Egal ob Sie ein Unternehmen sind oder eine Privatperson – Rechnungen gehören zum Alltag dazu. Schnell stapeln sich Berge von Rechnungen auf dem Schreibtisch oder füllen Ihr Mail-Postfach als e-Rechnungen. Doch auch wenn die Rechnungen erstmal bezahlt sind, gilt es, sie weiterhin aufzubewahren. Hierfür gibt es in Deutschland genaue rechtliche Regelungen. Wie lange muss man diese unzähligen Rechnungen überhaupt aufbewahren? Und in welcher Form bewahrt man sie am sichersten auf?
Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten rechtlichen Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen geben.
Was sagt das Gesetz zur Aufbewahrung von Rechnungen?
Wenn Sie in Deutschland buchführungspflichtig sind, müssen Sie Rechnungen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Als in Deutschland ansässiges Unternehmen trifft dies also auf Sie zu. Der Grund dafür ist klar: Alle Geschäftstätigkeiten eines Unternehmens sollen nachvollziehbar und so kontrollierbar bleiben.
Dies ist vor allem nötig, um Steuerbetrug zu verhindern. Betriebsprüfungen finden oft nicht in dem Jahr statt, in dem die Rechnungen anfallen – auch das ist ein Grund, diese eine Weile aufzubewahren.
Die gesetzliche Grundlage der Aufbewahrung von Rechnungen können Sie unter anderem dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz entnehmen. In § 14b UstG heißt es:
„Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, […] aufzubewahren.“
Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
In Zeiten der Digitalisierung stellt sich die Frage, in welcher Form Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Hinzu kommt, dass viele Rechnungen nur noch in digitaler Form versendet werden, um die Prozesse der Arbeitswelt zu digitalisieren. Tatsächlich ist Unternehmen bereits seit 2011 erlaubt, Rechnungen in digitaler Form aufzubewahren.
Lesen Sie sich gerne unseren Artikel zum Thema XRechnung durch, wenn Sie mehr über das allgemein gültige Standard für europäische elektronische Rechnungen erfahren möchten.
Um der Datenschutzverordnung gerecht zu werden, müssen Sie jedoch bei der digitalen Aufbewahrung einiges beachten:
- Rechnungen müssen lesbar sein, d.h. das gewählte Dateiformat muss sich leicht anzeigen lassen
- Rechnungen müssen nach Erstellung unverändert bleiben
- Rechnungen müssen sicher aufbewahrt, d.h. vor Manipulation geschützt werden.
Ebenfalls wichtig zu beachten: Wenn Sie eine Rechnung digital erstellen, müssen Sie diese auch weiterhin digital bearbeiten, d.h. Sie dürfen diese nicht zwischendrin ausdrucken und wieder eingescannt weiterbearbeiten. Lesen Sie sind hierzu gerne unseren Artikel “Die eingescannte Unterschrift: Ist diese rechtsgültig?” durch.
Es ist allerdings möglich, Papierrechnungen einzuscannen und danach digital aufzubewahren - obwohl dies natürlich umständlich ist.
Wo sollten Sie Rechnungen aufbewahren?
Wo genau Sie Ihre Rechnungen in digitaler Form aufbewahren, ist Ihnen überlassen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass sie auf einem deutschen Server gespeichert werden. Dennoch ist es wichtig sicherzustellen, dass ein schneller Zugriff auf alle Daten gewährleistet ist.
Es ist jedoch zu beachten, dass Daten, die auf Servern außerhalb der Europäischen Union gespeichert sind, nicht den europäischen Datenschutzbestimmungen bzw. der DSGVO unterliegen. Bei Yousign sorgen wir dafür, dass alle unsere Server in Europa lokalisiert sind, um die zuverlässige Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
Wenn Sie Rechnungen per Mail versenden oder erhalten, müssen Sie nur die Rechnung archivieren. Die Mail als solche ist wie der Briefumschlag zu betrachten und kann getrost im Papierkorb landen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Allgemein gilt für ausgestellte oder empfangene Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Auch bestimmte Belege wie Kontoauszüge & Co. unterliegen der Regelung von zehn Jahren. Die Frist beginnt dabei am letzten Tag des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Nicht für alle geschäftlichen Belege gilt die Frist von zehn Jahren. Manche Belege müssen Sie nur sechs Jahre aufbewahren.
Folgende Tabelle kann Ihnen dabei einen Überblick verschaffen:
Wenn Sie sich also fragen, wie lange Sie Dokumente jeweils aufbewahren sollten, ziehen Sie gerne unsere Tabelle zu Rat.
