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Workflows, la nuova funzionalità  sviluppata da Yousign automatizza la gestione documentale

Émilie Courmaceul

Émilie Courmaceul

Product Marketing Manager @Yousign

Illustrazione: Mélusine

Indice

Abbiamo iniziato con la firma elettronica. L'obiettivo era quello di offrirvi la soluzione più intuitiva e semplice sul mercato.

Dopo oltre 3 milioni di firme al mese e l'acquisizione di Canyon, è tempo di portare Yousign al livello successivo.

Il prossimo passo è quello della completa automazione dei tuoi contratti: dalla creazione dei template dei tuoi documenti alla loro firma.

Workflows, semplifica e automatizza la gestione dei contratti

Perché utilizzare questa nuova funzionalità?

Oggi le aziende dedicano troppo tempo alla preparazione e alla firma dei documenti. Ci si perde in processi noiosi che impediscono di crescere rapidamente e/o di concentrarsi su questioni più urgenti rispetto alle pratiche amministrative..

Perdiamo tempo quando:

  • Cerchiamo l'ultimo modello di contratto da utilizzare,

  • Copiamo e incolliamo le informazioni ricevute per il contratto in documenti in formato Word/Google Doc

  • Durante il processo manuale di copia/incolla ci si sbaglia sulle informazioni da inserire nel documento,

  • Inviamo manualmente via email i documenti da firmare

  • Cerchiamo di seguire gli step del processo di firma di ciascun documento. .

È qui che entrano in gioco i Workflows. In pochi click, gli utenti possono creare un contratto e inviarlo per la firma. Tutto in modo semplice, veloce e collaborativo. I tuoi interlocutori possono aggiungere le diverse informazioni che hanno sul contratto grazie a dei tag direttamente integrati sul documento!

Facile da utilizzare ed intuitivo, in linea con i valori Yousign. 

Per chi è stata concepita la funzionalità Workflow?

Come la firma elettronica, i Workflows si rivolgono principalmente alle PMI. In particolare a coloro che inviano  modelli di documenti ricorrenti e che devono modificarne il contenuto prima di firmare, come un contratto di lavoro, un NDA, ecc.

Insomma, chiunque voglia risparmiare tempo e automatizzare la preparazione dei propri documenti prima di inviarli per la firma, qualunque sia il suo lavoro!

Quali sono le funzionalità principali ?

Tutte le fasi di redazione del contratto e firma sono semplificate grazie a:

Automazione dei processi: puoi utilizzare i tuoi modelli di documento (in formato Word) e impostare la compilazione automatica dei dati o selezionare il campo firma in pochi minuti.

Raccolta dati: niente più copia e incolla! Crea e modifica i contratti con i dati raccolti direttamente dalle parti interessate utilizzando moduli personalizzabili..

Collaborazione sui contratti: tutte le persone coinvolte nella modifica e validazione del documento da firmare collaborano in modo semplice. Consenti loro di modificare o correggere le bozze, senza il rischio di perdere le diverse versioni del documento.

Monitoraggio di tutti i passaggi da un unico strumento: Segui tutti i passaggi del processo in tempo reale dall'interfaccia della nostra Applicazione. Hai visibilità anche di tutte le informazioni e le autorizzazioni dei vari soggetti coinvolti.

Quali sono i vantaggi?

Più tempo per la tua attività, meno per le scartoffie

Probabilmente lo sai ma preparare i documenti per la firma non è una cosa scontata ! Potresti incontrare una moltitudine di ostacoli lungo il percorso.

Dati non strutturati correttamente o errori a causa dei  copia-incolla da un'e-mail al documento, una modifica azzardata che mette in discussione la conformità del documento, un cognome o un numero di telefono sbagliato, ecc.

Tutto ciò causa una perdita di tempo, e di conseguenza, dedicherai meno tempo alla tua attività. 

L'automazione di tutte queste operazioni grazie ai Workflow ti permetterà di evitare tutte questi inconvenienti.

Addio al copia e incolla

Niente più errori sui tuoi documenti

Chi ha modificato il modello del tuo  documento? E se questi dati non fossero corretti? Cosa succede se le informazioni sono state incollate nel posto sbagliato? 

Quando si prepara un contratto, gli errori possono rallentare notevolmente l'intero processo di stesura e costringere il team a rifare il documento dall'inizio e controllarlo molte volte.

I Workflows automatizzano la raccolta dei dati e ottimizzano la redazione del contratto. Elimina il rischio di errori e guadagna in tranquillità.

Automatizza la preparazione dei vostri documenti

Migliora l'efficienza della tua azienda

Al momento della stesura e della stipula del contratto, è fondamentale assicurarsi che tutto sia in ordine e che tutti abbiano le stesse informazioni. Il coordinamento tra le parti è talvolta complicato, soprattutto quando si tratta di condividere le informazioni. 

Utilizzando i Workflows, si garantisce la migliore collaborazione possibile tra i diversi attori del progetto. Tutti i partecipanti avranno accesso in tempo reale a tutte le fasi del processo.

I Workflows assicurano la creazione di  diverse versioni del documento ogni volta che lo stesso viene modificato e che sia sempre possibile recuperare le versioni precedenti se necessario.

Gif con Workflows

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