La dématérialisation des mandats SEPA permet aux entreprises de sécuriser les prélèvements automatiques tout en gagnant du temps et en simplifiant la gestion administrative. Grâce à la signature électronique, ces autorisations de prélèvement deviennent plus rapides à obtenir, plus sûres, et conformes à la réglementation SEPA et eIDAS. Voici comment digitaliser efficacement vos mandats.
Qu’est-ce qu’un mandat SEPA ?
Définition et contenu obligatoire
Le mandat SEPA est un document qui autorise un créancier à prélever automatiquement de l'argent sur le compte bancaire d’un client dans l’espace SEPA. Il représente également une preuve juridique du consentement donné par le débiteur.
Chaque mandat contient des informations essentielles :
- Le nom du créancier et son identifiant SEPA (ICS)
- L’IBAN et le BIC du débiteur
- Une référence unique de mandat (RUM)
- La date de signature
- Le type de prélèvement : ponctuel ou récurrent
Le mandat est indispensable pour tous les prélèvements SEPA, et doit être conservé par le créancier pour pouvoir justifier de la légitimité du prélèvement, notamment en cas de litige.
Types de mandats SEPA
Le mandat SEPA core (ou SEPA de base)
Il s’agit de la version la plus utilisée. Elle est destinée aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, ce qui en fait la norme pour les abonnements, les facturations récurrentes et les services BtoC. Les caractéristiques principales sont les suivantes :
- Accessible à tous les débiteurs
- Préavis obligatoire de 14 jours avant le prélèvement (sauf accord contraire)
- Le débiteur dispose d’un droit de remboursement jusqu’à 8 semaines après le prélèvement (et 13 mois en cas de prélèvement non autorisé)
- Le prélèvement peut être ponctuel ou récurrent
Le mandat SEPA BtoB (ou interentreprise)
Le SEPA BtoB est exclusivement réservé aux transactions entre entreprises. Il peut concerner les fournisseurs, les prestataires de services BtoB, ou encore les abonnements entre professionnels par exemple. Plus strict que le SEPA classique, il permet d’apporter une meilleure sécurité au créancier. Les caractéristiques principales sont les suivantes :
- Le débiteur doit être une entreprise
- Pas de possibilité de remboursement après le prélèvement
- Le débiteur doit enregistrer le mandat auprès de sa banque
- Le préavis est identique à celui du SEPA core, sauf accord entre les parties
Critères | SEPA core | SEPA BtoB |
|---|---|---|
Destinataires | Particuliers et entreprises | Entreprises |
Droit au remboursement | Oui jusqu’à 8 semaines | Non |
Enregistrement à la banque | Non | Oui (par le débiteur) |
Utilisation typique | Abonnements, services BtoC…. | Facturation en entreprise |
Risques pour le créancier | Moyen | Faible |
Pourquoi dématérialiser des mandats SEPA ?
Gagner du temps
Le traitement manuel d’un mandat SEPA papier peut s’avérer particulièrement chronophage, surtout lorsque l’on gère un grand nombre de clients ou d’abonnements. Entre l’impression du formulaire, l’envoi postal, la signature manuscrite, la réception, la vérification et l’archivage, chaque étape prend du temps et mobilise des ressources humaines.
En optant pour la dématérialisation, vous automatisez l’ensemble du processus :
- Le client complète et signe le mandat directement en ligne
- Le document est instantanément transmis et enregistré
- La signature électronique garantit l’intégrité et la validité légale du mandat
Le prélèvement peut ainsi être activé beaucoup plus rapidement, sans échanges physiques de documents, et sans délai postal. Ce gain de temps est précieux pour les structures qui cherchent à optimiser leur cycle de facturation ou à accélérer l’encaissement.
Alléger la gestion administrative
La gestion administrative est primordiale en cas de contrôle, et pour éviter les litiges. Une mauvaise organisation vous expose à plusieurs risques, comme une perte de documents, des erreurs de classement, ou encore des archives difficiles d’accès. Dématérialiser les mandats SEPA permet donc de :
Avec un mandat SEPA dématérialisé :
- Stocker tous les mandats dans un environnement numérique sécurisé et accessible à tout moment.
- Rechercher les documents par date, par client, ou par référence, et les trouver rapidement.
- Traiter plus facilement les renouvellements, les modifications ou les résiliations.
Le digital permet donc de réduire le temps passé sur les tâches administratives, de limiter les erreurs humaines, et d’assurer une traçabilité parfaite de chaque autorisation de prélèvement.
Renforcer la conformité juridique
La dématérialisation d’un mandat SEPA permet de renforcer considérablement la sécurité juridique des autorisations de prélèvement. Avec une signature électronique certifiée comme celle proposée par Yousign, chaque mandat est :
- Authentifié : l’identité du signataire est vérifiée via un processus sécurisé.
- Horodaté : la date et l’heure de la signature sont conservées.
- Inaltérable : une fois signé, le document ne peut plus être modifié.
