Il mondo sta cambiando sempre più velocemente, le nuove tecnologie si stanno diffondendo in tutti i settori. La digitalizzazione delle aziende è ormai essenziale per adattarsi al proprio settore di attività e garantire la sopravvivenza del proprio business. Queste nuove tecnologie portano molti vantaggi, ma alcune aziende non considerano l’impatto che hanno sui dipendenti, spesso i primi utilizzatori di questi strumenti. Come implementare nuovi strumenti mantenendo i dipendenti al centro del progetto?
La trasformazione digitale sta a cuore alle aziende
Perché dovresti iniziare a digitalizzare la tua azienda?
Le ragioni per cui le aziende decidono di passare al digitale sono molteplici. I motivi che emergono più spesso nelle ricerche sono:
- un’efficienza migliore,
- la riduzione dei costi di gestione,
- la riduzione delle emissioni di carbonio.
Come fare?
1️⃣ ANALIZZARE LE NECESSITÀ
Qual è il problema da risolvere? Elenca tutti i problemi e le esigenze che devi affrontare in azienda. Aiutati realizzando un sondaggio interno. Sarai così in grado di identificare le attività che possono essere automatizzate e che hanno poco valore aggiunto. L'obiettivo è quello di liberare il tuo tempo per task più importanti: formazione su nuove competenze, concentrazione sulle priorità,...
2️⃣ BENCHMARK DELLE SOLUZIONI DISPONIBILI
Vai alla ricerca della soluzione che può risolvere i tuoi problemi. Per farlo, elenca i tuoi criteri: prezzo, disponibilità in Saas o API, adattabilità alle dimensioni dell'azienda,...
Una volta completato il benchmark, seleziona gli strumenti che soddisfano i tuoi criteri, testali e adotta quello che ti soddisfa di più.
3️⃣ DISTRIBUIRE SU PICCOLA SCALA
All'inizio è meglio testare lo strumento su un piccolo gruppo di dipendenti. Un software per le buste paga viene prima testato da un responsabile delle risorse umane, ad esempio. I primi ad aver utilizzato la soluzione saranno gli ambasciatori dell'implementazione in tutta l'azienda.
4️⃣ AMPLIARE LA DISTRIBUZIONE
Una volta che tutti i segnali sono verdi, passa all'implementazione a livello aziendale.
Metti le persone al centro della nuova tecnologia
Con l'implementazione di nuovi strumenti su piccola scala, gli ambasciatori e i dirigenti potranno prendere confidenza con lo strumento e quindi garantirne l'implementazione senza problemi in tutta l'azienda. Alcuni dipendenti avranno bisogno di tempo per adattarsi ed essere istruiti, ed è qui che dovrebbero entrare in gioco loro.
Imposta il coaching per i tuoi dipendenti
CREA PUNTI DI FORMAZIONE PER LORO
Una volta avviata la fase di distribuzione, è essenziale parlare con gli utenti. Non è sempre facile padroneggiare un nuovo strumento o software, quindi come manager e ambasciatori dovete assicurarvi che tutto vada per il meglio.
Quando si lancia una nuova soluzione in un'azienda, spesso i dipendenti non comprendono la scelta.
"Perché vogliono usare questo? Ce la caviamo bene anche senza, questo renderà il nostro lavoro ancora più difficile...".
Lo strumento non rappresenterà un problema durante la sua implementazione, ma sarà necessario occuparsi dei dipendenti ancora troppo legati alle vecchie abitudini.
SPIEGA IL MOTIVO DI QUESTA MODIFICA O DI QUESTO NUOVO STRUMENTO
Per garantire che l'implementazione avvenga senza problemi, è necessario spiegare ai dipendenti perché si sta utilizzando questo nuovo strumento. Quali sono i vantaggi, il rapporto benefici/investimenti è elevato per l'azienda. I dipendenti devono essere rassicurati.
LA DIMOSTRAZIONE
Per aiutare i nuovi utenti, dovrai fornire diverse dimostrazioni del nuovo strumento. Demo di gruppo, creazione di un tutorial,... tutti i mezzi sono buoni!
Follow up con i dipendenti
Ogni feedback è ben accetto. Saranno i dipendenti ad utilizzare maggiormente lo strumento, quindi è importante ottenere il loro feedback. In questo modo sarai in grado di capire se lo strumento è davvero adatto a tutte le situazioni aziendali o se presenta dei limiti.
Per concludere, la digitalizzazione si sta sviluppando molto rapidamente nelle aziende. L'obiettivo è quello di semplificare i compiti, ma spesso si scontra con le abitudini dei dipendenti, ancora troppo legati a un modo specifico di fare le cose. Affinché funzioni bene, nella sua attuazione si deve tenere conto dell'elemento umano, che è un criterio essenziale per il successo di un progetto di digitalizzazione delle attività aziendali.
