Digitalisierung der Arbeitswelt:
Prozesse optimieren mit weniger Aufwand

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet so schnell voran, dass es manchen Unternehmen schwerfällt, zu folgen. Wer der digitalen Transformation gegenüber nicht offen ist, wird schnell abgehängt. Vielen ist das auch bewusst, doch die Aufgabe, Prozesse zu digitalisieren, ist anspruchsvoll und man weiß oft nicht, wo man überhaupt damit anfangen soll. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die Digitalisierung mit sich bringt, und wie Sie sie bestmöglich in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Wie so Vieles hat auch die Digitalisierung der Arbeitswelt ihre Vor- und Nachteile. Die richtige Balance dazwischen zu finden, ist deswegen eine weitere Herausforderung, der sich Unternehmen stellen müssen.

Sobald eine Routinearbeit automatisiert von einer Software oder einem Roboter übernommen werden kann, wird die wichtigste Ressource überhaupt eingespart: Zeit. Software entlastet Mitarbeiter:innen und erledigt viele Dinge in nur einem Bruchteil der Zeit, sodass mehr von der wichtigen Ressource für wichtigere Aufgaben übrig bleibt.

Die Digitalisierung vereinfacht dabei Prozesse in sämtlichen Geschäftsbereichen entlang der kompletten Supply Chain: Logistik, Einkauf, Produktion, Kundenservice, Marketing, Personal- und Finanzmanagement. Überall unterstützen digitale Tools, um Aufgaben effizienter abzuarbeiten.

Die Digitalisierung macht es möglich, Büroarbeit auch außerhalb des Firmenbüros zu ermöglichen. Dadurch, dass man mit digitalen Hilfsmitteln auch von außen auf ein Firmennetzwerk zugreifen und mit den Kolleg:innen kommunizieren kann, schafft dies neue Möglichkeiten im Bereich der Arbeitszeiteinteilung. So können Mitarbeiter:innen bequem vom Home-Office aus arbeiten, falls dies erforderlich ist.

Die Digitalisierung eines Unternehmens geht je nach Maßnahmen mit einem hohen Kostenfaktor einher. Es muss nicht nur Soft- und Hardware angeschafft werden, sondern häufig ist bei Digitalisierungsvorhaben auch das Fachwissen von Experten nötig, die dem Unternehmen beratend zur Seite stehen.

Auch wenn die Digitalisierung langfristig dabei hilft, die laufenden Kosten zu minimieren, stellt sie zunächst einmal einen hohen Kostenpunkt dar, für den ein Budget bereitstehen muss.

Auch wenn die Digitalisierung die Arbeit komfortabler macht, birgt sie Gefahren, denn eine Firmeninfrastruktur, die von außen für Angestellte zugänglich ist, ist auch von Kriminellen angreifbar. Je mehr ein Unternehmen auf Digitalisierung setzt, desto mehr muss es sich auch mit dem Sicherheitsaspekt auseinandersetzen, um seine Infrastruktur, vernetzten Geräte und Daten vor Angriffen zu schützen.

In diesem Abschnitt wollen wir Ihnen zwei Beispiele vorstellen, wie digitale Tools helfen, Unternehmensprozesse zu vereinfachen.

Die Zeiten, in denen Papierdokumente in physikalischen Ordnern abgelegt werden, neigen sich langsam aber sicher dem Ende. Ob ein komplett papierloses Büro jemals möglich sein wird, bleibt zu bezweifeln, doch Fakt ist, dass das Papieraufkommen in Büros in den nächsten Jahren signifikant sinken wird.

Mit einer Software für digitale Unterschriften wie Yousign, zum Beispiel, lassen sich mittlerweile Verträge digital unterschreiben, ohne, dass nur ein einziges Blatt Papier dazu nötig ist. Die online erstellte Signatur gewährleistet ein fälschungssicheres Unterschreiben von Dokumenten. So wird nicht nur Papier gespart, sondern auch Zeit, weil die Dokumente nicht mehr postalisch verschickt werden müssen, sondern ganz einfach per Mail versendet werden.

Auch das Finanzmanagement ist prädestiniert für digitale Lösungen, denn dort fallen viele Routineaufgaben an, die von digitalen Hilfsmitteln viel schneller erledigt werden können, als jemals von einem Menschen.

Die Liquiditätsmanagement-Software von Agicap, beispielsweise, gleicht jeden Tag automatisch die Kontostände und Transaktionen sämtlicher Geschäftskonten ab, sodass Mitarbeiter:innen nicht mehr manuell die Zahlen in einer Excel-Tabelle erfassen müssen. Verantwortliche erhalten somit jeden Tag eine aktuelle Übersicht über die Liquidität des Unternehmens, und schauen sich auf Knopfdruck die Liquiditätsprognose für die nächsten Monate an, die immer auf den aktuellen Kontoständen beruht.

Strategische Entscheidungen werden somit auf einer fundierten Datenbasis getroffen. Die Digitalisierung hilft hier also nicht nur, Mitarbeitern:innen Zeit zu sparen, sondern trägt auch maßgeblich zu mehr Unternehmenserfolg bei.

Bevor Sie in irgendwelche Lösungen investieren, sollten Sie sich einen Digitalisierungsplan erstellen, um herauszufinden, in welchen Bereichen digitale Hilfsmittel Ihrem Unternehmen am meisten weiterhelfen könnten.

Eine Kernfrage, die Sie sich dabei immer stellen sollten, ist: „Wo laufen besonders viele Routinearbeiten ab?“ In jenen Bereichen besteht oft das meiste Digitalisierungspotenzial.

Die besten digitalen Tools bringen nichts, wenn die Mitarbeiter:innen sich gegen deren Nutzung versperren. Das ist oft der Fall, wenn die Angestellten keinen Mehrwert in den neuen Hilfsmitteln erkennen können. Deswegen ist es wichtig, dass Verantwortliche ihre Angestellten bestmöglich über die Vorzüge der Tools aufklären und Schulungen organisieren.

Dort lernen die Nutzer:innen am schnellsten, wie man effektiv mit einem neuen Tool umgeht, können Fragen stellen und sich auf diese Weise an einen neuen Prozess gewöhnen.

Das Verankern der Digitalisierung in der Unternehmenskultur ist wichtig. Angestellte müssen nämlich nicht nur wissen, wie man mit den entsprechenden digitalen Tools umgeht, sondern sie müssen sich auch über Risiken und Gefahren bewusst sein, die im Rahmen der Nutzung auftreten können (z.B. Cyberangriffe).

Die Digitalisierung eines Unternehmens ist kein Projekt mit festem Enddatum. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess, denn ständig werden neue Tools entwickelt, die den Unternehmensalltag noch komfortabler machen. Verantwortliche müssen auf dem Laufenden bleiben, und sich überlegen, welche Prozesse sie sukzessive digitalisieren wollen.

Im Lauf der Zeit stellt ein Unternehmen so immer mehr auf digitale Lösungen um, und bleibt auf einem aktuellen technologischen Stand, was sehr wichtig ist, um in einem globalen Markt weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben, denn auch Kund:innen schätzen aufgrund des erhöhten Komforts die Digitalisierung der Arbeitswelt mittlerweile sehr.

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Über Dr. Nirmalarajah Asokan: 

Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquiditätsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit zeichnet er für Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings für das Liquiditätsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.