Spesenabrechnung digitalisieren: So verwalten Sie Spesen heute

Für viele Unternehmen, egal ob Start-up oder Großkonzern, gehören Spesenabrechnungen zum Tagesgeschäft. Dabei wird häufig noch auf den traditionellen, manuellen Ansatz gesetzt – doch das kostet viel Zeit und Geld. Glücklicherweise gibt es heute dank digitaler Tools bessere und effizientere Möglichkeiten, Spesen zu verwalten.

In diesem Artikel werden wir erklären, was eine Spesenabrechnung eigentlich ist, wie Unternehmen erfolgreich auf digitale Spesenabrechnungen umsteigen können und welche Vorteile die Digitalisierung bietet.

Unter Spesenabrechnung versteht man die Abrechnung von Ausgaben, die bei Beschäftigten im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Reisen oder bei der Arbeit außer Haus entstehen. In der Regel erstatten Unternehmen ihren Mitarbeitenden diese Kosten, sofern sie bestimmte Regeln und Vorschriften einhalten. Darunter fallen vor allem die folgenden Ausgaben:

• Reisekosten (eigenes Auto, Zug, Flugzeug, Bus, Taxi usw.)
• Verpflegungsmehraufwand (Speisen und Getränke)
• Übernachtungskosten (z.B. Hotel, Pension, Ferienwohnung.)
• Reisenebenkosten (Parkgebühren, Porto, usw.)

Spesen werden entweder auf Basis von tatsächlichen Kosten oder gemäß Pauschalsätzen erstattet. Im Folgenden finden Sie die üblichen Kosten und Pauschalen, die Arbeitnehmenden bei Auswärtstätigkeiten entstehen und die im Rahmen der Spesenabrechnung geltend gemacht werden können.

Entstehen Arbeitnehmenden auf Dienstreisen Kosten für die Verpflegung, werden diese als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet und über Pauschalen abgerechnet. Die entsprechenden Spesensätze werden jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) aktualisiert und gelten sowohl für Arbeitgeber als auch für Beschäftigte. Für deutschlandweite Geschäftsreisen wird zwischen der kleinen und großen Spesenpauschale unterschieden.

Die kleine Pauschale gilt für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie für den Anreise- und Abreisetag bei längeren Reisen. Sie beträgt 14 Euro pro Tag. 

Die große Pauschale gilt für längere Geschäftsreisen und beträgt 28 Euro pro Tag, sofern der:die Beschäftigte länger als 24 Stunden unterwegs ist. 

Es ist wichtig, zu wissen, dass diese Pauschalen nur für einen begrenzten Zeitraum gezahlt werden und verfallen, sobald sich der oder die Arbeitnehmer:in aus beruflichen Gründen länger als drei Monate an einem anderen Ort aufhält. 

Für Dienstreisen ins Ausland regelt das neueste Schreiben des BMF die Spesensätze für jedes Land, wobei es teilweise erhebliche Unterschiede gibt, die zu beachten sind.

Grundsätzlich können Fahrtkosten in voller Höhe geltend gemacht werden, solange sie durch die Nutzung folgender Verkehrsmittel entstanden sind:

• Privatwagen (einschließlich Benzinkosten)
• Taxifahrten
• Flugtickets
• Mietwagen 
• Öffentliche Verkehrsmittel

Wird ein Firmenwagen genutzt, so fallen keine Spesen an, die abgerechnet werden können. Gleiches gilt für normale Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Werden Privatfahrzeuge für Dienstreisen genutzt, haben die Arbeitnehmenden grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die entstandenen Fahrtkosten abzurechnen: 1. Über die Kilometerpauschale und 2. über den individuellen Kilometersatz. 

Die Kilometerpauschale berechnet sich wie folgt: 

• Eigener PKW = 30 Cent pro Kilometer
• Eigenes Motorrad/Moped = 20 Cent pro Kilometer

Wenn Arbeitnehmende teure oder leistungsstarke Fahrzeuge für Geschäftsreisen nutzen, kann die Berechnung eines individuellen Kilometersatzes von Vorteil sein, da die erstattungsfähigen Fahrtkosten in der Regel höher ausfallen als bei der Kilometerpauschale. Hierbei werden alle Kosten (z.B. für Versicherungen und Reparaturen), die im Laufe eines Jahres für das Fahrzeug anfallen, mit den gefahrenen Kilometern verrechnet. Dabei ist ein genauer Nachweis der gefahrenen Kilometer erforderlich, zum Beispiel durch ein Fahrtenbuch.

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Die Abrechnung von Übernachtungskosten erfolgt ähnlich wie beim Verpflegungsmehraufwand, je nachdem, ob sich die Beschäftigten während der beruflichen Reise im In- oder im Ausland aufhalten. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Übernachtung in einem Hotel, einer Ferienwohnung oder in einer anderen Art von Unterkunft gebucht wird.

Im Inland werden die tatsächlich entstandenen Kosten in vollem Umfang erstattet. Sollte jedoch ein Beleg fehlen, beispielsweise weil die Übernachtung bei Freunden stattgefunden hat, gilt eine Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht (steuerfrei).

Im Ausland gelten je nach Land und Region unterschiedliche Pauschbeträge, die wiederum im aktuellen Schreiben des BMF eingesehen werden können.

Während einer Geschäftsreise können neben den bereits erwähnten Ausgaben weitere Kosten anfallen, die sogenannten Reisenebenkosten. Private Ausgaben wie ein Kinobesuch oder die Nutzung der Minibar sind nicht erstattungsfähig.

