Warum die Unterschrift im .png-Format zwar praktisch, aber nicht rechtlich bindend ist

In der heutigen digitalisierten Welt standen Sie mit Sicherheit auch schon einmal vor dieser Situation: Sie wollen einen Vertrag im PDF-Format unterschreiben und müssen dafür eine digitale Unterschrift erstellen.
Egal ob es sich dabei um einen Arbeitsvertrag, einen Dienstleistervertrag als Auftraggeber:in oder Auftragnehmer:in, oder ein anderes vertragliches Dokument handelt - irgendwie müssen Sie jetzt Ihre Unterschrift in das Dokument bekommen.

In dieser Situation stellt sich die Frage: „Wie unterzeichne ich dieses Dokument jetzt und woher bekomme ich die digitale Signatur?“.
An diesem Punkt versuchen viele, ihre Unterschrift im .png-Format auf das PDF-Dokument zu setzen. Im Folgenden erfahren Sie, warum eine Unterschrift im Bildformat .png zwar praktisch erscheinen mag, diese digitale Signatur aber im Zweifel nicht juristisch bindend ist. Außerdem erfahren Sie, wie Sie stattdessen eine rechtsgültige elektronische Unterschrift erstellen und Dokumente rechtsbindend signieren.

Die Abkürzung PNG steht für Portable Network Graphics und ist ein qualitativ hochwertiges Grafikdateiformat. 

Das .png-Format ist ein beliebtes Grafikdateiformat, das heute vielleicht nur noch von JPG übertroffen wird. Es hat einige Vorteile gegenüber JPG und ist einfach zu handhaben, da es umfassend unterstützt wird.

Es eignet sich für alle Computer, egal ob Mac oder PC. Auf den ersten Blick scheint die Erstellung einer .png-Datei eine sehr praktische Lösung für die Online-Unterschrift zu sein. Sie kann sowohl durch Scannen der Unterschrift auf einem Papierdokument als auch durch Zeichnen der Unterschrift mit einer Maus, einem Touchpad oder einem Tablet (mit oder ohne Grafik) oder in einem Online-Tool erstellt werden.

Daher ist das .png-Format scheinbar für jeden geeignet, der das Bild seiner eigenen Unterschrift erhalten möchte. Dafür gibt es drei Gründe:

• Keine Verluste:
  Im Gegensatz zu vielen anderen Dateiformaten, wie z.B. JPG, verfügt .png über einen verlustfreien Komprimierungsalgorithmus, der eine hohe Bildqualität gewährleistet. So können im .png-Format Bilder ohne jeglichen Informationsverlust gespeichert werden.
• Transparenz:
  Das Format ermöglicht die Erstellung eines transparenten Hintergrunds. So können visuell “schöne” Signaturen entstehen.
• Kompatibilität:
  Sie können .png-Dateien in fast jedem Bildbearbeitungsprogramm, Image Viewer und Webbrowser anzeigen. Die Liste der Programme, die .png-Dateien anzeigen können, ist lang, und die folgenden sind nur einige Beispiele: Microsoft Paint (im Lieferumfang von Windows enthalten), Adobe Photoshop, IrfanView, FastStone Image Viewer und XnView.

Das Einfügen einer Unterschrift im .png-Format in eine PDF-Datei ist möglich.
Dafür gibt es spezielle Programme, die Ihnen dabei helfen. Acrobat Reader - das am weitesten verbreitete Programm - bietet eine spezielle Funktion für die Signatur von PDF-Dokumenten.

Unter dem Menü „Ausfüllen und Unterschreiben“ ist die Funktion „selbst signieren“ zu finden. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Namen über die Tastatur einzugeben oder diese selbst per Mauspad zu zeichnen und so eine Unterschrift als Bild zu erstellen.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel: Signaturbild und elektronische Signatur: Welche Rechtswirkung besitzen sie?

Die Versuchung ist groß, die eigene Unterschrift einfach zu digitalisieren und die Signatur als .png in das PDF einzufügen. Diese Methode ist simpel und sieht dazu noch ansprechend aus. Jedoch sind diese Signaturen nicht mehr und nicht weniger als ein Bild oder ein Foto. 🚨

Ihre Authentizität, Integrität und Rechtsgültigkeit gemäß der eIDAS-Verordnung kann nicht verifiziert werden, da sie nicht mit einem kryptografischen Werkzeug erstellt wurden.

Im Gegensatz zu einer elektronischen Signatur wird bei einer bloßen Unterschrift im .png Format kein Zertifikat oder Dokument als Nachweis ausgestellt. 

