Für viele Unternehmen, egal ob Start-up oder Großkonzern, gehören Spesenabrechnungen zum Tagesgeschäft. Dabei wird häufig noch auf den traditionellen, manuellen Ansatz gesetzt – doch das kostet viel Zeit und Geld. Glücklicherweise gibt es heute dank digitaler Tools bessere und effizientere Möglichkeiten, Spesen zu verwalten.
In diesem Artikel werden wir erklären, was eine Spesenabrechnung eigentlich ist, wie Unternehmen erfolgreich auf digitale Spesenabrechnungen umsteigen können und welche Vorteile die Digitalisierung bietet.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Unter Spesenabrechnung versteht man die Abrechnung von Ausgaben, die bei Beschäftigten im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Reisen oder bei der Arbeit außer Haus entstehen. In der Regel erstatten Unternehmen ihren Mitarbeitenden diese Kosten, sofern sie bestimmte Regeln und Vorschriften einhalten. Darunter fallen vor allem die folgenden Ausgaben:
- Reisekosten (eigenes Auto, Zug, Flugzeug, Bus, Taxi usw.)
- Verpflegungsmehraufwand (Speisen und Getränke)
- Übernachtungskosten (z.B. Hotel, Pension, Ferienwohnung.)
- Reisenebenkosten (Parkgebühren, Porto, usw.)
Spesenabrechnung: Kosten und Pauschalen
Spesen werden entweder auf Basis von tatsächlichen Kosten oder gemäß Pauschalsätzen erstattet. Im Folgenden finden Sie die üblichen Kosten und Pauschalen, die Arbeitnehmenden bei Auswärtstätigkeiten entstehen und die im Rahmen der Spesenabrechnung geltend gemacht werden können.
1. Verpflegungskosten
Entstehen Arbeitnehmenden auf Dienstreisen Kosten für die Verpflegung, werden diese als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet und über Pauschalen abgerechnet. Die entsprechenden Spesensätze werden jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) aktualisiert und gelten sowohl für Arbeitgeber als auch für Beschäftigte. Für deutschlandweite Geschäftsreisen wird zwischen der kleinen und großen Spesenpauschale unterschieden.
Die kleine Spesenpauschale
Die kleine Pauschale gilt für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie für den Anreise- und Abreisetag bei längeren Reisen. Sie beträgt 14 Euro pro Tag.
Die große Spesenpauschale
Die große Pauschale gilt für längere Geschäftsreisen und beträgt 28 Euro pro Tag, sofern der:die Beschäftigte länger als 24 Stunden unterwegs ist.
Es ist wichtig, zu wissen, dass diese Pauschalen nur für einen begrenzten Zeitraum gezahlt werden und verfallen, sobald sich der oder die Arbeitnehmer:in aus beruflichen Gründen länger als drei Monate an einem anderen Ort aufhält.
Für Dienstreisen ins Ausland regelt das neueste Schreiben des BMF die Spesensätze für jedes Land, wobei es teilweise erhebliche Unterschiede gibt, die zu beachten sind.
2. Fahrtkosten
Grundsätzlich können Fahrtkosten in voller Höhe geltend gemacht werden, solange sie durch die Nutzung folgender Verkehrsmittel entstanden sind:
- Privatwagen (einschließlich Benzinkosten)
- Taxifahrten
- Flugtickets
- Mietwagen
- Öffentliche Verkehrsmittel
Wird ein Firmenwagen genutzt, so fallen keine Spesen an, die abgerechnet werden können. Gleiches gilt für normale Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.
Die Nutzung von Privatfahrzeugen auf Geschäftsreisen
Werden Privatfahrzeuge für Dienstreisen genutzt, haben die Arbeitnehmenden grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die entstandenen Fahrtkosten abzurechnen: 1. Über die Kilometerpauschale und 2. über den individuellen Kilometersatz.
Die Kilometerpauschale berechnet sich wie folgt:
- Eigener PKW = 30 Cent pro Kilometer
- Eigenes Motorrad/Moped = 20 Cent pro Kilometer
Wenn Arbeitnehmende teure oder leistungsstarke Fahrzeuge für Geschäftsreisen nutzen, kann die Berechnung eines individuellen Kilometersatzes von Vorteil sein, da die erstattungsfähigen Fahrtkosten in der Regel höher ausfallen als bei der Kilometerpauschale. Hierbei werden alle Kosten (z.B. für Versicherungen und Reparaturen), die im Laufe eines Jahres für das Fahrzeug anfallen, mit den gefahrenen Kilometern verrechnet. Dabei ist ein genauer Nachweis der gefahrenen Kilometer erforderlich, zum Beispiel durch ein Fahrtenbuch.
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3. Übernachtungskosten
Die Abrechnung von Übernachtungskosten erfolgt ähnlich wie beim Verpflegungsmehraufwand, je nachdem, ob sich die Beschäftigten während der beruflichen Reise im In- oder im Ausland aufhalten. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Übernachtung in einem Hotel, einer Ferienwohnung oder in einer anderen Art von Unterkunft gebucht wird.
