Erfolgsrezept E-Recruiting: Die richtigen Bewerber:innen finden

Stellenanzeigen in der Zeitung und postalische Bewerbungen gehören der Vergangenheit an. Wer die besten Kandidaten und Kandidatinnen für sein Unternehmen finden möchte, muss heute anderswo suchen. Der Arbeitsmarkt und die Personalbeschaffung haben sich schon längst weiterentwickelt. Herausforderungen wie der Fachkräftemangel zwingen Unternehmen zunehmend zu kreativen Lösungen, um neue Kandidaten und Kandidatinnen für ihr Team zu gewinnen. Dadurch steigen auch die Ansprüche der umworbensten Talente. Gerade deshalb müssen sich Firmen an ihre Bewerber:innen anpassen, auf online Lösungen setzen und ihre Bewerbungsprozesse beschleunigen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch das E-Recruiting bzw. die E-Rekrutierung aufstrebende Talente gewinnen können.

Der Begriff des E-Recruitings (Electronic Recruiting) ist aus der Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. Er umfasst alle Online-Prozesse der Personalbeschaffung, von der digitalen Stellenanzeige über das Personalmarketing bis hin zur Verwaltung von Personalakten. Aber auch die aktive Suche bei Karrierenetzwerken und die Kommunikation innerhalb eines Betriebes sind Teilbereiche des E-Recruitings. Mit der E-Rekrutierung ist also die vollständige Digitalisierung des Bewerbungs- und Personalgewinnungsprozesses gemeint. Automatisierte E-Mails, der Einsatz von Social Media und digitale Analysen ermöglichen eine zeitgemäße Rekrutierung und ein unkompliziertes Bewerbungsmanagement. Nach erfolgreicher Rekrutierung kann die Personalakte dann ebenfalls digital angelegt und dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben werden.

Was es beim E-Recruiting zu beachten gilt

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, welche konkreten Bereiche des Bewerbungs- und Personalmanagements automatisiert werden sollten. Hier bekommen Sie einen Überblick: 

• Die eigene Karrierewebseite: Es ist wichtig, die Vision sowie die Unternehmenskultur Ihrer Firma nach außen zu tragen, um passende Mitarbeiter zu finden. Mögliche Bewerber:innen können sich durch Ihre Karrierewebseite einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen verschaffen. Zusätzlich sollte diese Seite über aktuelle Stellenangebote für Interessierte informieren.
• Stellenanzeigen auf mehreren Kanälen: Nutzen Sie das breite Angebot von Recruiting-Kanälen. Sie können Ihre Stellenanzeigen nicht nur auf LinkedIn und Xing, sondern auch auf Instagram, Indeed und zahlreichen anderen (Social Media-)Plattformen schalten. Wichtig ist dabei, sich nicht nur auf einen Kanal zu beschränken, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Digitale Stellenanzeigen bringen den Vorteil mit sich, dass Unternehmen schnell auf den Arbeitsmarkt reagieren können. 
• HR-Software: Legen Sie sich eine Software zu, die Ihnen eine strukturierte Übersicht über die Auswahl der Bewerber:innen verschafft. Damit sparen Sie Papier und Verwaltungschaos.
• Unterzeichnung des Arbeitsvertrags: Wenn Sie die ideale Person für den Job in Ihrem Unternehmen gefunden haben, steht die elektronische Unterzeichnung des Arbeitsvertrags an. Zeitlich begrenzte Verträge müssen mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur unterschrieben werden, während für unbegrenzte Verträge die Einfache bzw. Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift ausreicht. Als befristet gilt in Deutschland ein Vertrag auch, wenn die Frist des Vertrags mit dem Durchschnittsalter des Renteneintritts begründet wird.

Alles Wissenswerte über die Qualifizierte Elektronische Signatur und ihre Benutzung.

