Lo sviluppo delle tecnologie e delle innovazioni e la loro onnipresenza all'interno delle aziende hanno portato alla totale consapevolezza che è diventato indispensabile redigere e mettere in atto un regolamento informatico aziendale per la sicurezza digitale. Una vera e propria garanzia di sicurezza, che stabilisce le condizioni di utilizzo degli strumenti informatici e di comunicazione messi a disposizione dall’azienda per i dipendenti dall’azienda.
Che cos'è esattamente un regolamento informatico aziendale? È obbligatorio? Chi lo redige e lo firma? Come si controlla la sua applicazione in azienda? Come si redige correttamente? Scoprite in questo articolo tutto quello che c'è da sapere sul regolamento informatico.
Che cos'è il regolamento informatico aziendale?
Il regolamento informatico aziendale è un documento legale che contiene le regole, i diritti, gli obblighi e le sanzioni applicabili all'uso dei mezzi di comunicazione elettronica dell'azienda, come ad esempio :
- Internet
- Software
- Posta elettronica
- Un server
Questo regolamento informatico viene comunicato dal datore di lavoro ai dipendenti dell'azienda in modo che essi possano comprenderne le direttive e rispettarle.
Qual'è l'obiettivo fondamentale di implementare una politica informatica all'interno di un'azienda?
Lo scopo principale del regolamento informatico aziendale è quello di informare i dipendenti sui loro diritti e doveri quando utilizzano i sistemi informatici e di comunicazione dell'azienda, Internet o ancora i servizi multimediali.
Se un dipendente viola le disposizioni del regolamento, il datore di lavoro è autorizzato a comminare sanzioni, le quali sono specificamente dettagliate nel regolamento e devono essere osservate in conformità.
In sintesi, il regolamento informatico risponde a 4 sfide principali:
- Garantisce la sicurezza legale e tecnica dei dati raccolti ed elaborati dall'azienda.
- Informa i dipendenti sugli strumenti informatici a loro disposizione e sugli strumenti di monitoraggio installati.
- Mette in guardia contro qualsiasi uso contrario o abusivo di questi strumenti, specificando le condizioni in cui devono essere utilizzati e le sanzioni applicabili in caso di non conformità.
- Impone sanzioni in caso di non conformità.
A chi spetta il compito di redigere il regolamento?
La redazione del regolamento informatico aziendali è un compito assegnato unicamente al datore di lavoro. Questa decisione, che coinvolge la definizione delle linee guida e delle politiche informatiche aziendali, è presa in modo unilaterale per garantire la coerenza e la conformità all'interno dell'organizzazione. Spesso viene stipulato assieme al team informatico che ha conoscenze più dettagliate del settore informatico.
In che modo si deve informare i propri dipendenti del regolamento informatico?
Il regolamento può essere trasmesso ai dipendenti in diversi modi:
- Allegato al contratto di lavoro del dipendente.
- Allegato al regolamento interno dell'azienda.
- Inviato autonomamente a tutti i dipendenti.
- Il regolamento viene fatto firmare direttamente dal dipendente.
La firma rende il documento vincolante per il firmatario. Ogni violazione di questo regolamento può essere sanzionata, secondo i termini e le condizioni stabilite nel testo stesso.
Lo sapevi che...
Dal punto di vista legale, è perfettamente possibile firmare elettronicamente un regolamento informatico aziendale. Questo perché una firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma autografa.
Il regolamento informatico aziendale è obbligatorio?
Non è obbligatorio redigere e implementare questo tipo di regolamento. Tuttavia, è fortemente raccomandata dal Garante per la protezione dei dati personali, l'organo di controllo italiano per la protezione dei dati.
Infatti, a maggior ragione per le aziende che raccolgono molti dati personali, il regolamento informatico è una garanzia di sicurezza legale. In questo modo, i dipendenti dell'azienda sono consapevoli delle migliori pratiche da mettere in atto per proteggere i dati sensibili.