Ces éléments garantissent la valeur légale du mandat, en totale conformité avec le règlement européen SEPA, le RGPD, et le règlement eIDAS sur les services de confiance numériques. En cas de litige ou de vérification bancaire, le mandat électronique fait foi aussi bien qu’un original papier.
Grâce à ces garanties, les entreprises peuvent gérer les prélèvements en toute sérénité, tout en protégeant les données de leurs clients.
Améliorer la relation client
Avec un mandat SEPA numérique, le parcours client est simplifié :
- La signature peut se faire en quelques clics, depuis un ordinateur ou un smartphone.
- Il n’y a plus besoin d’impression ou de déplacement.
- Le client reçoit instantanément une copie de son mandat.
Les entreprises améliorent ainsi leur image et obtiennent un taux de satisfaction bien plus élevé. De plus, en facilitant la gestion des autorisations de paiement, elles peuvent proposer des abonnements ou des paiements récurrents, ce qui favorise la fidélisation.
Comment mettre en place un mandat SEPA électronique ?
Choisir une solution de signature électronique
Pour garantir l’intégrité des documents, l’identité des signataires et la valeur légale des signatures électroniques, il est indispensable de se tourner vers des solutions certifiées comme Yousign.
Générer un mandat SEPA conforme
Le mandat doit reprendre toutes les mentions obligatoires :
- Références du créancier (ICS, nom, adresse)
- Coordonnées bancaires du débiteur (IBAN, BIC)
- Type de mandat (ponctuel ou récurrent)
- Référence unique du mandat (RUM)
- Date et lieu de signature
Faire signer électroniquement le document
Une fois généré, le mandat est envoyé au client pour signature. Celle-ci peut se faire via un lien sécurisé, accessible sur ordinateur ou mobile.
Archiver le mandat
Le mandat signé doit être conservé pendant toute la durée des prélèvements, et au minimum 14 mois après la dernière opération. L’archivage doit garantir la traçabilité et l’inaltérabilité du document.
Utiliser les données du mandat pour les prélèvements
Une fois signé, le mandat peut être utilisé pour lancer les demandes de prélèvement auprès de votre banque via le système SEPA.
Pourquoi utiliser Yousign pour dématérialiser vos mandats SEPA ?
Une signature conforme et juridiquement reconnue
Yousign respecte le règlement eIDAS et propose plusieurs niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. La signature avancée est recommandée pour les documents à valeur engageante comme les mandats SEPA. Grâce à l’horodatage, la traçabilité des actions et la vérification d’identité intégrée, chaque mandat signé a une valeur juridique équivalente à un mandat papier.
Un processus 100 % digital et fluide
Avec Yousign, vous pouvez gérer vos mandats sur une plateforme intuitive et collaborative :
- Créez des modèles de mandats personnalisés
- Envoyez des demandes de signature par email ou via un lien sécurisé
- Suivez l’avancement des signatures en temps réel
- Automatisez l’archivage sécurisé des documents
Cette fluidité réduit les délais de traitement, diminue les relances, et vous permet de lancer les prélèvements plus rapidement.
Moins d’erreurs
Grâce à l'automatisation et à la traçabilité complète des signatures, vous réduisez les risques d’erreurs ou de litiges (mandat incomplet, non signé, introuvable…). En cas de contrôle ou de contestation, chaque étape est documentée, ce qui vous protège juridiquement.
Intégration facile à vos outils métier
Yousign peut être utilisé en autonomie, ou connecté à vos outils existants grâce à son API (CRM, ERP, logiciel de gestion ou de facturation). Vous pouvez ainsi intégrer la création et la signature de mandats SEPA à votre parcours client en toute simplicité.
Checklist : prêt à dématérialiser vos mandats ?
- Solution eIDAS choisie (ex. Yousign)
- Modèle de mandat SEPA conforme préparé
- Parcours client intégré (email, lien, API)
- Archivage sécurisé prévu
- Processus de relance automatisé
Conclusion
La dématérialisation des mandats SEPA est un levier clé pour moderniser votre gestion des paiements récurrents. Elle vous permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs, de rester conforme et de fluidifier l’expérience client.
Yousign vous accompagne dans cette transition avec une plateforme simple, sécurisée et adaptable à vos besoins. Essayez gratuitement la signature électronique et optimisez vos autorisations de prélèvement.
Découvrez la signature électronique
Testez Yousign gratuitement pendant 14 jours
FAQ
Qu’est-ce qu’un mandat SEPA électronique ?
C’est un mandat signé numériquement qui autorise un prélèvement bancaire, au même titre qu’un mandat papier, mais de façon plus rapide et sécurisée.
Peut-on légalement signer un mandat SEPA en ligne ?
Oui, à condition que la signature électronique soit conforme au règlement eIDAS, comme c’est le cas pour Yousign.
Quels sont les avantages de Yousign pour gérer les mandats SEPA ?
Rapidité, conformité, archivage sécurisé, et intégration simple dans vos processus métier.
Est-ce adapté aux PME ou uniquement aux grandes entreprises ?
La solution convient aussi bien aux TPE/PME qu’aux grandes structures, avec des options modulables selon vos besoins.