• Digitale Personalakte: Für erfolgreiche Abläufe in einem Unternehmen ist es wichtig, dass Fortbildungen, Feedback-Gespräche und Ereignisse, die Mitarbeiter betreffen, dokumentiert werden. In diesem Fall ist eine digitale Personalakte von Vorteil. Sie entlastet nicht nur Ihre Firma, sondern auch Mitarbeiter. Fehlzeiten, Urlaube oder die Änderung von Stammdaten können mithilfe der digitalen Akte problemlos erfasst werden. 
• Digitaler Fragebogen bei Vertragsende: Wenn sich ein Arbeitsvertrag dem Ende zuneigt, sollten Sie auf keinen Fall auf einen digitalen Fragebogen verzichten. Kritik von ihren ehemaligen Mitarbeitern kann sehr wertvoll für ein Unternehmen sein, um herauszufinden, an welcher Stelle es Verbesserungsbedarf gibt. Das digitale Feedback kann Aufschluss darüber geben, welche internen Abläufe positiv bewertet werden und bei welchen der Arbeitgeber nachbessern könnte. Zusätzlich kann ein Feedback auch am Ende des Arbeitsverhältnisses Arbeitnehmern Wertschätzung vermitteln.

• 1) Schnelligkeit und Zeitersparnis
• Die Konkurrenz schläft nie. Deshalb müssen Sie bei der Suche nach Talenten schnell und effizient sein. Mit den Maßnahmen des E-Recruitings treten Sie schneller in Kontakt mit Bewerber:innen und überzeugen mit einem zeitgemäßen Auftritt. 
• 2) Reichweite und örtliche Ungebundenheit
• Mit einem Online-Bewerbungsverfahren erweitert sich die Anzahl an potenziellen Kandidaten und Kandidatinnen deutlich. Als Unternehmen besteht für Sie so die Möglichkeit, Reichweite zu generieren und passende Mitarbeiter:innen zu gewinnen. Millennials und die Generation Z haben den Arbeitsmarkt mit ihrer Sichtweise grundlegend verändert. E-Prozesse sind gerade deshalb für viele Bewerber:innen ein Pluspunkt und bessern das Image des Unternehmens auf. 
• 3) Transparenz
• Nutzen Sie die Möglichkeiten des E-Recruitings, um volle Transparenz bei der Personalgewinnung zu gewährleisten. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiter:innen Ihrer Firma, sondern auch für Bewerber:innen. Wenn Sie Transparenz beim Status der Bewerbung zulassen, kann das bei den Kandidaten und Kandidatinnen einen positiven Eindruck hinterlassen. Der Prozess der Bewerbung sollte so übersichtlich wie möglich und nachvollziehbar gestaltet werden. Dann werden Bewerber:innen, die abgelehnt wurden, nach einer Weiterqualifizierung aber möglicherweise interessant für das Unternehmen werden, einer erneuten Bewerbung gegenüber aufgeschlossener sein.
• 4) Kostenersparnis
• Die klassische Personalbeschaffung ist eine sehr arbeitsintensive Angelegenheit. Automatisierte Prozesse sparen daher viel Zeit und Geld. Auch durch Online-Stellenanzeigen werden Kosten reduziert: Im Gegensatz zu Printanzeigen können diese kostengünstig oder gar kostenlos auf den Social-Media-Kanälen des Unternehmens geschaltet werden. Durch gutes E-Recruiting vereinfachen Sie nicht nur den Auswahlprozess, sondern stärken auch automatisch das Image Ihrer Firma und betreiben so Employer Branding.

• Digitale Personalakte: Für eine erfolgreiche Firma ist es wichtig, dass Fortbildungen, Feedback-Gespräche und Ereignisse, die Mitarbeiter:innen betreffen, dokumentiert werden. In diesem Fall ist eine digitale Personalakte von Vorteil. Sie entlastet nicht nur Ihre Firma, sondern auch Mitarbeiter:innen. Fehlzeiten, Urlaube oder die Änderung von Stammdaten können mithilfe der digitalen Akte problemlos erfasst werden. 
  