Come si redige un regolamento informatico impeccabile?
Vuoi redigere un regolamento informatico ma non sai come fare? Ecco alcune linee guida che potrebbero servirti. .
Gli elementi di base di una politica IT
Le informazioni contenute in una politica informatica variano da un'azienda all'altra.
A seconda dell'attività dell'azienda, del suo ambiente di lavoro, della sua politica informatica e dei suoi strumenti, le clausole contenute nel regolamento sono personalizzate.
Il miglior modo per redigere un regolamento é prendere in conto questi 8 punti chiave:
- Lo scopo del regolamento: proteggere la sicurezza del sistema informatico dell'azienda.
- Definizioni chiare e precise dei termini utilizzati: definire cosa si intende con i termini utilizzati nel regolamento, in particolare: amministratore, messaggistica elettronica, sistema informativo.
- Scopo e ambito di applicazione del regolamento informatico.
- Usi autorizzati e usi impropri. Ad esempio, navigazione in siti vietati, download illegale di file.
- Il ruolo del dipendente all’interno di questo regolamento.
- Misure di monitoraggio del regolamento.
- Le sanzioni.
- Applicabilità del regolamento
Aspetti formali del regolamento informatico
Non esistono requisiti formali specifici per la redazione di un regolamento informatico aziendale.
Si tratta di un documento scritto che può essere allegato al regolamento interno o al contratto di lavoro del dipendente.
In genere ha la seguente forma: un'introduzione seguita da vari articoli.
Cosa succede in caso di violazione della carta informatica?
Poiché il regolamento informatico ha valore legale, la sua violazione può comportare, nelle condizioni previste, a sanzioni disciplinari. Tali sanzioni devono essere definite all'interno della stessa carta.
In base all'articolo 2106 del Codice Civile, la sanzione disciplinare è una misura adottata dal datore di lavoro a seguito di un comportamento del dipendente considerato colpevole dal datore di lavoro.
Le sanzioni possono essere un richiamo, un avvertimento o una sospensione. La sanzione estrema è il licenziamento nel caso in cui la violazione della carta costituisca una grave violazione.
Tuttavia, affinché il regolamento informatico sia valido e vincolante, se allegato al regolamento interno, deve:
- Essere comunicato ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS) per consultazione (articolo 4 del D.Lgs. 81/2008).
- Essere depositato presso l'ufficio del lavoro della Direzione Territoriale del Lavoro (articolo 4, comma 4, del D.Lgs. 81/2008).
- Essere comunicato all'ispettorato del lavoro (articolo 4 del D.Lgs. 81/2008).
- Essere reso noto ai dipendenti, allegandolo sia al contratto di lavoro sia al regolamento interno.
Se allegato al contratto di lavoro, il regolamento informatico è vincolante solo per i dipendenti che l'hanno firmato dopo la sua entrata in vigore.
Conclusioni finali
Il regolamento informatico aziendale, pur non essendo obbligatorio, riveste un ruolo di rilevanza crescente ed è fortemente raccomandato. Nel corso del tempo, è divenuto un componente essenziale nell'arsenale legale delle aziende soprattutto grazie alla digitalizzazione.
Questo regolamento funge da documento chiave, delineando chiaramente i diritti e i doveri dei dipendenti nel contesto dell'utilizzo degli strumenti informatici e di comunicazione aziendali. La sua importanza si manifesta in modo tangibile in quanto fornisce una guida normativa per garantire un utilizzo responsabile e sicuro delle risorse digitali.
In situazioni in cui le norme stabilite nel regolamento vengano violate, il datore di lavoro è investito del potere di comminare sanzioni proporzionate alla gravità dell'infrazione. Questo elemento di deterrenza contribuisce a preservare un ambiente di lavoro in cui la disciplina digitale è fondamentale, assicurando al contempo che gli impiegati siano consapevoli delle loro responsabilità e dei rischi associati all'uso delle tecnologie aziendali.
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