Wie die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ablaufen sollte

Sie stellen in Ihrem Unternehmen neue Mitarbeiter ein und fragen sich, wie Sie die Bewerber, die Sie gerade ausgewählt haben, am besten empfangen können? Sie haben allen Grund, sich über dieses Thema Gedanken zu machen. Das Onboarding ist für den Fortbestand Ihrer Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie sollten sich also ernsthaft mit diesem Thema beschäftigen, um sicherzugehen, dass neue Kolleg:innen optimal auf Ihre neue Stelle vorbereitet werden und sich gut ins Team integrieren.

Doch wie sieht ein gelungenes Onboarding eines neuen Mitarbeiters aus? Schauen Sie sich die folgenden Tipps genau an und versuchen Sie diese bei Ihrer nächsten Einarbeitung direkt umzusetzen.

Ein gutes Onboarding hört nicht damit auf, Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihren neuen Mitarbeiter in den ersten Minuten des Ankunftstages willkommen zu heißen. Damit neue Kolleg:innen im Unternehmen ankommen und sicher in den Arbeitsalltag starten können, sollten auch die darauffolgenden Wochen effektiv für die Einarbeitung genutzt werden. 

Die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter:innen sollte nicht ohne einen konkreten Plan erfolgen. Ein gelungener Onboarding-Prozess beinhaltet intensive, firmenspezifische und gut durchdachte Überlegungen. Für die Erstellung einer erfolgreichen Onboarding-Checkliste sollten Sie die folgenden Elemente berücksichtigen:

Es sollte ein grober Zeitrahmen festgelegt werden, indem ein Startdatum sowie ein Enddatum für das Onboarding angegeben wird. Dieser soll lediglich einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit Arbeitgeber und Arbeitnehmer in die Einarbeitung investieren sollten, kann aber bei Bedarf nachträglich angepasst werden. Schließlich lernt der eine schneller als der andere, weshalb der Arbeitgeber Geduld aufbringen und flexibel auf die Lernfähigkeit seines neuen Mitarbeiters eingehen sollte.

Dem Mitarbeiter sollten Informationsmaterialien zur Verfügung gestellt werden, die ihm einen ersten Überblick über allgemeine Abläufe und Inhalte geben und an denen er sich in den ersten Wochen orientieren kann. 

Das Onboarding sollte klar strukturiert sein. Dazu gehört auch, dass genau festgelegt wird, wer am Onboarding beteiligt sein wird. Die Verantwortlichen sollten während der Einarbeitungsphase sicherstellen, dass sie selbst genug Zeit aufwenden, um den neuen Kollegen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Sie sollten sich außerdem darüber im Klaren sein, dass eigene Aufgaben oder Verpflichtungen, die während dieser Zeit anfallen, länger dauern oder sogar ganz auf der Strecke bleiben könnten. 

Wichtig sind auch regelmäßige Feedbackrunden mit dem neuen Kollegen. Er sollte stets die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen sowie vergangene Tage und Aufgaben zu reflektieren und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Auf diese Weise kann das Unternehmen Korrekturen für zukünftige Onboarding-Sessions vornehmen und damit die Mitarbeitererfahrung verbessern.

In größeren Unternehmen mit einer Personalabteilung (HR) kann diese mit den Planungen zum Onboarding-Prozess betraut werden. In kleineren Unternehmen können verschiedene Akteure daran beteiligt sein: Die Geschäftsleitung, die Person, die für die Personalbeschaffung zuständig ist, die Manager oder sogar die bereits angestellten Mitarbeiter:innen.

Obwohl das Onboarding am Ende des Einstellungsprozesses steht, sollte es nicht erst mit dem Tag der physischen Ankunft in den Räumlichkeiten beginnen. Stattdessen sollte es als eine Fortsetzung des Einstellungsprozesses angesehen werden.