• Digitaler Fragebogen bei Vertragsende: Wenn sich ein Arbeitsvertrag dem Ende zuneigt, sollten Sie auf keinen Fall auf einen digitalen Fragebogen verzichten. Kritik ist zwar nicht immer leicht zu ertragen, aber sie kann sehr wertvoll für Ihr Unternehmen sein. Das digitale Feedback kann nämlich Aufschluss darüber geben, welche internen Abläufe positiv bewertet werden und bei welchen Verbesserungspotenzial herrscht. Zusätzlich kann ein Feedback auch am Ende des Arbeitsverhältnisses Arbeitnehmer:innen ein Gefühl von Wertschätzung geben. 

1) Schnelligkeit und Zeitersparnis

Die Konkurrenz schläft nie. Deshalb müssen Sie bei der Suche nach Talenten schnell und effizient sein. Mit den Maßnahmen des E-Recruitings treten Sie schneller in Kontakt mit Bewerber:innen und überzeugen mit einem zeitgemäßen Auftritt. 

2) Reichweite und örtliche Ungebundenheit

Mit einem Online-Bewerbungsverfahren erweitert sich die Anzahl an potenziellen Kandidat:innen deutlich. Als Unternehmen besteht für Sie so die Möglichkeit, Reichweite zu generieren und passende Mitarbeiter:innen zu gewinnen. Millennials und die Generation Z haben den Arbeitsmarkt mit ihrer Sichtweise grundlegend verändert. E-Prozesse sind gerade deshalb für viele Bewerber:innen ein Pluspunkt und bessern das Image des Unternehmens auf. 

3) Transparenz

Nutzen Sie die Möglichkeiten des E-Recruitings, um volle Transparenz bei der Personalgewinnung zu gewährleisten. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiter:innen Ihrer Firma, sondern auch für Bewerber:innen. Wenn Sie Transparenz beim Status der Bewerbung zulassen, kann das bei den Kandidat:innen einen positiven Eindruck hinterlassen. 

4) Kostenersparnis

Die klassische Personalbeschaffung ist eine sehr arbeitsintensive Aufgabe. Automatisierte Prozesse sparen daher viel Zeit und Geld. Auch durch Online-Stellenanzeigen werden Kosten reduziert: Im Gegensatz zu Printanzeigen können diese kostengünstig oder gar kostenlos geschaltet werden. Durch gutes E-Recruiting vereinfachen Sie nicht nur den Auswahlprozess, sondern stärken auch automatisch das Image Ihrer Firma und betreiben so Employer Branding.

1) Der Aufwand

Aller Anfang ist schwer. Das gilt auch für die Integration automatisierter Prozesse. Der Aufwand, der betrieben werden muss, setzt zunächst ein zeitliches und monetäres Investment voraus. Hier spielt der Kundensupport verschiedener Anbieter:innen eine große Rolle. Deshalb sollte ein guter Kundenservice ein essenzielles Auswahlkriterium für Ihre digitalen Tools sein. Die Integration solcher Prozesse ist zwar aufwändig, aber das Unternehmen wird im Anschluss davon profitieren. Als Teil einer ausgereiften Strategie zur Digitalisierung sollte das E-Recruiting von jedem Arbeitgeber angegangen werden. 

2) Kosten

Der Kostenpunkt ist einerseits ein Vorteil, andererseits aber auch ein Nachteil. Auf lange Sicht sparen Sie mit einer Software beim E-Recruitment erheblich, doch wie die meisten Investitionen ist auch diese zu Beginn kostenintensiv. Dabei muss beachtet werden, dass für jede E-Recruiting-Maßnahme verschiedene Kosten anfallen.

Der Datenschutz ist besonders für deutsche Unternehmen ein wichtiges Thema. Vor allem im HR-Bereich wird mit sensiblen Daten gearbeitet. Von Ihnen genutzte Software muss demnach unbedingt datenschutzkonform sein. Die Rechenzentren sollten in Deutschland oder der EU sein, da es sich sonst um einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz handelt. Bei einigen Bewerbungsmanagement-Softwares gibt es spezielle Einstellungen für die Daten, sodass nur bestimmte Personen Zugriff auf die Informationen der Bewerber:innen erhalten. Auch wenn das Ganze kompliziert klingt, besteht kein Grund zur Sorge: Für die Einhaltung des Datenschutzes gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt.

