Firma elettronica dei documenti

Firma per presa visione elettronica

Patricia Boateng

Patricia Boateng

Content manager Italy

Illustration: Pauline Parisot

Il time management e l’efficienza costituiscono il motore in qualsiasi tipo di impresa. Per questo all’interno di un’azienda è importante ottimizzare i processi e snellire il flusso di lavoro, al fine di migliorare e incrementare la performance oltre alla produttività aziendale. L’ideale sarebbe infatti automatizzare alcuni procedimenti che portano via tempo e a volte anche soldi.

Per esempio, hai idea di quanto tempo si sprechi ogni giorno firmando dei documenti per presa visione? Si potrebbe velocizzare il tutto riducendo il processo in pochissimi step. Ti spieghiamo come in questo articolo. Continua a leggere! 

Sommario:

  • Cos’è la “presa visione” e quando si usa?
  • Firmare per presa visione con Yousign
  • Come funziona e quale tipo di firma scegliere?

Cos’è la “presa visione” e quando si usa?

Partiamo dalla definizione. Firmare per presa visione significa che, apponendo una firma, dichiari di aver letto il documento firmato, di esserne a conoscenza e di accettarne il contenuto.

La firma per presa visione è usata in diversi ambiti poiché si tratta essenzialmente di confermare la lettura di un documento. Se ne servono in grandi o piccole imprese, nell’amministrazione pubblica, nell’istruzione, in agenzie immobiliari o in ambito medico. Un esempio di quest’ultimo sono i consensi informati in cui è essenziale la presa visione. 

Di seguito un fac simile: 

Questo procedimento per quanto sia semplice puo’ portarti via del tempo -che potresti dedicare a task più importanti- se ripetuta più volte e quotidianamente. Perché non automatizzarlo con la firma elettronica?

Firmare per presa visione con Yousign

Lo sapevi che oggi si può firmare per presa visione da remoto, su qualsiasi dispositivo e in pochissimi minuti? A rendere tutto questo possibile è Yousign, una scale-up in forte espansione specializzata nella firma elettronica, presente in tre paesi europei: Italia, Francia e Germania. 

La firma di Yousign è approvata dalla regolamentazione eIDAS e garantisce i requisiti messi in vigore, quali:

integrità, cioè la certezza che il documento non sia stato manomesso o modificato dopo la sottoscrizione, autenticità garanzia dell’identità di chi firma, non ripudio, il documento informatico sottoscritto ha piena validità legale e non può essere ripudiato dal firmatario.”

Potrai quindi avere la sicurezza della piena validità legale dei documenti firmati. 

Inoltre, firmare elettronicamente, oltre ad essere estremamente semplice e pratico, ti permette di tracciare il documento firmato e di verificarne lo stato, controllando chi ha già preso visione e chi invece no.

Un altro vantaggio con Yousign è quello di poter integrare comodamente il procedimento di firma al gestionale che già usi.

Come funziona e quale tipo di firma scegliere?

Tutto quello che devi fare è caricare il documento che desideri far firmare sulla webapp di Yousign, e inserire la dicitura che desideri tra quelle indicate (come vedi nell’immagine qui sotto). Hai anche la possibilità di posizionare delle caselle di spunta dove ritieni necessario. Dopodiché, i firmatari dovranno semplicemente firmare il documento per presa visione in un solo click.

Yousign ti offre tre tipi diversi di firma: Firma Elettronica Semplice, Firma Elettronica con OTP e Firma Elettronica Avanzata. Nel caso di una presa visione, la FES può essere più che sufficiente. Potrai firmare, per esempio, circolari personale ata, documenti condominiali o comunicazioni interne nella tua azienda.  

Tuttavia, devi sapere che le caratteristiche della firma elettronica Yousign ti permettono di espandere il suo uso. A seconda del tipo di firma scelto, potrai infatti far firmare anche: informative sulla privacy, preventivi, contratti di lavoro, lettere di incarico, contratti bancari e molto altro. Leggi questo articolo per saperne di più!