Il regolamento informatico aziendale

Lo sviluppo delle tecnologie e delle innovazioni e la loro onnipresenza all'interno delle aziende hanno portato alla totale consapevolezza che è diventato indispensabile redigere e mettere in atto un regolamento informatico aziendale per la sicurezza digitale. Una vera e propria garanzia di sicurezza, che stabilisce le condizioni di utilizzo degli strumenti informatici e di comunicazione messi a disposizione  dall’azienda per i dipendenti dall’azienda. 

Che cos'è esattamente  un regolamento informatico aziendale? È obbligatorio? Chi lo redige e lo firma? Come si controlla la sua applicazione in azienda? Come si redige correttamente? Scoprite in questo articolo tutto quello che c'è da sapere sul regolamento informatico.

Il regolamento informatico aziendale è un documento legale che contiene le regole, i diritti, gli obblighi e le sanzioni applicabili all'uso dei mezzi di comunicazione elettronica dell'azienda, come ad esempio :

• Internet
• Software
• Posta elettronica
• Un server

Questo regolamento informatico viene comunicato dal datore di lavoro ai dipendenti dell'azienda in modo che essi possano comprenderne le direttive e rispettarle. 

Lo scopo principale del regolamento informatico aziendale è quello di informare i dipendenti sui loro diritti e doveri quando utilizzano i sistemi informatici e di comunicazione dell'azienda, Internet o ancora i servizi multimediali. 

Se un dipendente viola le disposizioni del regolamento, il datore di lavoro è autorizzato a comminare sanzioni, le quali sono specificamente dettagliate nel regolamento e devono essere osservate in conformità.

In sintesi, il regolamento informatico risponde a 4 sfide principali:

1. Garantisce la sicurezza legale e tecnica dei dati raccolti ed elaborati dall'azienda.
2. Informa i dipendenti sugli strumenti informatici a loro disposizione e sugli strumenti di monitoraggio installati.
3. Mette in guardia contro qualsiasi uso contrario o abusivo di questi strumenti, specificando le condizioni in cui devono essere utilizzati e le sanzioni applicabili in caso di non conformità.
4. Impone sanzioni in caso di non conformità.

La redazione del regolamento informatico aziendali è un compito assegnato unicamente al datore di lavoro. Questa decisione, che coinvolge la definizione delle linee guida e delle politiche informatiche aziendali, è presa in modo unilaterale per garantire la coerenza e la conformità all'interno dell'organizzazione. Spesso viene stipulato assieme al team informatico che ha conoscenze più dettagliate del settore informatico. 

Il regolamento può essere trasmesso ai dipendenti in diversi modi: 

• Allegato al contratto di lavoro del dipendente.
• Allegato al regolamento interno dell'azienda. 
• Inviato autonomamente a tutti i dipendenti.
• Il regolamento viene fatto firmare direttamente dal dipendente. 

La firma rende il documento vincolante per il firmatario. Ogni violazione di questo regolamento può essere sanzionata, secondo i termini e le condizioni stabilite nel testo stesso.

Non è obbligatorio redigere e implementare questo tipo di regolamento. Tuttavia, è fortemente raccomandata dal Garante per la protezione dei dati personali, l'organo di controllo italiano per la protezione dei dati.

Infatti, a maggior ragione per le aziende che raccolgono molti dati personali, il regolamento informatico è una garanzia di sicurezza legale. In questo modo, i dipendenti dell'azienda sono consapevoli delle migliori pratiche da mettere in atto per proteggere i dati sensibili.

Vuoi redigere un regolamento informatico ma non sai come fare? Ecco alcune linee guida che potrebbero servirti. . 

Le informazioni contenute in una politica informatica variano da un'azienda all'altra. 

A seconda dell'attività dell'azienda, del suo ambiente di lavoro, della sua politica informatica e dei suoi strumenti, le clausole contenute nel regolamento sono personalizzate.