Zu den erstattungsfähigen Nebenkosten einer Geschäftsreise gehören u.A.:

• Park- und Mautgebühren
• Zusätzliche Fahrtkosten wie Taxikosten oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Telefon- und Portokosten
• Kosten für Reisegepäck 
• Kosten für WLAN
• Tickets für dienstliche Veranstaltungen

Damit die Kosten erstattet werden können, müssen die Mitarbeitenden die Nebenkosten durch entsprechende Belege nachweisen.

Wie bereits erwähnt, erfassen viele Unternehmen ihre Spesen immer noch manuell. Wenn dies der Fall ist, können entsprechende Vorlagen die Arbeit erleichtern. Eine Vorlage für eine manuelle Spesenabrechnung sollte in der Regel die folgenden Informationen enthalten:

1. Allgemeine Angaben: Name des/der Mitarbeiter:in und des Unternehmens, der Abteilung und Abrechnungszeitraum
2. Reisedetails: Einzelheiten zur Reise, wie Reiseziel, Reisedaten, Zweck der Reise, besuchte Geschäftspartner:innen
3. Ausgaben für Mahlzeiten
4. Ausgaben für Übernachtungen
5. Sonstige Ausgaben
6. Unterschriften von Mitarbeitenden und Vorgesetzten zur Bestätigung der Richtigkeit aller Angaben

Es ist wichtig, dass die Vorlage klar formuliert und einfach zu verwenden ist, damit keine wichtigen Informationen vergessen werden.

Moderne digitale Tools zur automatisierten Ausgaben- und Spesenverwaltung wie Spendesk helfen Unternehmen dabei, den Prozess der Spesenabrechnung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Insbesondere für Unternehmen, die viele Spesenabrechnungen pro Monat bearbeiten müssen, kann die manuelle Verwaltung monoton und mühsam sein und dazu führen, dass viel Zeit und Geld verloren geht. Je mehr Spesenabrechnungen manuell bearbeitet werden müssen, desto höher sind die damit verbundenen Kosten für das Unternehmen. Außerdem birgt der manuelle Prozess ein erhöhtes Risiko von Fehlern und sogar Spesenbetrug.

Mithilfe eines ROI-Rechners können Unternehmen leicht berechnen, welche Kosten durch den manuellen Prozess der Spesenabrechnung entstehen und wie viel sie durch die Implementierung digitaler Tools einsparen können.

Aber wie funktioniert das Ganze? Der Prozess der automatisierten Spesenabrechnung ist denkbar unkompliziert. Er umfasst die Antragstellung, Genehmigung, Kontrolle und Rückerstattung.

Wenn Mitarbeitende für Unternehmensausgaben mit eigenem Geld bezahlen müssen, können sie die Erstattung ganz einfach beantragen. Dazu müssen sie lediglich den entsprechenden Beleg abfotografieren und in die Ausgabenmanagement-Plattform hochladen, entweder über eine Mobil- oder eine Desktop-Anwendung. Alle relevanten Informationen werden dank OCR-Technologie automatisch erfasst.

Vorgesetzte erhalten zunächst eine Benachrichtigung über das Ausgabenmanagement-System, die per E-Mail oder Slack erfolgen kann. Jetzt können Sie den Spesenantrag überprüfen und mit nur einem Klick bestätigen (oder ablehnen). Die jeweiligen Budgets werden in Echtzeit aktualisiert.

Die Finanzabteilung behält die Kontrolle, da sie alle relevanten Informationen in Echtzeit einsehen kann. Die getätigten Ausgaben können sofort für die Buchhaltung und das Reporting überprüft und weiterverarbeitet werden. 

Anschließend kann das Finanzteam die Erstattung der Mitarbeiterausgaben veranlassen. Die Beschäftigten haben ihr Geld innerhalb weniger Tage wieder auf dem Konto, statt lange warten zu müssen. 

Finden Sie hier die größten Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz digitaler Ausgabenmanagement-Tools erzielen können:

Alles an einem Ort. Durch die Nutzung von digitalen Tools können alle Spesenbelege an einem zentralen Ort gespeichert und organisiert werden. Dies erleichtert die Suche nach Belegen und macht den gesamten Spesenprozess transparenter.

Kaum Fehler. Elektronische Rechnungen minimieren Fehler, die durch manuelle Eingaben oder falsch ausgefüllte Formulare entstehen können. Das System prüft die Eingaben automatisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Automatisierte Prozesse. Durch die Automatisierung des Spesenprozesses werden Spesenanträge und -genehmigungen automatisch an die entsprechenden Personen weitergeleitet. Dadurch werden zeitaufwändige manuelle Prozesse reduziert und die Freigabezeit verkürzt. Zudem können die korrekten Verpflegungspauschalen im In- und Ausland automatisch berechnet werden.

Zeitersparnis. Durch die Digitalisierung des Spesenprozesses können Mitarbeitende ihre Spesenabrechnungen schneller einreichen, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Dies gibt den Mitarbeiter:innen mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Wie viele veraltete Prozesse sind auch manuelle Spesenabrechnungen in der heutigen digitalen Welt überholt. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen mehr Genauigkeit, Transparenz und Zeitersparnis erreichen. Gleichzeitig können Beschäftigte von der Automatisierung der manuellen Prozesse profitieren und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Alles in allem ist die Investition in digitale Spesenabrechnungen also ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz. Und das ist gerade in Zeiten wie diesen besonders wichtig.

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