Où et comment faire authentifier une signature : Guide complet

Lorsque vous rédigez un acte sous seign privé, comme un compromis de vente, un contrat de travail, une reconnaissance de dette, un contrat de location et bien d’autres, vous pouvez avoir besoin d’authentifier votre signature. Ce procédé est une étape importante pour garantir la valeur juridique de documents officiels. Dans cet article, nous vous présentons les étapes à suivre et les coûts, ainsi que des alternatives plus modernes.

L’authentification d’une signature est une procédure qui permet de vérifier que la signature apposée sur un document est bien celle de la personne mentionnée. Il s’agit de s’assurer que le signataire a signé en toute connaissance de cause, et qu’il ne s’agit pas d’une imitation. Cependant, cela ne veut pas dire que l’on vérifie le contenu du document ou que l’on valide sa valeur juridique. Seule la signature est validée.

Ce processus peut intervenir dans plusieurs cas, notamment : 

• Lorsqu’un individu donne procuration à un tiers pour agir en son nom
• Lors de la signature de contrats importants comme une promesse de vente immobilière par exemple.
• Pour des démarches administratives spécifiques, sur demande de la mairie ou d’un autre organisme.

Les termes juridiques français peuvent porter à confusion lorsque l’on parle d’authentification et de légalisation d’une signature. En réalité, ces deux termes sont liés.

Pour authentifier une signature, la méthode la plus courante est appelée “légalisation”, ou “certification matérielle”. Parler de “légaliser” une signature désigne donc le même processus.

Cette procédure ne doit pas être confondue avec la légalisation d’un document public étranger ou la légalisation ou l’apostille d’un document public français à destination d’une autorité étrangère. En effet, ces procédures ne concernent pas uniquement la signature, elles servent à attester de la fonction et de l’autorité du signataire, ainsi que de l’identité du sceau ou du timbre.

La légalisation de signature (ou certification matérielle de signature) ne doit pas être confondue avec la légalisation d'un document public étranger, ni avec la légalisation ou l'apostille d'un document public français à destination d'une autorité étrangère. Ces procédures permettent d'attester la véracité de la signature, la fonction et l'autorité du signataire et l'identité du sceau ou du timbre.

En France, vous pouvez vous adresser directement à la mairie de votre ville, qu’il s’agisse de votre résidence principale ou secondaire. Vous effectuez votre signature devant l’agent au guichet, en présentant votre pièce d’identité. Si vous n’êtes pas muni de votre pièce d’identité, la présence de deux personnes témoins est obligatoire (avec leur pièce d’identité).

Vous avez également la possibilité de faire authentifier la signature chez un notaire. Il s’agit de l’option recommandée lorsque les documents ont une forte valeur juridique, comme des mandats, des contrats ou des actes sous seing privé complexes. Vous vous rendez donc au cabinet d’un notaire (le plus souvent sur rendez-vous), qui vérifie votre identité et authentifie votre signature. Les tarifs sont libres et varient en moyenne entre 25 et 50 euros.

À l’étranger, l’authentification de signature s’effectue au consulat ou à l’ambassade. Veillez cependant à contacter l’organisme en amont afin de vérifier qu’il prend bien en charge cette procédure, car tous ne le font pas. 

Dans les deux cas, l’authentification se fait au guichet, votre présence physique est donc nécessaire.

Avant de vous déplacer pour faire authentifier votre signature, veillez à préparer les documents nécessaires. Par chance, cette procédure ne demande que très peu de pièces.

La pièce d’identité : 

Carte d’identité, passeport ou titre de séjour valide, votre justificatif d’identité est obligatoire pour la procédure d’authentification. Elle sert à prouver qui vous êtes, de ce fait, elle doit être originale (pas de photos ou de photocopie), et en cours de validité.

Le document à signer : 

Les documents peuvent être variés : procuration, contrat, acte sous seing privé, déclaration sur l’honneur… L’important est que celui que vous présentez ne contienne aucune signature, car vous devez signer en présence d’une personne détentrice de l’autorité, comme un agent municipal à la mairie, un notaire ou un agent consulaire à l’étranger.

Un justificatif de domicile :

Dans certains cas, il est possible de fournir également un justificatif de domicile de moins de trois mois, bien que cela reste le plus souvent facultatif.

La première étape est de préparer les documents nécessaires à la légalisation de la signature. Comme nous l’avons vu précédemment, il s’agit d’une pièce d’identité valable et originale, ainsi que le document à signer.

Avant de vous déplacer en mairie ou dans un consulat à l’étranger, il est recommandé de les contacter par téléphone ou par mail afin de vous assurer qu’ils prennent bien en charge ce type de procédure. Cela évitera de vous déplacer pour rien.

Si vous souhaitez faire appel à un notaire, il est aussi conseillé d’appeler en amont, afin de savoir si la prise de rendez-vous est obligatoire ou si vous pouvez vous présenter n’importe quand pendant les horaires d’ouverture du cabinet.

Vous vous présentez en mairie, chez le notaire ou à un consulat pendant les horaires d’ouverture et présentez vos documents. L’agent vérifie votre identité et vous signez devant lui. Ensuite, il appose une mention officielle, un cachet et éventuellement un numéro d’enregistrement pour valider la légalisation de votre signature. Enfin, vous recevez un document légalisé (soit directement sur place, soit plus tard en fonction des organismes).

Si vous êtes en France, la démarche est gratuite lorsqu’elle est effectuée en mairie. En revanche, elle est payante si elle est gérée par un notaire. Les tarifs sont alors librement fixés par ce dernier.

À l’étranger, les prix dépendent de votre situation. Si vous êtes inscrit au registre français établi hors de France, la procédure coûte 15 euros, et s’applique également aux époux et aux enfants mineurs de nationalité étrangère. Pour toute autre situation, le prix est de 25 euros.

Aujourd’hui, de plus en plus de procédures administratives peuvent être dématérialisées, et l’authentification de signature n’échappe pas à la règle. Yousign vous propose une signature électronique certifiée, conforme au règlement européen eIDAS. Elle vous permet de valider toutes sortes de documents en quelques clics et de manière parfaitement sécurisée.

Vous pouvez choisir entre trois niveaux de sécurité (signature simple, avancée et qualifiée), et obtenir un certificat électronique qualifié, qui certifie l’authenticité de votre signature.

L'authentification de signature est une étape importante pour garantir la validité juridique des documents. Que vous optiez pour l'authentification traditionnelle ou les méthodes modernes, assurez-vous de respecter les procédures légales en vigueur. Une solution de signature électronique comme Yousign offre une alternative pratique et sécurisée.