Am 1. Januar 2025 trat eine Gesetzesänderung in Kraft, die es Arbeitgebern in Deutschland erlaubt, Arbeitszeugnisse elektronisch auszustellen und zu unterschreiben. Arbeitgeber sollten dabei beachten, dass hierfür die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird. Im Folgenden gehen wir alle wichtigen Informationen zu den Neuerungen durch, über die Sie informiert sein müssen.
Vollständig digital
Wie bereits in einem früheren Artikel festgehalten, werden die Anstellungsverhältnisse in Deutschland flexibler. Damit einhergehend wechseln Arbeitnehmer immer häufiger den Arbeitsplatz, weshalb Arbeitszeugnisse in höherer Frequenz ausgestellt werden müssen.
Wie sieht der rechtliche Rahmen aus?
Jedes Arbeitszeugnis kann mit einer digitalen Unterschrift versehen werden – allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Laut § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung (GewO) darf ein Zeugnis nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers in elektronischer Form ausgestellt werden, dieser kann auch eine Ausstellung auf Papier fordern. Diese rechtliche Änderung wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht.
Damit ein digital unterzeichnetes Arbeitszeugnis die gleiche rechtliche Gültigkeit wie eine handschriftlich unterschriebene Version hat, muss es gemäß § 126a Abs. 1 BGB mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Diese Signatur gewährleistet die Authentizität des Unterzeichners und die Unveränderbarkeit des Dokuments.
Durch diese gesetzlichen Regelungen ist es nun möglich, Arbeitszeugnisse rechtskonform digital zu unterschreiben – eine moderne und effiziente Alternative zur klassischen Papierform.
Yousigns-Lösung
Yousign bietet eine benutzerfreundliche Lösung für die Implementierung der QES im Rahmen der neuen Regularien. Mit Yousign können Unternehmen Arbeitszeugnisse rechtskonform digital signieren und dabei von einer schnellen und sicheren Identitätsprüfung profitieren. Vor der Unterzeichnung werden die Unterzeichner:innen über eine vollständig digitale KI-Identitätsprüfung verifiziert, die in weniger als 15 Minuten abgeschlossen ist.
Die Qualifizierte Elektronische Signatur von Yousign entspricht den höchsten Sicherheitsstandards und ist gemäß der eIDAS-Verordnung in der gesamten Europäischen Union rechtsgültig. Dies stellt sicher, dass digital signierte Arbeitszeugnisse vor Gericht bestand haben.
App oder API
Durch die Integration von Yousigns QES in den Prozess der Zeugniserstellung können Unternehmen nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch die digitale Transformation ihrer Personalabteilung vorantreiben. Die einfache Handhabung und die rechtliche Sicherheit machen Yousign zu einem wertvollen Partner für moderne HR-Prozesse. Sie können uns entweder als Web-App oder integriert in Ihre API testen.
Vorteile für Arbeitgeber
Die digitale Signatur von Arbeitszeugnissen bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
- Effizienzsteigerung: Arbeitszeugnisse können deutlich schneller erstellt, signiert und versendet werden, da das Drucken und manuelle Unterschreiben entfällt.
- Ortsunabhängige Unterzeichnung: Personalverantwortliche oder Geschäftsführer können Dokumente jederzeit und von überall aus signieren, ohne vor Ort sein zu müssen.
- Höhere Sicherheit: Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind fälschungssicher und bieten einen besseren Schutz vor Manipulation als handschriftliche Unterschriften.
- Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Druckmaterialien trägt zu einem umweltfreundlichen und ressourcenschonenden Unternehmensprozess bei.
Herausforderungen und Anpassungen
Trotz der vielen Vorteile gibt es einige Aspekte, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten:
- Rechtliche Anforderungen: Die verwendete elektronische Signatur muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) sollte eIDAS konform sein.
- Akzeptanz durch Arbeitnehmer: Obwohl digital signierte Zeugnisse rechtlich anerkannt sind, könnten einige Arbeitnehmer weiterhin eine handschriftlich unterzeichnete Version bevorzugen.
Sichere Speicherung: Elektronische Dokumente müssen vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff geschützt und gesetzeskonform archiviert werden.
Digitalisieren Sie Ihre Arbeitszeugnisse
FAQ zur Gesetzesänderung: Arbeitszeugnis 2025 digital unterschreiben
1. Seit wann dürfen Arbeitszeugnisse digital unterschrieben werden?
Seit dem 1. Januar 2025 ist es in Deutschland erlaubt, Arbeitszeugnisse elektronisch zu signieren. Dies wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht.
2. Ist ein elektronisch unterschriebenes Arbeitszeugnis rechtsgültig?
Ja, ein Arbeitszeugnis ist rechtlich gültig, wenn es mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) gemäß § 126a Abs. 1 BGB versehen ist. Die QES stellt sicher, dass die Signatur rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.
3. Kann ein Arbeitnehmer auf eine Papierform bestehen?
Ja, gemäß § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung (GewO) kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass das Arbeitszeugnis in Papierform ausgestellt wird. Eine elektronische Variante ist nur mit seiner Zustimmung möglich.
4. Welche Vorteile bietet die digitale Signatur für Arbeitgeber?
- Schnellere Bearbeitung: Kein Drucken oder manuelles Unterzeichnen mehr notwendig.
- Flexibilität: Zeugnisse können ortsunabhängig unterschrieben werden.
- Sicherheit: Elektronische Signaturen sind fälschungssicher und schützen vor Manipulation.
- Nachhaltigkeit: Papier- und Druckkosten entfallen.
5. Gibt es Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Zeugnisse?
Ja, Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass:
- die verwendete elektronische Signatur den gesetzlichen Anforderungen entspricht (QES).
- Arbeitnehmer, die ein handschriftlich unterschriebenes Zeugnis fordern, haben weiterhin das Recht, dieses in Papierform zu erhalten.
- die sichere Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet ist.
6. Welche Lösung bietet Yousign für digitale Arbeitszeugnisse?
Yousign stellt eine benutzerfreundliche Plattform für die Implementierung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) bereit. Die Lösung umfasst:
- eine KI-gestützte Identitätsprüfung, die in unter 15 Minuten abgeschlossen ist.
- eine rechtskonforme elektronische Signatur, die gemäß der eIDAS-Verordnung EU-weit gültig ist.
- die Möglichkeit, die Signatur über eine Web-App oder API-Integration in bestehende HR-Systeme zu nutzen.
7. Wie können Unternehmen Yousign testen?
Unternehmen können Yousign entweder als Web-App nutzen oder direkt über eine API in ihre HR-Software integrieren. Ein kostenloser Test ist jederzeit möglich.