Sie bauen so frühzeitig eine positive Geschäftsbeziehung zu dem neuen Mitarbeitenden auf, welcher zu dem Zeitpunkt in der Regel noch bei seinem früheren Arbeitgeber tätig ist. Seine Kündigungsfrist ist lang, oft drei Monate. Wenn Sie den Kontakt aufrechterhalten, brechen Sie nicht die Dynamik ab, die in den Gesprächen aufgebaut wurde. Sie zeigen Ihre Wertschätzung und geben ihm das Gefühl, dass Sie sich auf die kommende Zusammenarbeit mit ihm freuen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen frühzeitig onboarden, behalten Sie ihre Motivation und den Wunsch, Teil Ihres Unternehmens zu werden, aufrecht.

Auch wenn neue Mitarbeiter:innen in ein bestimmtes Team integriert werden, müssen sie mit verschiedenen Kolleg:innen interagieren. Die ersten Tage im Unternehmen sind die perfekte Zeit, um so viele Menschen wie möglich kennenzulernen. Der Onboarding-Prozess betrifft somit nicht nur die neuen Mitarbeiter:innen, sondern auch die erfahrenen Kolleg:innen in der Firma. Mehr noch: Das Onboarding ist ein Indikator für die Unternehmenskultur. Wenn es einladend und warmherzig ist, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Arbeitsverhältnis in einem Klima stattfindet, das die Entfaltung des Mitarbeiters sowie sein Vertrauen fördert.

Hier finden Sie einige sehr konkrete Ideen, die Sie in den verschiedenen Phasen eines erfolgreichen Onboardings in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Es liegt dann an Ihnen, die Maßnahmen auszuwählen, die Ihnen im Rahmen Ihrer Onboarding-Strategie am sinnvollsten erscheinen.

Zwischen dem Ende der Vorstellungsgespräche und dem Tag X, an dem man in das Unternehmen eintritt, können mehrere Monate vergehen. Das kann dazu führen, dass die Motivation kurzzeitig wieder abflacht, selbst bei den motiviertesten Bewerbern. Um die Lust, sich Ihnen anzuschließen, in der Zwischenzeit aufrechtzuerhalten, können Sie auf verschiedene Strategien zurückgreifen:

Laden Sie Ihren Neuzugang zu Veranstaltungen ein, die vom Unternehmen organisiert werden: Konferenzen, Restaurantbesuche, Seminare, Fortbildungen, Teambuilding- oder Afterwork-Veranstaltungen oder andere Firmenevents. 

Schicken Sie ihm schon im Voraus Informationsmaterialien und zu unterschreibende Dokumente zu und beantworten Sie alle seine Fragen.

Am Tag der Ankunft im Unternehmen können mehrere Aktionen durchgeführt werden, um den Mitarbeiter unter den besten Bedingungen willkommen zu heißen. Das Ziel sollte sein, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass er erwartet wird.

Verteilen Sie per E-Mail eine Mitteilung über die Ankunft neuer Mitarbeiter:innen. Organisieren Sie ein Frühstück und/oder ein Mittagessen zur Begrüßung mit dem Team. Planen Sie ein Treffen mit dem Manager, um den Aufgabenbereich und die Ziele zu besprechen. Organisieren Sie eine Übergabe aller notwendigen Materialien bzw. überreichen Sie Ihrem neuen Kollegen oder Ihrer neuen Kollegin ein Willkommenspaket mit verschiedenen Arbeitsutensilien. 

Wenn bis dahin noch nicht geschehen, sollte nun spätestens die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags erfolgen. Wenn Sie Ihren Arbeitsvertrag mit der Qualifizierten e-Signatur von Yousign unterschreiben, können Sie sogar auf einen zusätzlichen Nachweis über Arbeitsbedingungen verzichten. Erfahren Sie mehr darüber in unserem Artikel zum Bürokratieentlastungsgesetz. 

Am ersten Tag arbeitet man nicht wirklich. Man pflanzt eine nette Kulisse, regelt gemeinsam alle administrativen Schritte und macht der Person Lust, am nächsten Tag wiederzukommen.