Fragen Sie im Zweifelsfall bei den zuständigen Behörden nach, um keine Dokumente zu früh zu vernichteten.
Kann man Rechnungen auch länger als zehn Jahre aufbewahren?
Wenn Sie Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt haben, können Sie diese vernichten. Eine Pflicht hierzu besteht jedoch nicht.
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, alte Rechnungen noch vorzeigen zu können. Denken Sie zum Beispiel an den Fall eines Rechtsstreits. Überlegen Sie also nach Ende der Frist, ob die Rechnung Ihnen noch dienlich sein könnte oder nur unnötigen Platz wegnimmt.
Hier ist der Vorteil digitaler Datenspeicherung deutlich zu sehen: Eine digitalisierte Rechnung länger als zehn Jahre aufzubewahren, ist kein großer Aufwand.
Gut zu wissen:
Rechnungsstellungen können auch verjähren. Wenn Ansprüche nicht nach drei Jahren geltend gemacht werden, gelten diese als verjährt. Aufbewahren sollten Sie diese Rechnungen jedoch dennoch zehn Jahre lang.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?
Wenn Sie sich nicht an die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 bzw. 6 Jahren halten, begehen Sie einen Verstoß gegen die Buchführungspflicht. Die Steuerbehörde kann bei fehlenden Rechnungen Ihre Steuerlast nicht mehr genau berechnen. Dies kann im Zweifelsfall dazu führen, dass Sie mehr Steuern zahlen müssen als nötig, da die Steuerbehörde eine Schätzung abgeben muss.
Doch auch weitere Sanktionen drohen, wenn Sie Ihre Rechnungen nicht sorgfältig aufbewahren:
- Verfolgung wegen Insolvenzstraftaten
- Verfolgung wegen Verstoßes gegen das jeweilige Genossenschaftsgesetz
- Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung
- steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Strafverfolgung
Sie sehen: Wer seine Rechnungen verliert oder zu früh vernichtet, begibt sich auf gefährliches Glatteis. Es sollte also in Ihrem unternehmerischen Interesse sein, bei der Rechnungsverwaltung stets auf Sorgfalt zu achten.
Welche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen gilt für Privatpersonen?
Nicht nur Unternehmen fragen sich, wie lange sie Rechnungen aufbewahren müssen. Auch Privatpersonen erhalten regelmäßig Rechnungen. Hierbei sollten Sie jedoch wissen: Für Privatpersonen gibt es keine Aufbewahrungspflicht.
Es ist dennoch ratsam, Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren, da so lange die Gewährleistung nach §§ 437 ff. BGB besteht. Es ist also in Ihrem eigenen Interesse, dieses Recht auf Gewährleistung nicht durch verlorene Rechnungen zu gefährden.
Achtung:
Es gibt hier eine Ausnahme: Rechnungen für Handwerksleistungen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Betriebe sind jedoch verpflichtet, Ihre Kund:innen an diese Aufbewahrungsdauer zu erinnern.
Was Sie sich zum Thema Rechnungsaufbewahrung merken sollten
Wie Ihnen nach Lesen unseres Artikels klar geworden sein sollte, müssen Sie bei Ihrer Rechnungsverwaltung eine gewisse Sorgfalt walten lassen.
Folgende Punkte sollten Sie sich merken:
- Rechnungen müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden
- Bei der Aufbewahrung müssen diese unverändert, lesbar und vor Manipulation geschützt bleiben
- Sie haben das Recht, Rechnungen digital zu versenden und in digitaler Form aufzubewahren
- Nach zehn Jahren können Sie entscheiden, ob Sie Rechnungen für den Falle eines Rechtsstreits weiter aufbewahren möchten oder ob Sie diese lieber vernichten
- Privatpersonen müssen lediglich Handwerksrechnungen zwei Jahre aufbewahren
Wenn Sie diese Leitlinien beherzigen, sind Sie in Sachen Rechnungsverwaltung stets auf der sicheren Seite.
Unterzeichnen Sie Ihre Rechnungen problemlos und bewahren Sie sie sicher auf, ohne sich Gedanken über die Aufbewahrungsfristen machen zu müssen. Mit Yousign können Sie Ihre Rechnungen und Dokumente zuverlässig archivieren, und zwar in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen oder eine Privatperson sind, bietet unsere Plattform Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen digital zu signieren und sicher in unserem digitalen Archiv zu speichern. Dabei gewährleisten wir, dass Ihre Daten gemäß den Datenschutzgesetzen und den Anforderungen der DSGVO ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