Im Inland werden die tatsächlich entstandenen Kosten in vollem Umfang erstattet. Sollte jedoch ein Beleg fehlen, beispielsweise weil die Übernachtung bei Freunden stattgefunden hat, gilt eine Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht (steuerfrei).
Im Ausland gelten je nach Land und Region unterschiedliche Pauschbeträge, die wiederum im aktuellen Schreiben des BMF eingesehen werden können.
4. Reisenebenkosten
Während einer Geschäftsreise können neben den bereits erwähnten Ausgaben weitere Kosten anfallen, die sogenannten Reisenebenkosten. Private Ausgaben wie ein Kinobesuch oder die Nutzung der Minibar sind nicht erstattungsfähig.
Zu den erstattungsfähigen Nebenkosten einer Geschäftsreise gehören u.A.:
- Park- und Mautgebühren
- Zusätzliche Fahrtkosten wie Taxikosten oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
- Telefon- und Portokosten
- Kosten für Reisegepäck
- Kosten für WLAN
- Tickets für dienstliche Veranstaltungen
Damit die Kosten erstattet werden können, müssen die Mitarbeitenden die Nebenkosten durch entsprechende Belege nachweisen.
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Manuelle Spesenabrechnung – so sollte eine Vorlage aussehen
Wie bereits erwähnt, erfassen viele Unternehmen ihre Spesen immer noch manuell. Wenn dies der Fall ist, können entsprechende Vorlagen die Arbeit erleichtern. Eine Vorlage für eine manuelle Spesenabrechnung sollte in der Regel die folgenden Informationen enthalten:
- Allgemeine Angaben: Name des/der Mitarbeiter:in und des Unternehmens, der Abteilung und Abrechnungszeitraum
- Reisedetails: Einzelheiten zur Reise, wie Reiseziel, Reisedaten, Zweck der Reise, besuchte Geschäftspartner:innen
- Ausgaben für Mahlzeiten
- Ausgaben für Übernachtungen
- Sonstige Ausgaben
- Unterschriften von Mitarbeitenden und Vorgesetzten zur Bestätigung der Richtigkeit aller Angaben
Es ist wichtig, dass die Vorlage klar formuliert und einfach zu verwenden ist, damit keine wichtigen Informationen vergessen werden.
Wie Unternehmen Spesenabrechnungen digitalisieren können
Moderne digitale Tools zur automatisierten Ausgaben- und Spesenverwaltung wie Spendesk helfen Unternehmen dabei, den Prozess der Spesenabrechnung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Insbesondere für Unternehmen, die viele Spesenabrechnungen pro Monat bearbeiten müssen, kann die manuelle Verwaltung monoton und mühsam sein und dazu führen, dass viel Zeit und Geld verloren geht. Je mehr Spesenabrechnungen manuell bearbeitet werden müssen, desto höher sind die damit verbundenen Kosten für das Unternehmen. Außerdem birgt der manuelle Prozess ein erhöhtes Risiko von Fehlern und sogar Spesenbetrug.
Mithilfe eines ROI-Rechners können Unternehmen leicht berechnen, welche Kosten durch den manuellen Prozess der Spesenabrechnung entstehen und wie viel sie durch die Implementierung digitaler Tools einsparen können.
Der Prozess der automatisierten Spesenabrechnung
Aber wie funktioniert das Ganze? Der Prozess der automatisierten Spesenabrechnung ist denkbar unkompliziert. Er umfasst die Antragstellung, Genehmigung, Kontrolle und Rückerstattung.
1. Antragstellung
Wenn Mitarbeitende für Unternehmensausgaben mit eigenem Geld bezahlen müssen, können sie die Erstattung ganz einfach beantragen. Dazu müssen sie lediglich den entsprechenden Beleg abfotografieren und in die Ausgabenmanagement-Plattform hochladen, entweder über eine Mobil- oder eine Desktop-Anwendung. Alle relevanten Informationen werden dank OCR-Technologie automatisch erfasst.
2. Genehmigung
Vorgesetzte erhalten zunächst eine Benachrichtigung über das Ausgabenmanagement-System, die per E-Mail oder Slack erfolgen kann. Jetzt können Sie den Spesenantrag überprüfen und mit nur einem Klick bestätigen (oder ablehnen). Die jeweiligen Budgets werden in Echtzeit aktualisiert.
3. Kontrolle
Die Finanzabteilung behält die Kontrolle, da sie alle relevanten Informationen in Echtzeit einsehen kann. Die getätigten Ausgaben können sofort für die Buchhaltung und das Reporting überprüft und weiterverarbeitet werden.
4. Rückerstattung
Anschließend kann das Finanzteam die Erstattung der Mitarbeiterausgaben veranlassen. Die Beschäftigten haben ihr Geld innerhalb weniger Tage wieder auf dem Konto, statt lange warten zu müssen.
