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Die fortgeschrittene elektronische Signatur spart Kosten und Zeit

Mitarbeiter glücklich über elektronische Signatur
Dominik Drechsler

Dominik Drechsler

Country Manager Germany @Yousign

Illustration: Gawon LEE

Es gibt drei Stufen von elektronischen Unterschriften, die sich durch das Sicherheitsniveau von den anderen unterscheiden: die einfache elektronische Unterschrift, die fortgeschrittene elektronische Unterschrift und die qualifizierte elektronische Unterschrift. Diese drei Arten von elektronischen Unterschriften weisen nicht nur Unterschiede in ihrer Sicherheit auf, sondern auch in den mit ihnen verbundenen Kosten – dabei ist die fortgeschrittene elektronische Signatur um einiges günstiger als die qualifizierte elektronische Unterschrift.

Welche Kriterien muss eine fortgeschrittene elektronische Unterschrift erfüllen?

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt strengen Anforderungen für die Identitätsprüfung, welche in der eIDAS-Verordnung bzw. dem deutschen Signaturgesetz festgehalten sind. Dafür hat sie auch eine höhere Beweiskraft und ist für die Unterzeichnung von Dokumenten, bei denen erhebliche rechtliche Risiken bestehen können, bestens geeignet. 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss folgende Merkmale besitzen:

  1. Sie muss in eindeutiger und klarerweise mit dem Unterzeichnenden verbunden sein
  2. Der Unterzeichnende muss identifiziert werden können
  3. Sie muss mit Mitteln erstellt werden, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichnenden stehen, z.B. Smartphone, Tablet oder PC
  4. Sie muss gewährleisten, dass der Rechtsakt, auf den sie sich bezieht, nicht verändert werden kann

Diese Merkmale können erreicht werden, wenn ein Ausweisdokument des Unterzeichnenden hochgeladen und validiert wird. Da in der EU SIM-Karten per Gesetz Nutzer-registriert sind, kann aber auch auf die beim Erwerb der SIM-Karte geleistete Identifizierung abgestellt werden, indem lediglich ein SMS-Einmalpasswort versendet wird. Beispielsweise können Lebens-, Unfall- oder Berufsunfähigkeitsversicherungen mit der fortgeschrittene Signatur unterzeichnet werden. Im Gegensatz zur qualifizierten elektronischen Unterschrift – der sichersten Form der elektronischen Signaturen – wird die Identität des Unterzeichnenden nicht kurz vor der Unterschrift validiert und der Signaturschlüssel in der fortgeschrittenen Unterschrift liegt nicht in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD).

Wieso sind für die fortgeschrittene elektronische Signatur die Kosten geringer?

Die Vorgehensweise bei der Identifizierung des Unterzeichnenden spart bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur Kosten ein: Bei fortgeschrittenen Signaturen reicht die Eingabe eines SMS-TAN-Codes, weil man sich beim Kauf der SIM-Karte bereits mit einem Ausweis legitimiert haben muss. Dementsprechend erfolgt die Identifizierung ohne großen Aufwand oder hohe Zusatzkosten. Bei qualifizierten Signaturen hingegen müssen sich die Unterzeichnenden unmittelbar vor der Signatur identifizieren. Das kann mittels eines Videocalls in Echtzeit, mittels bestimmter Hardware, mithilfe der e-ID Funktion des biometrischen Personalausweise oder persönlich geschehen. Alle Verfahren sind bedeutend teurer, weil z.B. beim Video-Call geschulte Mitarbeitende in einem Call-Center die Identifizierungen durchführen müssen. Es gibt zwar heutzutage auch KI-gestützte Identifizierungen auf Distanz, trotzdem muss letztendlich ein Mensch die Identifizierung bestätigen, womit diese sogenannten Hybrid-Verfahren ebenfalls mit Kosten verbunden sind. Hinzu kommen Kosten für die Hardware seitens des Signaturanbieters; konkret: ein Hardware Security Module (HSM), das angeschafft und unterhalten werden muss.

Dementsprechend ist nicht nur der Aufwand geringer, sondern auch die Kosten für eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Alles in allem kann man aber sagen, dass alle Arten von elektronischen Signaturen zeitsparender und kostengünstiger sind als die handschriftliche Variante: 

  • Die zu unterschreibenden Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden, sodass weder Tinte noch Papier verwendet werden müssen. 
  • Die Verträge müssen nicht per Post verschickt werden, sodass keine Briefumschläge und Versandkosten gezahlt werden müssen.
  • Unterschriebene Verträge müssen nicht archiviert oder anderweitig aufbewahrt werden, sodass Platz zu Hause und im Büro gespart werden kann.
  • Der gesamte Prozess des Unterschreibens wird beschleunigt, indem die zuvor genannten Handlungen durch ein paar Klicks in einer Software, wie der von Yousign, ersetzt werden können.

Mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur können Kosten und Zeitaufwand reduziert werden

Sowohl die qualifizierte als auch die fortgeschrittene elektronische Unterschrift bietet gewisse Vor- und Nachteile. Während die qualifizierte Signatur das höchste Sicherheitsniveau bietet, aber dafür mit einem größeren Aufwand für den Unterzeichnenden verbunden ist, spart die fortgeschrittene elektronische Signatur Kosten und Zeit, ist aber nicht für alle Verträge geeignet. 

Dokumente wie befristete Arbeitsverträge oder Zeitarbeitsverträge, bei Bankkontoeröffnungen und Kreditverträgen oder bei der Freischaltung von SIM-Karten sind qualifizierte elektronische Unterschriften erforderlich, für die die Unterzeichnenden kurz vor der Signatur ihre Identität legitimieren müssen. Das Gros an anderen Verträgen, wie z.B. unbefristete Arbeitsversicherungen, die meisten Versicherungsverträge oder alle Dokumente des Handelsrechts, lassen sich hingegen mit der zeit- und kostensparenden fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnen.

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