Come fare un preventivo?

Nel processo di negoziazione con i clienti, il preventivo si rivela un documento di fondamentale importanza. È uno strumento indispensabile per fornire una stima accurata e informare i clienti sul valore di un determinato progetto, prodotto o servizio offerto. Attraverso il preventivo, si definiscono prezzi specifici, termini e condizioni, creando così una solida base per l'accordo finale

Siccome il preventivo svolge un ruolo così cruciale come offerta commerciale e proposta al cliente, è fondamentale per professionisti e imprenditori conoscere tutti i segreti per redigerlo nel miglior modo possibile. Non preoccuparti! Siamo qui per aiutarti a imparare come creare un preventivo perfetto che conquisti i tuoi clienti.

In questo articolo scoprirai le migliori pratiche, consigli utili e le strategie vincenti per realizzare un preventivo. 

Il preventivo è un certificato scritto che regola il rapporto futuro o possibile con il cliente. Contiene informazioni essenziali come il valore della prestazione, le modalità di pagamento, la descrizione delle attività e la durata del rapporto contrattuale. Un preventivo ben redatto determina l'accettazione e l'inizio del lavoro. Deve essere presentato in forma scritta per tutelare entrambe le parti e deve essere dettagliato in modo da offrire tutte le informazioni necessarie al cliente. 

In altre parole potremmo dire che un preventivo è come un biglietto da visita che riflette la professionalità dell'imprenditore e per questo deve essere: chiaro, intuitivo e professionale.

Per questo ricorda che il tuo preventivo dovrà contenere le seguenti informazioni:

• Il valore specifico della prestazione
• Le modalità di pagamento
• La descrizione dettagliata delle attività 
• La durata prevista del rapporto contrattuale (in caso fosse prevista)
• Le condizioni per interrompere anticipatamente il rapporto contrattuale
• Le iscrizioni ad albi o elenchi professionali 

Tieni a mente che un preventivo scadente non solo significa perdere un cliente, ma anche regalare quel cliente direttamente al tuo concorrente. Ricorda che il cliente ha contattato non solo te, ma anche altre aziende che offrono gli stessi servizi. Quindi se tu fornisci un preventivo di bassa qualità, stai letteralmente regalando il cliente al tuo diretto concorrente, perdendo così un possibile cliente. 

Non dimenticare mai che il cliente chiede un preventivo non perché pensa che la tua offerta sia unica, ma perché ha bisogno di informazioni per prendere una decisione migliore sul servizio da scegliere. E tu non sei l'unico a offrire ciò che il cliente sta cercando, tienilo a mente. 

Supponiamo che Marco stia cercando una ditta di traslochi per spostare i suoi mobili nella nuova casa. Marco contatta diverse aziende e chiede loro un preventivo. Riceve tre preventivi da altrettante ditte di traslochi, compresa la tua.

Ma quale ditta sceglierà Marco?

La sua scelta dipenderà dalla fiducia che riesce a percepire attraverso il preventivo. Potrebbe non selezionare semplicemente la ditta che offre il prezzo più basso, ma quella che trasmette una sensazione di affidabilità e professionalità. Un preventivo ben strutturato, chiaro e dettagliato può far sì che Marco si senta più sicuro nell'affidare il suo trasloco a quella specifica ditta. 

Ricorda che il preventivo è uno strumento di persuasione che mira a convertire un potenziale cliente in un cliente effettivo. È quindi fondamentale imparare a creare preventivi efficaci.

Vediamo quindi come essere il più convincente… 

• L’intestazione

La prima sezione di un preventivo riguarda l'intestazione. È importante fornire chiaramente i dati personali e di identificazione, come il numero di partita IVA e, se applicabile, l'iscrizione al Registro Imprese. Inoltre, è essenziale includere l'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), che è fondamentale per eventuali comunicazioni urgenti. Queste informazioni devono essere visibili sia per il professionista che per il cliente, e devono includere nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite IVA, indirizzi e recapiti. 

• Le date 

Includere la data all'interno di un preventivo è un elemento fondamentale. Non solo dimostra al cliente tempestività nella risposta alla richiesta, ma crea anche un punto di riferimento univoco per ottenere una sua risposta. Il preventivo, infatti, ha una validità limitata nel tempo, e la data di scadenza dell'offerta deve essere chiaramente indicata. Questo evita che il cliente possa tornare sul preventivo dopo che i costi sono aumentati, cercando di approfittare di prezzi più convenienti. Esprimere una scadenza nell'offerta mette in chiaro che dopo quella data sarà necessaria un nuovo preventivo. 

• I prezzi in dettaglio 

P​​er rendere chiari i prezzi e evitare confusione al cliente, è consigliabile strutturare il preventivo utilizzando voci separate e puntuali, con un riepilogo finale del prezzo complessivo, inclusa l'IVA, la ritenuta d'acconto e altre imposte previste dal regime fiscale. È importante mettere in evidenza eventuali sconti applicati. Inoltre, è essenziale specificare se sono previste aggiunte o modifiche al lavoro proposto e che tali richieste saranno valutate separatamente una volta che il cliente avrà accettato l'offerta. Nel preventivo, è necessario anche indicare chiaramente le modalità di pagamento, ovvero come e quando si desidera ricevere il pagamento. 

