Alles was Sie über den Lieferschein wissen sollten

Wir bestellen online, wählen eine digitale Zahlweise aus und bekommen unsere Ware nach Hause geschickt – und dann liegt da immer dieser altmodische Zettel bei, der dokumentiert, was die Lieferung beinhaltet. 

Der gute alte Lieferschein ist auch noch heute ein wichtiges Dokument im Handel von Waren und in der Logistik. Wenn wir uns darüber im Klaren sind, wie groß diese Branchen sind, wird ansatzweise deutlich, wie viele Lieferscheine pro Tag wohl erstellt werden. 

Wir beschäftigen uns im Folgenden mit den Grundlagen des Lieferscheins, wie den Pflichtangaben, der Aufbewahrungspflicht und den wichtigsten Fragen rund um das Dokument. 

Digitale Prozesse halten mehr und mehr Einzug in Unternehmen und werden zum Alltag. Elektronische Rechnungsprogramme werden in vielen Unternehmen bereits genutzt und da der Lieferschein direkt mit dem Bestellprozess zusammenhängt, werfen wir auch einen Blick auf die Digitalisierung des Lieferscheins.

Ein Lieferschein ist ein Dokument, auf dem alle Waren aufgeführt sind, die eine Sendung enthält. Er wird häufig auch Warenbegleitschein oder Warenbegleitbrief genannt und enthält diverse Daten zu den Produkten, die versendet werden.

Der Lieferschein wird von einem Lieferanten oder Verkäufer an einen Kunden gesandt und ist ein wichtiges Dokument im Handel und in der Logistik.

Lieferscheine erfüllen unterschiedliche positive Zwecke, sowohl für das liefernde Unternehmen als auch für den Kunden. 

Vorteile für den Verkäufer:

• Absicherung und Beweis der Zustellung: Der Lieferschein dient als Nachweis für den Versand von Waren. Durch die Dokumentation der gelieferten Produkte und den Zustand sichern Sie sich als Unternehmen ab und beweisen die Zustellung.
• Verwaltung des Bestands: Für die Überwachung des Warenbestandes bringt der Lieferschein Unternehmen einen großen Vorteil. Durch genaue Dokumentation der Daten behalten Sie den Überblick.
• Rechnungsstellung: Lieferscheine ermöglichen häufig einen einfacheren Abrechnungsprozess. Bei korrekter Erstellung kann die Buchhaltung die Posten direkt übernehmen.

Vorteile für den Kunden:

• Kontrolle: Der Abgleich des Lieferscheins mit den tatsächlich gelieferten Waren gibt dem Kunden Kontrolle und Sicherheit.
• Transparenz über Versand: Als Kunde wissen Sie genau, wann und wie die Lieferung erfolgt ist.
• Abrechnung: Bei Erhalt der Rechnung kann diese mit dem Lieferschein abgeglichen werden, um Fehler in der Rechnungsstellung zu entdecken.
• Einfachere Reklamation: Die klare Dokumentation auf dem Lieferschein sorgt dafür, dass Reklamationen effizienter und schneller durchgeführt werden können.

Obwohl Unternehmen nicht zur Ausstellung eines Lieferscheins verpflichtet sind, gibt es einige Angaben, die üblicherweise enthalten sein sollten. Sie können es sich ähnlich vorstellen wie bei den Pflichtangaben einer (E-)Rechnung.

Zu den Angaben auf dem Warenbegleitschein gehören:

• Lieferschein- bzw. Auftragsnummer
• Namen und Anschrift des Absenders, ggf. Firmenlogo
• Name und Lieferadresse des Empfängers
• Versand- und Lieferdatum
• Menge, Art und Bezeichnung der gelieferten Ware
• ggf. Hinweis auf Teillieferungen 
• ggf. die Unterschrift des Kunden, der damit die Lieferung bestätigt

In der Theorie ist der Inhalt eines Lieferscheins nun klar, allerdings fällt es häufig schwer, diese auch selbst zu erstellen. Deshalb haben wir Ihnen ein Muster erstellt, das Sie für die Erstellung des Lieferscheins für Ihr Unternehmen nutzen können.

