Für viele Unternehmen ist die Arbeit mit digitalen Tools im Recruiting-Prozess, wie z.B. Online-Assessmentcenter, Video-Interviews oder Talentpools bereits gang und gäbe, trotzdem schrecken viele nach wie vor davor zurück, sich an den größten Zeit- und Ressourcenfresser heranzuwagen – die Unterschriften- und Dokumentenverwaltung.
Sicherheit geht vor Verbundenheit
Es ist weder besonders ökologisch noch ökonomisch, Dokumente in Papierform hin und her zu senden und zu unterschreiben. Viele Unternehmen fühlen sich der guten alten Kugelschreibertinte einfach immer noch zu sehr verbunden. Aber leider ist sie keineswegs die sicherste Variante. Ein Arbeitsvertrag in Papierform kann nach Unterzeichnung mit dem Kugelschreiber immer noch nach Belieben verändert werden. Von der Digitalisierung des Vertragsmanagements würde also vor allem die Personal-Organisation profitieren.
© 2019 milch & zucker
Einstellungen seit der Pandemie
Vor der COVID-19-Pandemie war es ganz normal, den möglichen Zuwachs des Kollegiums live zu treffen, um sich persönlich kennenzulernen. Durch die Pandemie sind persönliche Treffen in Unternehmen zeitweise nahezu undenkbar geworden. Unternehmen haben so gelernt, solche Treffen zu minimieren, da es ja auch online geht. Abgesehen davon ist die Terminfindung und Durchführung auf diesem Weg sehr viel effizienter und einfacher. Mittlerweile hat fast jedes Unternehmen Mitarbeiter auch komplett remote eingestellt und damit gute Erfahrungen gemacht. Warum also nicht weiter daran festhalten, vor allem da auch in Zukunft Arbeitnehmer ein hybrides Modell aus Büropräsenz und Homeoffice-Zeiten bevorzugen?
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Die Vorteile der eSignatur im Personal-Recruiting
Effizienz. Sicherheit. Nachvollziehbarkeit.
Es gibt keine Medienbrüche mehr. Niemand vergeudet mehr Arbeitszeit zwischen Drucker und Scanner. Verträge und Dokumente bleiben in digitaler Form vor unbefugtem Zugriff geschützt und können von überall bequem bearbeitet werden. Gleichzeitig wird dem zukünftigen Mitarbeitenden vermittelt, in einem zeitgemäßen, digital-orientierten Unternehmen zu starten (Stichwort: War of Talents).
Wer von unterwegs auf die Dokumente zugreifen möchte, ist das dank einer europäischen Cloud-Lösung auch kein Problem mehr. Das unterschriebene Dokument wird außerdem in Form einer PDF-Datei abgespeichert. So können Sie sicher sein, dass dieses Dokument im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden kann. Zu guter Letzt ist die digitale Unterschrift, sofern sie eIDAS-konform ist, europaweit anwendbar und hat auch vor Gericht bei Anfechtung rechtliche Beweiskraft.
« Mithilfe von Yousign findet nun der ganze HR Prozess digital statt. Die Dokumente sind nicht nur rechtlich geschützt, sondern können ortsunabhängig jederzeit bearbeitet werden. »
Die Entscheidung: Yousign und die API
Da die Vorteile digitaler Unterschriften für Arbeitsverträge und alle Dokumente der elektronischen Personalakte auf der Hand liegen, hat sich milch&zucker auf die Kriterien fokussiert, die bei der Auswahl der Lösung unterstützt haben.
Dem Unternehmen war es zunächst wichtig, sich nach Systemen umzuschauen, die integrierbar sind. Insellösungen haben zwar den Vorteil, dass sie sich leicht einführen lassen, spätestens nach der Implementierung des dritten oder vierten stand-alone IT-Systems wird sich dies jedoch rächen. In diesem Fall sind die Mitarbeiter unnütze Zeit damit beschäftigt Dokumente oder Kontaktdaten von links nach rechts zu kopieren, was keinen Mehrwert stiftet. Integrierte Programme hingegen können so eingesetzt werden, dass unterschiedliche Systeme mithilfe von Schnittstellen untereinander kommunizieren können. Deswegen hat das Unternehmen darauf geachtet, dass die eSignatur-Lösung mit seinem Application-Tracking-System oder HCM-Suite bereits integriert ist, bzw. via REST API integrierbar ist. Das heißt, die Systeme kommunizieren in Echtzeit und tauschen Daten aus bzw. aktualisieren diese ohne manuelle Intervention. Ein Beispiel einer gelungenen Integration ist Yousigns e-Sign Lösung in die BeeSite Recruiting Edition von milch & zucker.
« Die Reaktionen unserer Kunden am HR Markt zeigt, dass digitale Technologie zum unverzichtbaren Wettbewerbsfaktor geworden ist. Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit sind die entscheidenden Kriterien. Die Integrationsfähigkeit einer e-Signatur-Lösung in bestehende Recruiting-Systeme wird dabei eigentlich vorausgesetzt. »
Die DSGVO und eIDAS Konformität
Das Thema Datenschutz ist für das Unternehmen ein genauso wichtiger Punkt! Yousign sollte nicht nur Mehrwert bieten, sondern auch DSGVO-konform sein, denn nur dann kann milch&zucker bedenkenlos mit dieser Lösung arbeiten. Speziell im Personalbereich wird mit extrem sensiblen Daten gearbeitet, deshalb ist der Datenschutz rund um Bankverbindungen, personenbezogene Stammdaten, Gehälter etc. absolut notwendig. Zudem ist es äußert wichtig, dass Yousign eIDAS-konform ist und somit auf der Europäischen Trusted List der Vertrauensdiensteanbieter steht. Ziel der ganzen Systemeinführung ist es natürlich, die HR-Vertragsprozesse zu verschlanken, ohne Rechtssicherheit einzubüßen.
« Die Integration mit Yousign bietet uns nicht nur einen Mehrwert, sondern ist zudem DSGVO und eIDAS konform. Vor allem im HR Bereich ist dies äußert wichtig, da mit sensiblen Daten gearbeitet wird. »
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