Nach dem ersten Tag geht der Onboarding-Prozess weiter. Der Onboarding-Parcours sollte mehrere kurze Gespräche zur Vorstellung der Berufe mit verschiedenen Akteuren des Unternehmens vorsehen. Aber auch eine Einarbeitung in die intern genutzte Software und Tools.

Die Teammitglieder sollten sich abwechseln, um das neue Mitglied nicht allein essen zu lassen. Die Manager sollten regelmäßige Intervalle einplanen, um das Feedback und den Gemütszustand des Mitarbeiters zu erfassen.

Diese ersten Wochen der Arbeitsaufnahme sind entscheidend, da sie oft mit der Probezeit des Arbeitnehmers zusammenfallen, in der er seinen Arbeitsvertrag von einem Tag auf den anderen kündigen kann.

Die Dauer des Onboardings liegt in Ihrem Ermessen. Sie kann vom Umfang der Stelle, den Herausforderungen des Berufs, dem Kontext des Jobeinstiegs usw. abhängen.

Am Ende des Onboardings sollte der Arbeitnehmer gut in sein Team integriert sein, sich bei seiner Arbeit wohlfühlen und mit der Unternehmenskultur und den spezifischen Prozessen vertraut sein.

Das Onboarding kann mit einem Erfahrungsbericht seitens des neuen Mitarbeiters abgeschlossen werden. Dies ist ein wertvolles Instrument für Arbeitgeber, die den Neuen die Möglichkeit bieten, einen kritischen oder positiven Blick auf die Funktionsweise des Unternehmens zu entwickeln. Dazu gehört auch die Wirksamkeit der Onboarding-Strategie. Dann können sie ihn mündlich oder schriftlich wiedergeben. Das Unternehmen muss dann bereit sein, Kritik entgegenzunehmen. Gegebenenfalls kann das Unternehmen die Schritte seines Onboarding-Prozesses ändern, um sich zu verbessern.

Für eine gute Einarbeitung und die bestmögliche Integration mit allen Mitarbeitern des Unternehmens ist ein physisches Onboarding die beste Wahl.

Auch wenn ein Onboarding aus der Ferne nicht unmöglich ist, muss der Prozess dann noch weiter ausgearbeitet und die Kommunikation verstärkt werden, damit es gelingt, eine Verbindung aufzubauen, ohne dass die neuen Mitarbeiter physisch anwesend sind.

Ein erfolgreiches Onboarding ist der Schlüssel zur langfristigen Sicherung der Teams in einem Unternehmen und zur Verringerung der Fluktuation. Mitarbeitende, die in den ersten Tagen im Unternehmen glücklich sind, sind eher bereit, sich langfristig in Ihrem Unternehmen zu engagieren.

Ein vollständiger Onboarding-Prozess erstreckt sich von der Ankündigung der Einstellung bis zu mehreren Wochen nach der Ankunft im Unternehmen.

Fassen wir an dieser Stelle nochmal zusammen, was eine gute Einarbeitung beinhalten sollte:

Gesellige Momente sowie eine gute Kommunikation zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem gesamten Unternehmen sorgen für ein willkommenes Arbeitsklima zwischen beiden Vertragsparteien. Eine genaue Einführung in die Werkzeuge und Ressourcen des Unternehmens bzw. in die allgemeine Unternehmenssoftware erleichtern neuen Mitarbeiter:innen den Anfang und sorgen gleichzeitig für einen professionellen Eindruck. Ausreichende und nützliche Informationen sollten so zeitnah wie möglich zur Verfügung stehen, genauso wie Details über die Stelle, die Erwartungen, Herausforderungen und die Ziele. Am Ende sollte genug Zeit für Feedbackgespräche mit den Managern bzw. Mentor:innen bleiben und die Einarbeitung gemeinsam reflektiert werden.