereits bezahlte Summe aus. Anschließend können Sie eine neue Rechnung erstellen, die der:die Kund:in dann begleichen muss.

  • 4. Wie kann ich verhindern, dass Rechnungen verjähren?

    • Regelmäßige Mahnungen senden: Durch das Senden von Mahnungen bleiben Forderungen präsent.
    • Verjährung durchbrechen: Die Verjährungsfrist kann durch Anerkenntnis des Schuldners (z. B. durch eine Teilzahlung) oder rechtliche Schritte (Mahnbescheid oder Klage) unterbrochen werden.
    • Korrekte Dokumentation: Sämtliche Zahlungsaufforderungen und Schuldnerreaktionen sollten dokumentiert werden.
  • 5. Gibt es Ausnahmen von den Verjährungsfristen?

    Ja, für bestimmte Arten von Forderungen gelten abweichende Fristen:

    • Mietforderungen: 6 Monate nach Rückgabe der Mietsache.
    • Steuerforderungen: 4 Jahre gemäß Abgabenordnung.
    • Vollstreckbare Titel (z. B. durch Gerichtsurteil): 30 Jahre.
  • 6. Was sollte ich tun, wenn eine Forderung bald verjährt?

    • Zügig handeln: Senden Sie ein Mahnschreiben oder reichen Sie einen Mahnbescheid beim zuständigen Gericht ein.
    • Beratung einholen: Ein Rechtsanwalt kann Sie dabei unterstützen, die Frist wirksam zu unterbrechen.
  • 7. Häufige Missverständnisse bei der Verjährung von Rechnungen

    • „Rechnungen verjähren nicht, solange sie nicht bezahlt sind“: Falsch. Die Verjährung beginnt unabhängig davon, ob eine Rechnung gestellt wurde, ab dem Zeitpunkt der Leistungserbringung.
    • „Mahnungen verhindern die Verjährung“: Nur rechtlich anerkannte Maßnahmen wie etwa die Ausstellung eines Mahnbescheids unterbrechen die Verjährung.
  • 8. Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um rechtliche Probleme mit Rechnungen zu vermeiden?

    • Automatisierung der Rechnungsstellung: Systeme können helfen, Rechnungen pünktlich und vollständig auszustellen.
    • Rechtsberatung: Regelmäßige Beratung durch einen Rechtsanwalt schützt vor Fehlern.
    • Übersichtliche Buchhaltung: Klare Prozesse für Mahnungen und Forderungsmanagement verhindern den Verlust von Zahlungsansprüchen.
  • 9. Können auch elektronische Rechnungen verjähren?

    Ja, die Verjährung gilt unabhängig davon, ob die Rechnung elektronisch oder auf Papier ausgestellt wurde.

  • 10. Wie kann ein Unternehmen die Verjährung rechtzeitig erkennen?

    • Fristenkalender: Eine Übersicht aller ausstehenden Rechnungen und ihrer Fälligkeiten ist essenziell.
    • Monitoring-Tools: Buchhaltungssoftware kann automatisch auf drohende Verjährung hinweisen.
  • 11. Welche Arten von Dokumenten können mit einer digitalen Signatur unterzeichnet werden?

    Mit einer digitalen Signatur können Rechnungen, Verträge und Mahnschreiben rechtssicher unterzeichnet werden. Dies verbessert die Nachweisbarkeit und hilft, Fristen einzuhalten.

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Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Es wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen übernommen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.

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