Arbeitszeugnisse digital unterschreiben – Das sollten Sie wissen

In Deutschland waren 2019 rund 44 Prozent der Arbeitnehmer:innen ab 25 Jahren mindestens zehn Jahre bei ihrem Arbeitgeber beschäftigt. Circa 19 Prozent waren zwischen fünf bis zehn Jahre beim selben Arbeitgeber – und rund ein Drittel der Beschäftigten arbeitete weniger als fünf Jahre im selben Betrieb. Das zeigt eine aktuelle Arbeitskräfteerhebung des Statistischen Bundesamtes.

Aber vor allem interessant: Die Beschäftigungsdauer beim aktuellen Arbeitgeber nimmt ab.

Während 2009 67,1 Prozent der Befragten mindestens fünf Jahre bei ihrem Arbeitgeber waren, lag dieser Anteil 2019 bei 63,4 Prozent.

Der Trend zu kürzeren Beschäftigungsverhältnissen hängt auch mit einem Generationswechsel zusammen: Nach drei Jahren kann man den Job wechseln, nach fünf sollte man und nach sieben muss man, so das Motto von vielen Millennials.

Lebensläufe mit nur zwei, drei Stationen werden in der Zukunft immer weniger. Das macht Arbeitszeugnisse wichtiger, weil sie dem potentiellen neuen Arbeitgeber die Leistungen und Kompetenzen im vorigen Arbeitsverhältnis zeigen.

Nicht nur Arbeitnehmer:innen in Voll- oder Teilzeit haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Auch Menschen in Nebentätigkeiten oder Aushilfs- und Praktikantenverhältnissen haben darauf in Deutschland gesetzlich ein Anrecht.

Wichtig ist: Je nach Arbeits-, Tarifvertrag oder gesetzlicher Regelung gelten unterschiedliche Fristen, wie lange nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Arbeitnehmer:innen den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis geltend machen können. Oft sind das nur einige Monate. Deswegen sollten Arbeitnehmer:innen zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Zeugnis anfordern.

Unabdinglich ist, dass ein ranghöherer Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin das Zeugnis unterzeichnet, sodass der Unterschied in der Arbeitshierarchie ersichtlich ist. Das haben deutsche Gerichte in der Vergangenheit bestätigt.

Was viele vergessen: Arbeitnehmer:innen haben ein Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Sie müssen sich nicht mit einem einfachen Zeugnis zufriedengeben. Wichtig ist entsprechend der Gewerbeordnung §109, dass Arbeitnehmer:innen das qualifizierte Arbeitszeugnis einfordern. Neben den Rahmendaten zum Beschäftigungsverhältnis muss das qualifizierte Zeugnis eine Tätigkeitsbeschreibung, eine Leistungsbeurteilung und eine Schlussformel enthalten. Es muss auch Auskunft über das Sozialverhalten und den Beendigungsgrund geben.

Haben Sie ein schlechtes Arbeitszeugnis bekommen?
Arbeitnehmer:innen müssen das nicht akzeptieren, weil sie Anspruch auf ein wohlwollend formuliertes Arbeitszeugnis haben. Oft reicht dafür schon ein klärendes Gespräch mit dem Arbeitgeber über die strittigen Punkte.

Außerdem legt der Gesetzgeber in der Gewerbeordnung § 109 Folgendes fest:

• „Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.”
• „Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.”
• „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.” (!)

Auch im 21. Jahrhundert müssen Arbeitgeber:innen ganz altmodisch Arbeitszeugnisse handschriftlich unterschreiben. Weder eine einfache, fortgeschrittene noch qualifizierte elektronische Signatur ist ausreichend.
Das liegt an den geltenden, veralteten Gesetzen, die die deutschen Gerichte in der jüngeren Vergangenheit auch immer wieder bestätigten.

Zwar können Personalabteilungen derzeit Arbeitszeugnisse nicht durch e-Signaturen schneller und einfacher erstellen, aber sie können für einen Großteil der Dokumente in ihrer Abteilung gesetzeskonform digitale Signaturen verwenden.

Mit einfachen oder fortgeschrittenen e-Signaturen können folgende Dokumente unterschrieben werden: 

• unbefristete Arbeitsverträge, 
• Teilzeitarbeitsverträge, 
• alle Nachträge zu bestehenden Arbeitsverträgen (mit Ausnahme von Befristungen), 
• Dienst-, Werk- oder Freelanceverträge, 
• Geheimhaltungserklärungen, 
• Datenschutzerklärungen, 
• Personalbögen, 
• Zustimmungen zur Kurzarbeit, 
• Urheberrechtserklärungen, 
• Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsdokumente

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur diese: 

• befristete Arbeitsverträge, 
• Arbeitnehmerüberlassungsverträge (Zeitarbeit), 
• nachvertragliche Wettbewerbsverbote

Personalabteilungen in Unternehmen und Behörden können also bereits jetzt viele Dokumente elektronisch unterzeichnen. Das spart allen Mitarbeiter:innen Zeit – und den Unternehmen Geld.

Die Hürde Arbeitszeugnis müssen Arbeitgeber:innen vorerst weiterhin mit Papier und händischer Unterschrift meistern.

Aber: Wer sich um das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter:innen kümmert, der senkt die Fluktuation unter den Beschäftigten. So müssen auch weniger Arbeitszeugnisse erstellt werden.