• Tempistiche di consegna e condizioni 

Per completare un preventivo impeccabile, è importante concludere specificando che i lavori inizieranno solo dopo l'accettazione del preventivo, non dalla sua presentazione. 

È importante mettere bene in chiaro che il lavoro inizierà solo dopo l'accettazione del preventivo, non dalla sua presentazione. Se l'avvio del lavoro dipende dalla ricezione di componenti, materiali o informazioni da parte di terze parti (sia il cliente stesso che i fornitori), sottolinea questo punto per evitare di assumerti responsabilità per eventuali ritardi imputabili ad altri.

• Firma

Inoltre, l'elemento finale indispensabile è la firma, non solo del professionista che ha redatto il preventivo, ma anche di chi deve approvarlo. È sufficiente dedicare uno spazio con la dicitura "timbro o firma per accettazione".

Ricorda al tuo cliente di conservare una copia del preventivo. 

Devi tenere a mente che la gestione dei preventivi è fondamentale per il successo della tua attività. Prima di tutto, devi essere consapevole delle richieste di preventivo che ricevi e non sottovalutarle. Le persone che si interessano alla tua attività sono una grande opportunità per te, in quanto sono potenziali clienti. Devi controllare il numero di richieste e monitorare quanti di questi preventivi si trasformano in clienti effettivi. Ricorda che sei il responsabile della tua azienda e devi prendere in mano la gestione dei preventivi. Analizza i risultati e impara dai tuoi errori. Se non stai ottenendo risultati, è importante capire cosa non funziona e apportare le necessarie correzioni. Crea un sistema di feedback regolare per valutare i risultati e apportare miglioramenti. Questo è un passo essenziale per il successo nella gestione dei preventivi e per una migliore efficienza aziendale.

Un preventivo è un documento che viene inviato al cliente prima di completare una transazione. Esso fornisce una stima dei costi e dei dettagli del servizio o del prodotto offerto. Il preventivo ha lo scopo di informare il cliente sul prezzo previsto e sulle condizioni di pagamento, permettendogli di valutare l'offerta prima di prendere una decisione. Il preventivo non ha valore legale e non obbliga né il cliente né il venditore a completare la transazione.

D'altra parte, una fattura pro forma è un documento simile a una fattura, ma viene emessa prima che la transazione sia effettivamente completata. La fattura pro forma contiene le stesse informazioni di una fattura regolare, come i dettagli dell'acquirente e del venditore, la descrizione dei prodotti o dei servizi e il relativo importo. Tuttavia, a differenza di una fattura normale, la fattura pro forma non richiede il pagamento immediato e non è legalmente vincolante

Concludendo, la creazione di un preventivo perfetto è essenziale nel processo di negoziazione con i clienti. Ecco un riassunto dei punti importanti:

• Il preventivo è uno strumento indispensabile per fornire una stima accurata e informare i clienti sul valore di un progetto, prodotto o servizio offerto.
• Deve essere chiaro, intuitivo e professionale per riflettere la tua professionalità e conquistare i clienti.
• Un preventivo ben redatto contiene informazioni come il valore della prestazione, le modalità di pagamento, la descrizione dettagliata delle attività e la durata del rapporto contrattuale.
• È fondamentale imparare dai tuoi errori e analizzare i risultati dei preventivi per apportare miglioramenti.
• Segui i 5 step per fare un preventivo perfetto: cura l'intestazione, includi le date, specifica i prezzi in dettaglio, stabilisci le tempistiche di consegna e le condizioni, e richiedi la firma del cliente.
• La gestione dei preventivi è fondamentale per il successo della tua attività. Devi essere consapevole delle richieste di preventivo, controllare il numero di richieste e monitorare i risultati per apportare miglioramenti continui.
  

Seguendo queste linee guida, sarai in grado di creare preventivi efficaci e aumentare le tue possibilità di convertire potenziali clienti in clienti effettivi. E se volessi portare questo processo al livello successivo ti consiglio di integrare la firma elettronica per rendere i tuoi preventivi più efficaci e immediati, e non farti perdere nessun potenziale cliente.

Con Yousign, puoi automatizzare il processo di firma e ridurre al minimo gli errori e le inefficienze associate ai metodi tradizionali di firma dei documenti. La firma elettronica semplifica la gestione dei preventivi, permettendoti di tenere traccia dei documenti firmati in modo organizzato e di archiviarli in modo sicuro. In questo modo, hai sempre accesso ai tuoi preventivi firmati, evitando la perdita di documenti o la necessità di cercare tra pile di carta.

Si hai proprio capito bene, grazie a Yousign, non è più necessario stampare i documenti e spedirli fisicamente per ottenere una firma. Puoi inviare il preventivo via l'app dedicata, consentendo al tuo cliente di visualizzare il documento, leggerlo attentamente e apporre la firma direttamente dal proprio dispositivo, che sia un computer, uno smartphone o un tablet tutto questo in pochi click.

La firma elettronica ha la stessa validità legale di una firma autografa, quindi non devi preoccuparti di eventuali problemi di validità o autenticità del documento.