Früher oder später muss sich jedes Unternehmen mit E-Recruiting auseinandersetzen. Die Digitalisierung hat sich im HR-Management bereits weitgehend durchgesetzt und das wird in Zukunft auch so bleiben. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet sich durch die gesteigerte Effizienz und Produktivität eine große Chance. Wir raten, sich selbst ein Bild davon zu verschaffen. Die meisten E-Recruiting-Softwares bieten kostenfreie Probeversionen an. So können Sie Schritt für Schritt mit den Probe-Abos unternehmensspezifische Lösungen für Ihr Bewerbermanagement finden.

Für Recruiter ist es heute wichtiger denn je, den richtigen Kandidat oder die richtige Kandidatin über verschiedene Kanäle zu erreichen. Die Zeiten, in denen eine Stellenanzeige in der Zeitung ausreichte, sind längst vorbei. Moderne Trends im Bereich des E-Recruitings zeigen, dass sich Bewerbungen zunehmend auf Jobs über online Plattformen und Social Media konzentrieren. Wer als Arbeitgeber erfolgreich sein möchte, muss eine Strategie entwickeln, um das Talent dort zu finden, wo es einen Job sucht. Das bedeutet, dass eine breit gestreute Präsenz auf den richtigen Kanälen für den Erfolg des Rekrutierungsprozesses entscheidend ist.

Ein durchdachter Rekrutierungsansatz berücksichtigt nicht nur, wo Kandidaten und Kandidatinnen nach Stellenanzeigen suchen, sondern auch, wie der gesamte Prozess gestaltet wird, um die richtigen Talente effektiv an Bord zu holen. Arbeitgeber sollten ihre Strategie ständig anpassen und auf aktuelle Trends im Bereich E-Recruiting reagieren, um im Wettbewerb um die besten Kandidaten und Kandidatinnen vorne zu bleiben. Mit einem schlanken, digitalen Prozess und einer gut durchdachten Strategie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Talente finden und erfolgreich in den Betrieb integrieren.

Ein erfolgreiches E-Recruiting beginnt mit einer digitalen Stellenanzeige, die auf den Kanälen des Unternehmens geposted oder durch Anzeigen im Internet verbreitet wird. Potenzielle Bewerber und Bewerberinnen müssen hier angesprochen werden. Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass die Stelle klar beschrieben ist und alle relevanten Aufgaben und Anforderungen transparent kommuniziert werden. Gerade Bewerber der Generation Z legen Wert auf ein schnelles und unkompliziertes Bewerbungsverfahren, bei dem sie sich über wenige Klicks für Jobs bewerben können. Digitale Maßnahmen wie ein optimiertes Bewerbermanagement-System erleichtern den Prozess für beide Seiten und sorgen dafür, dass Bewerbungen strukturiert und effizient bearbeitet werden. Dies ist entscheidend, um im Prozess der Bewerbung die richtigen Kandidaten zu gewinnen und passende Talente schnell in das Team zu integrieren.

Nach der erfolgreichen Auswahl eines neuen Bewerbers geht es um ein reibungsloses Onboarding. Unternehmen müssen sicherstellen, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut in das Team eingeführt werden und ihre Aufgaben von Anfang an verstehen. Ein digitaler Ansatz kann dabei helfen, den Onboarding-Prozess zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen über das Unternehmen und die Jobs klar vermittelt werden. Durch diese Maßnahmen gelingt es nicht nur, das Onboarding zu beschleunigen, sondern auch den richtigen Kandidaten oder die richtige Kandidatin langfristig ans Unternehmen zu binden und ihnen den Einstieg in ihre neuen Aufgaben zu erleichtern.