Digitale Spesenabrechnung – alle Vorteile auf einen Blick
Finden Sie hier die größten Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz digitaler Ausgabenmanagement-Tools erzielen können:
Alles an einem Ort. Durch die Nutzung von digitalen Tools können alle Spesenbelege an einem zentralen Ort gespeichert und organisiert werden. Dies erleichtert die Suche nach Belegen und macht den gesamten Spesenprozess transparenter.
Kaum Fehler. Elektronische Rechnungen minimieren Fehler, die durch manuelle Eingaben oder falsch ausgefüllte Formulare entstehen können. Das System prüft die Eingaben automatisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Automatisierte Prozesse. Durch die Automatisierung des Spesenprozesses werden Spesenanträge und -genehmigungen automatisch an die entsprechenden Personen weitergeleitet. Dadurch werden zeitaufwändige manuelle Prozesse reduziert und die Freigabezeit verkürzt. Zudem können die korrekten Verpflegungspauschalen im In- und Ausland automatisch berechnet werden.
Zeitersparnis. Durch die Digitalisierung des Spesenprozesses können Mitarbeitende ihre Spesenabrechnungen schneller einreichen, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Dies gibt den Mitarbeiter:innen mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Fazit: Digitale Spesenabrechnungen sind die Zukunft
Wie viele veraltete Prozesse sind auch manuelle Spesenabrechnungen in der heutigen digitalen Welt überholt. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen mehr Genauigkeit, Transparenz und Zeitersparnis erreichen. Gleichzeitig können Beschäftigte von der Automatisierung der manuellen Prozesse profitieren und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Alles in allem ist die Investition in digitale Spesenabrechnungen also ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz. Und das ist gerade in Zeiten wie diesen besonders wichtig.
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FAQ: Digitalisierung der Spesenabrechnung
1. Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung erfasst Ausgaben, die Mitarbeitende bei Dienstreisen oder bei der Arbeit außerhalb des Unternehmens anfallen. Dazu gehören Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die vom Unternehmen erstattet werden.
2. Was kann in einer Spesenabrechnung abgerechnet werden?
Zu den abrechenbaren Kosten gehören:
- Reisekosten (z. B. Fahrtkosten mit dem eigenen Auto, Taxifahrten, Flugtickets)
- Verpflegungsmehraufwand (z. B. Mahlzeiten während der Reise)
- Übernachtungskosten (z. B. Hotelaufenthalte)
- Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Telefon- oder Portokosten)
3. Wie funktioniert die digitale Spesenabrechnung?
Die digitale Spesenabrechnung erfolgt in mehreren Schritten:
- Antragstellung: Mitarbeitende laden Belege in eine Spesenmanagement-Plattform hoch.
- Genehmigung: Vorgesetzte prüfen und genehmigen die Anträge.
- Kontrolle: Die Finanzabteilung überwacht alle Ausgaben in Echtzeit.
- Rückerstattung: Die Erstattung erfolgt schnell und direkt.
4. Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Spesenabrechnung?
- Zentrale Speicherung aller Belege an einem Ort
- Fehlerreduktion durch automatisierte Prüfungen
- Automatisierte Prozesse für schnellere Genehmigung und Abrechnung
- Zeitersparnis für Mitarbeitende und die Finanzabteilung
5. Welche Tools können Unternehmen zur digitalen Spesenabrechnung verwenden?
Moderne Tools wie Spendesk bieten eine automatisierte Lösung zur Spesenabrechnung, die das Hochladen von Belegen, die Genehmigung und die Rückerstattung erleichtert.
6. Wie funktioniert die Automatisierung der Spesenabrechnung?
Das System erfasst automatisch die relevanten Informationen von Belegen, prüft die Richtigkeit und genehmigt Spesenanträge schnell. Außerdem berechnet es automatisch Pauschalen und stellt sicher, dass alle Ausgaben korrekt und effizient bearbeitet werden.
7. Ist die digitale Spesenabrechnung sicher?
Ja, digitale Spesenabrechnungs-Systeme bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Datenschutz, um die Integrität und Vertraulichkeit von Finanzdaten zu gewährleisten.
8. Was kostet die Implementierung digitaler Spesenabrechnungen?
Die Kosten hängen von der Softwarelösung ab. In vielen Fällen kann die Implementierung durch Einsparungen in der Bearbeitungszeit und Fehlerreduktion die initialen Kosten schnell wieder wettmachen.
9. Wie lange dauert es, die Spesenabrechnung auf digital umzustellen?
Die Umstellung auf digitale Spesenabrechnungen ist je nach Unternehmensgröße und eingesetztem Tool in der Regel innerhalb weniger Wochen möglich.
10. Warum sollte mein Unternehmen auf digitale Spesenabrechnung umsteigen?
Die Digitalisierung spart Zeit, minimiert Fehler, erhöht die Transparenz und ermöglicht eine schnellere Erstattung. So können sich Mitarbeitende auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während Unternehmen ihre Prozesse optimieren.
