Wenn Sie schon einmal Dokumente digital unterschrieben haben, so haben Sie sich sicherlich gefragt: Wieso werden mir verschiedene Möglichkeiten der Unterschrift angezeigt, nämlich ein vorgegebener Text mit meinem Namen, ein Feld um meine Signatur händisch zu malen bzw. erstellen oder die Möglichkeit mein eingescanntes Signatur-Bild digital hochzuladen?
Da wir diese Frage auf unserer Website und per Mail sehr oft gestellt bekommen 😉, liefern wir Ihnen hier die Antwort.
1. Elektronische Signatur: Rechtswirkung
Für alle elektronische Signaturen gilt in Europa die eIDAS-Verordnung, die die Regeln für ihre Verwendung festlegt.
Die elektronische Unterschrift (eng. e-Signature) muss eine Reihe von Kriterien erfüllen. Die wichtigsten sind:
1️⃣ die Identifizierung des:der Unterzeichnenden,
2️⃣ der Nachweis für die Zustimmung des:der Unterzeichnenden,
3️⃣ die Garantie für die Integrität des Dokuments, das heißt, dass dessen Inhalt über die Zeit unbearbeitet und vollständig bleibt.
⚠️ Eines muss klar sein: Es genügt nicht, ein Bild einer Signatur zu erstellen und in ein digitales Dokument einzufügen, damit es rechtsgültig wird.
Nur das digitale Zertifikat, das direkt mit dem Verfahren der elektronischen Signatur verbunden ist, belegt die Rechtswirkung, und nicht das rein visuelle Signatur-"Bild", das auf dem digitalen Dokument eingefügt wird.
☝️ Gut zu wissen: Die elektronische Signatur verwendet ein immaterielles und unsichtbares kryptografisches Verfahren, das das elektronische Zertifikat mit den unterzeichneten Daten verbindet und diese in das unveränderbare PDF-Format integriert.
Das visuelle Signatur-"Bild"
Das sichtbare Signaturbild kann wahlweise auf verschiedenen Wegen erstellt werden:
- Per Name in vorgeschlagener Schreibschrift seitens der Software,
- Per Freihandzeichnung der Signatur in einem extra dafür vorgesehenen Feld
- oder per Hochladen eines eingescannten Signaturbildes (Upload)
Dieses offensichtliche, visuelle digitale Signaturbild als solches, egal in welcher Form Sie es auf Ihr digitales Dokument einfügen, hat im Wesentlichen eine psychologische und kosmetische Wirkung: Es dient lediglich zur materiellen Darstellung der Zustimmung des:der Unterzeichnenden.
Im Umkehrschluss heißt das, egal welche der drei möglichen Signaturtypen Sie zur digitalen Signatur mittels einer zertifizierten Software verwenden, die Rechtswirkung von allen ist dieselbe und unterscheidet sich nicht.
Hinweis: Daraus folgt, dass die auf Papier ausgedruckte Fassung des auf elektronischem Wege signierten digitalen Dokuments nicht als rechtsverbindlich betrachtet wird.
Das Argument, dass der vorgegebene Text bspw. optisch gar nicht der Unterschrift entspricht, die man manuell leisten würde, ist nicht valide.
Der Rechtswert einer e-Signatur stammt immer aus den aufgezeichneten Daten während des Signaturprozesses, die in einer sogenannten Prüfdatei festgehalten werden (engl. Audit Trail). Das Aussehen der visuellen Signatur spielt dagegen keine Rolle.
Im Streitfall ist es deshalb die Prüfdatei, die es erlaubt, das elektronische Signaturverfahren technisch nachzuvollziehen. Wie? Durch die Bereitstellung der Informationen, die für den ordnungsgemäßen Ablauf dieses Verfahrens verwendet wurden, insbesondere das verwendete Zertifikat.
Auch für die Verwendung der elektronischen Initialen (=Paraphierung) mit unserer Yousign-Lösung gilt derselbe Grundsatz: keine tatsächliche Rechtswirkung, nur eine Rückversicherung für die Unterzeichnenden.
2. Der Fall eines eingescannten Bilds einer handschriftlichen Unterschrift
Hierbei handelt es sich um die digitale Abbildung einer handschriftlichen Signatur.
Die gescannte Unterschrift wird durch ein Digitalisierungs-Verfahren (oder Scan) eines zuvor handschriftlich unterzeichneten Papierdokuments, das in eines der digitalen Formate (.doc, .pdf usw.) umgewandelt wurde, erhalten.
⚠️ ACHTUNG: Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift ist aus mehreren Gründen nicht rechtsgültig:
- Der:die Unterzeichnende kann nicht eindeutig identifiziert werden.
- Die Einwilligung in die Pflichten, die sich aus dem Dokument ergeben, kann nicht nachgewiesen werden.
Sie erfüllt nicht die Anforderungen der eIDAS-Verordnung, weil sie nicht fälschungssicher ist.
Zum Beispiel kann die Signatur mit einer Bildbearbeitungssoftware (DTP / Desktop-Publishing) ganz einfach geändert oder identisch nachgeahmt werden!
Zudem ist ein handschriftlich unterzeichnetes und danach eingescanntes Dokument kein Original und muss als eine Kopie betrachtet werden.
Hinweis: Auch wenn ein Schritt zur Authentifizierung der Identität der Unterzeichnenden hinzugefügt wird (z.B. durch einen SMS-Code), bleibt die eingescannte Unterschrift anfechtbar, da sie die Integrität des unterzeichneten Dokuments nicht gewährleisten kann.
Bei einem Gerichtsverfahren besitzt sie eine geringere Rechtskraft als die elektronische Signatur, sodass Sie in rechtlicher Hinsicht weniger gut geschützt sind.
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Fanden Sie diesen Artikel nützlich, um die eSignatur besser zu verstehen? Wir freuen über Ihr Feedback! 😀
Und vergessen Sie nicht: Das Signaturbild, das bei einem elektronischen Signaturverfahren auf einem digitalen Dokument sichtbar ist, hat keine Rechtswirkung. Nur das immaterielle und unsichtbare Zertifikat bewirkt die Rechtskraft!
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