Bitte beachten Sie, dass wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit dieses Musters erheben und die Angaben je nach Unternehmen und Branche variieren können.

Bei der Frage nach der Aufbewahrungspflicht gibt es verschiedene Einzelfälle. 

Als Endkunde, der beispielsweise privat bei einem Modeunternehmen Kleidung bestellt, können Sie den Lieferschein getrost entsorgen. Hier gibt es keine rechtliche Aufbewahrungspflicht und demnach auch keine Aufbewahrungsfristen.

Anders ist es jedoch, wenn der Lieferschein einen Schriftwechsel um ein Geschäft dokumentiert. Dadurch wird er zum Handelsbrief und es besteht dann eine Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfristen für 6 Jahre. Der Warenbegleitschein hat dann als Handelsbrief eine Belegfunktion. Ebenso kann er als Frachtbrief oder Packliste ausgeschrieben sein, auch dann muss er aufbewahrt werden.

Es gibt außerdem den Fall, dass der Lieferschein Teil des Abrechnungsprozesses ist, beispielsweise wenn er einen Kontierungsvermerk erhalten hat. Es können außerdem Bemerke zu Skonti oder ähnlichem notiert werden, was ihn steuerrechtlich relevant werden lässt. In diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. 

Ist dies nicht der Fall, gilt auch im Handel: Eingangsrechnungen aufbewahren, Lieferscheine entsorgen. 

Die Unterschrift des Lieferscheins ist auch rechtlich nicht vorgeschrieben. Trotzdem kann der Lieferschein ein Feld für die Unterschrift des Empfängers enthalten. Damit kann der Erhalt der Ware durch einen Mitarbeiter bestätigt werden, was in einem eventuellen Streitfall vor Gericht als Lieferbeweis anerkannt werden kann. 

Mit der Unterschrift geht außerdem das Wareneigentum an den Käufer über und dieser verpflichtet sich, die Ware auch zu bezahlen. Diese Unterschrift kann ganz einfach digital gesetzt werden. Die Unterzeichnung kann problemlos in digitaler Form erfolgen. Die Digitalisierung von Unterschriften in Ihrem Unternehmen führt zu einer Steigerung der Effizienz, beschleunigten Abläufen und Ressourceneinsparungen. Dienstleister wie Yousign gewährleisten rechtliche Sicherheit bei diesem Prozess.  

Ebenso wie in den meisten Unternehmensbereichen ist die Digitalisierung auch bei der Lieferkette auf dem Vormarsch. Der digitale Lieferschein bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem:

• Umweltfreundlichkeit durch Vermeidung von Papierkram
• Kostenersparnis durch Wegfall von Druckkosten, Versandkosten und Lagerungskosten
• Zeitersparnis durch effizientere Bearbeitung
• Einfache Aufbewahrung 
• Sichere Dokumentenübertragung und Schutz vor unbefugtem Zugriff
• Nahtlose Integration in die digitale Buchhaltung oder Lagerverwaltung
• Echtzeit-Verfolgung der Ware

Die digitale Unterschrift auf dem Lieferschein lässt sich ganz einfach mit Yousign erledigen. Ebenso kann der elektronische Stempel verwendet werden, um eine größere Menge an Lieferscheinen zu quittieren. 

In diesem Blogartikel haben wir Ihnen alles Rund um den Lieferschein erklärt. Der Lieferschein, auch bekannt als Warenbegleitschein, bleibt auch heute ein essenzielles Dokument im Handel und in der Logistik. 

Wir haben die Bedeutung dieses Dokuments, die erforderlichen Angaben und die Aufbewahrungspflicht beleuchtet, sowohl für Verkäufer als auch für Kunden. Besonders bemerkenswert ist der zunehmende Einfluss der Digitalisierung, der nun auch die Lieferkette erreicht und durch digitale Lieferscheine viele Vorteile wie Umweltfreundlichkeit, Kostenersparnis und effizientere Prozesse bietet. 

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