Il miglior modo per redigere un regolamento é prendere in conto questi 8 punti chiave:

• Lo scopo del regolamento: proteggere la sicurezza del sistema informatico dell'azienda.
• Definizioni chiare e precise dei termini utilizzati: definire cosa si intende con i termini utilizzati nel regolamento, in particolare: amministratore, messaggistica elettronica, sistema informativo.
• Scopo e ambito di applicazione del regolamento informatico.
• Usi autorizzati e usi impropri. Ad esempio, navigazione in siti vietati, download illegale di file.
• Il ruolo del dipendente all’interno di questo regolamento.
• Misure di monitoraggio del regolamento.
• Le sanzioni.
• Applicabilità del regolamento

Non esistono requisiti formali specifici per la redazione di un regolamento informatico aziendale. 

Si tratta di un documento scritto che può essere allegato al regolamento interno o al contratto di lavoro del dipendente.

In genere ha la seguente forma: un'introduzione seguita da vari articoli.

Poiché il regolamento informatico ha valore legale, la sua violazione può comportare, nelle condizioni previste, a sanzioni disciplinari. Tali sanzioni devono essere definite all'interno della stessa carta.

In base all'articolo 2106 del Codice Civile, la sanzione disciplinare è una misura adottata dal datore di lavoro a seguito di un comportamento del dipendente considerato colpevole dal datore di lavoro.

Le sanzioni possono essere un richiamo, un avvertimento o una sospensione. La sanzione estrema è il licenziamento nel caso in cui la violazione della carta costituisca una grave violazione.

Tuttavia, affinché il regolamento informatico sia valido e vincolante, se allegato al regolamento interno, deve:

• Essere comunicato ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS) per consultazione (articolo 4 del D.Lgs. 81/2008).
• Essere depositato presso l'ufficio del lavoro della Direzione Territoriale del Lavoro (articolo 4, comma 4, del D.Lgs. 81/2008).
• Essere comunicato all'ispettorato del lavoro (articolo 4 del D.Lgs. 81/2008).
• Essere reso noto ai dipendenti, allegandolo sia al contratto di lavoro sia al regolamento interno.

Se allegato al contratto di lavoro, il regolamento informatico è vincolante solo per i dipendenti che l'hanno firmato dopo la sua entrata in vigore.

Il regolamento informatico aziendale, pur non essendo obbligatorio, riveste un ruolo di rilevanza crescente ed è fortemente raccomandato. Nel corso del tempo, è divenuto un componente essenziale nell'arsenale legale delle aziende soprattutto grazie alla digitalizzazione.

Questo regolamento funge da documento chiave, delineando chiaramente i diritti e i doveri dei dipendenti nel contesto dell'utilizzo degli strumenti informatici e di comunicazione aziendali. La sua importanza si manifesta in modo tangibile in quanto fornisce una guida normativa per garantire un utilizzo responsabile e sicuro delle risorse digitali.

In situazioni in cui le norme stabilite nel regolamento vengano violate, il datore di lavoro è investito del potere di comminare sanzioni proporzionate alla gravità dell'infrazione. Questo elemento di deterrenza contribuisce a preservare un ambiente di lavoro in cui la disciplina digitale è fondamentale, assicurando al contempo che gli impiegati siano consapevoli delle loro responsabilità e dei rischi associati all'uso delle tecnologie aziendali.

Dimentica la carta e l'inchiostro. Con Yousign, puoi firmare documenti digitali in pochi clic, ovunque ti trovi.

Basta caricare il documento, posizionare la tua firma elettronica e premere "Invia".

L'integrazione della firma elettronica dei contratti di lavoro è un esempio perfetto di come Yousign semplifichi la gestione dei documenti essenziali. È veloce e intuitivo, ti farà risparmiare molto tempo prezioso.

Ma la semplicità non è l'unica cosa che conta. La firma elettronica di Yousign è anche estremamente sicura.

I tuoi documenti sono protetti con crittografia avanzata e rispettano le leggi europee sulla firma elettronica, rendendo ogni firma legalmente vincolante.

Con la possibilità di firmare documenti in remoto, puoi concludere accordi commerciali, contratti di lavoro e molto altro senza dover incontrare fisicamente le persone coinvolte.

Yousign è semplice e sicuro: il modo migliore per firmare accordi importanti, inclusi i tuoi contratti di lavoro.