Die Vertraulichkeit Ihres Vertrags ist in keiner Weise gewährleistet. Die direkte Folge für die Nutzer von .png-Signaturen ist, dass Verträge, die mit einer png-Signatur unterzeichnet wurden, rechtlich unwirksam und einfach anfechtbar sind. Dies gilt auch für einen Vertrag, der mit einer gescannten Signatur unterzeichnet wurde.

Grundsätzlich hat die digitale Unterschrift den gleichen Beweiswert wie die handschriftliche Unterschrift (Stichwort Schriftformerfordernis).
Die elektronische Unterschrift muss dabei einer verifizierten Person zugeordnet werden können. Unterschreibende müssen die Bestimmungen des Vertrages und die Folgen der elektronischen Signatur verstehen und ihnen zustimmen.

Personen, die gescannte Signaturen oder eine Signatur im .png-Format nutzen, können ihre Identität zum Zeitpunkt der Unterzeichnung nicht beweisen. Deshalb ist der rechtliche Wert einer PNG-Signatur völlig nichtig.

Sowohl im europäischen Ausland als auch in Deutschland (u.a. durch das LAG Berlin-Brandenburg) wurden bereits Urteile über die Verwendung einer gescannten Unterschrift gefällt, die alle die Rechtsgültigkeit ablehnen. Die eingescannte Unterschrift des Arbeitgebers auf einem Arbeitsvertrag reicht nicht aus, um das Arbeitsverhältnis wirksam zu befristen, auch wenn es nur wenige Tage dauern soll, entschied beispielsweise das LAG Berlin-Brandenburg in seinem Urteil vom 16. März 2022. Der bloße Scan einer Unterschrift genügte den Anforderungen nicht.

Das heißt, dass alle Dokumente, die mit einer Signatur im .png-Format unterzeichnet wurden, keinen rechtlichen Anspruch haben. Dasselbe gilt auch für Unterschriften in anderen Bildformaten (.jpg zum Beispiel), bei denen die Identität des Unterzeichnenden nicht überprüft werden kann.

Eine elektronische Signatur ist die einzige Form der digitalen Unterschrift, mit der Sie auf ein PDF-Dokument eine rechtsgültige Unterschrift einfügen können. 

Im Gegensatz zu einer einfachen Unterschrift im .png-Format enthält eine elektronische Signatur, die mit einer spezialisierten Software wie Yousign erstellt wurde, ein kryptografisches Protokoll. Es wird automatisch während der Erstellung der Signatur generiert, um deren Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.

💡 Der Acrobat Reader kann sich in diesem Zusammenhang als nützlich erweisen. Er kann nämlich verwendet werden, um die Rechtsgültigkeit von Signaturen zu überprüfen.
Beim Öffnen der Datei in Acrobat Reader ist ein grünes Häkchen sichtbar, sobald alle Unterschriften mit einem rechtsgültigen elektronischen Signaturwerkzeug hinzugefügt wurden.

Lesen Sie dazu auch unseren Artikel: Wie kann man mit Adobe Acrobat Reader eine elektronische Signatur überprüfen?

Wenn Sie die Rechtsgültigkeit einer Unterschrift in einem PDF-Dokument garantieren wollen, müssen Sie nicht auf die Ästhetik einer .png-Unterschrift verzichten. Die beste Alternative zu .png Signaturen oder gescannten Signaturen ist die Einfache, die  Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur.

In unserem Artikel „Einfache, Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur“ erfahren Sie mehr über die Unterschiede im Einzelnen.

Die Vorteile einer professionellen Lösung für eine digitale Unterschrift liegen dabei auf der Hand:

• kein Drucker oder Scanner erforderlich, da das Verfahren durchgehend elektronisch ist,
• eIDAS-konform und nachweisbar,
• integrierbar in bestehende Systeme,
• vollständige Abwicklung per E-Mail,
• Vermeidung von Postsendungen und keine Rückläufer

Die digitale Unterschrift von Yousign garantiert die Rechtsgültigkeit der Unterschrift und die Erstellung eines kryptografischen Schlüssels. Diese Form der elektronischen Signatur bietet die Sicherheit, dass nach jeder Unterschrift Dokumente als Beweise erstellt werden, die die ordnungsgemäße Durchführung des Signaturprozesses bestätigen und zertifizieren. Die ausgestellten Zertifikate und Dokumente sind sicher und vor Gericht belastbar.

Bei Yousign archivieren wir als Service für unsere Nutzer:innen alle Beweisunterlagen 10 Jahre lang bei unserem Partner CDC Arkhineo, einem auf europäischer Ebene zertifizierten Drittarchiv. Im Falle einer Anfechtung einer elektronischen Signatur werden diese Beweismittel geprüft und sind ein wichtiger Garant für die ordnungsgemäße Durchführung der Maßnahmen.