Erfolgsrezept E-Recruiting: Wie digitale Zeiten digitale Lösungen erfordern

Stellenanzeigen in der Zeitung und postalische Bewerbungen gehören in Zeiten der Digitalisierung zunehmend der Vergangenheit an. Der Arbeitsmarkt und auch die Personalbeschaffung befinden sich im Wandel. Herausforderungen wie der Fachkräftemangel zwingen Unternehmen zunehmend zu kreativen Lösungen, um neue Kandidat:innen für sich zu gewinnen. Gerade deshalb müssen sich Firmen an ihre Bewerber:innen anpassen, auf digitale Lösungen setzen und ihre Bewerbungsprozesse beschleunigen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch das E-Recruiting bzw. die E-Rekrutierung aufstrebende Talente an Land ziehen.

Der Begriff des E-Recruitings (Electronic Recruiting) ist aus der Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. Er umfasst alle Online-Prozesse der Personalbeschaffung, von der digitalen Stellenanzeige über Personalmarketing bis hin zur Verwaltung von Personalakten. Aber auch die aktive Suche bei Karrierenetzwerken und die Kommunikation innerhalb eines Betriebes sind Teilbereiche des E-Recruitings. Mit der E-Rekrutierung ist also die vollständige Digitalisierung des Bewerbungs- und Personalgewinnungsprozesses gemeint. Durch automatisierte E-Mails und digitale Analysen ermöglicht die zeitgemäße Rekrutierung ein unkompliziertes Bewerbungsmanagement. 

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, welche konkreten Bereiche des Bewerbungs- und Personalmanagements automatisiert werden sollten. Hier bekommen Sie einen Überblick: 

• Die eigene Karrierewebseite: Es ist wichtig, die Vision sowie die Unternehmenskultur Ihrer Firma nach außen zu tragen, um passende Mitarbeiter:innen zu finden. Mögliche Bewerber:innen können sich durch Ihre Karrierewebseite einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen verschaffen. Zusätzlich sollte diese Seite Interessierte über aktuelle Stellenangebote informieren. Bei uns finden Sie dafür ein Beispiel. 
  
• Stellenanzeigen auf mehreren Kanälen: Nutzen Sie das breite Angebot von Recruiting-Kanälen. Sie können Ihre Stellenanzeigen nicht nur auf LinkedIn und Xing, sondern auch auf Instagram, Indeed und zahlreichen anderen (Social Media-)Plattformen schalten. Wichtig ist dabei, sich nicht nur auf einen Kanal zu beschränken und das volle Potenzial auszuschöpfen. Digitale Stellenanzeigen bringen den Vorteil mit sich, dass Sie als Firma schnell auf den Arbeitsmarkt reagieren können. 
  
• HR-Software: Legen Sie sich eine Software zu, die Ihnen eine strukturierte Übersicht über die Auswahl der Bewerber:innen verschafft. Damit sparen Sie Papier und Verwaltungschaos.
  
• Unterzeichnung des Arbeitsvertrags: Wenn Sie die ideale Person für den Job in Ihrem Unternehmen gefunden haben, dann geht es bei beiderseitiger Zustimmung auch schon an die elektronische Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Zeitlich begrenzte Verträge sollten mit der Qualifizierten e-Signatur unterschrieben werden, während für unbegrenzte Verträge die einfache bzw. fortgeschrittene elektronische Unterschrift ausreicht.

Alles Wissenswerte über die Qualifizierte Elektronische Signatur und ihre Benutzung.

• Digitale Personalakte: Für eine erfolgreiche Firma ist es wichtig, dass Fortbildungen, Feedback-Gespräche und Ereignisse, die Mitarbeiter:innen betreffen, dokumentiert werden. In diesem Fall ist eine digitale Personalakte von Vorteil. Sie entlastet nicht nur Ihre Firma, sondern auch Mitarbeiter:innen. Fehlzeiten, Urlaube oder die Änderung von Stammdaten können mithilfe der digitalen Akte problemlos erfasst werden. 
  
• Digitaler Fragebogen bei Vertragsende: Wenn sich ein Arbeitsvertrag dem Ende zuneigt, sollten Sie auf keinen Fall auf einen digitalen Fragebogen verzichten. Kritik ist zwar nicht immer leicht zu ertragen, aber sie kann sehr wertvoll für Ihr Unternehmen sein. Das digitale Feedback kann nämlich Aufschluss darüber geben, welche internen Abläufe positiv bewertet werden und bei welchen Verbesserungspotenzial herrscht. Zusätzlich kann ein Feedback auch am Ende des Arbeitsverhältnisses Arbeitnehmer:innen ein Gefühl von Wertschätzung geben. 

1) Schnelligkeit und Zeitersparnis

Die Konkurrenz schläft nie. Deshalb müssen Sie bei der Suche nach Talenten schnell und effizient sein. Mit den Maßnahmen des E-Recruitings treten Sie schneller in Kontakt mit Bewerber:innen und überzeugen mit einem zeitgemäßen Auftritt. 

2) Reichweite und örtliche Ungebundenheit

Mit einem Online-Bewerbungsverfahren erweitert sich die Anzahl an potenziellen Kandidat:innen deutlich. Als Unternehmen besteht für Sie so die Möglichkeit, Reichweite zu generieren und passende Mitarbeiter:innen zu gewinnen. Millennials und die Generation Z haben den Arbeitsmarkt mit ihrer Sichtweise grundlegend verändert. E-Prozesse sind gerade deshalb für viele Bewerber:innen ein Pluspunkt und bessern das Image des Unternehmens auf. 

3) Transparenz

Nutzen Sie die Möglichkeiten des E-Recruitings, um volle Transparenz bei der Personalgewinnung zu gewährleisten. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiter:innen Ihrer Firma, sondern auch für Bewerber:innen. Wenn Sie Transparenz beim Status der Bewerbung zulassen, kann das bei den Kandidat:innen einen positiven Eindruck hinterlassen. 

4) Kostenersparnis

Die klassische Personalbeschaffung ist eine sehr arbeitsintensive Aufgabe. Automatisierte Prozesse sparen daher viel Zeit und Geld. Auch durch Online-Stellenanzeigen werden Kosten reduziert: Im Gegensatz zu Printanzeigen können diese kostengünstig oder gar kostenlos geschaltet werden. Durch gutes E-Recruiting vereinfachen Sie nicht nur den Auswahlprozess, sondern stärken auch automatisch das Image Ihrer Firma und betreiben so Employer Branding.

1) Der Aufwand

Aller Anfang ist schwer. Das gilt auch für die Integration automatisierter Prozesse. Der Aufwand, der betrieben werden muss, setzt zunächst ein zeitliches und monetäres Investment voraus. Hier spielt der Kundensupport verschiedener Anbieter:innen eine große Rolle. Deshalb sollte ein guter Kundenservice ein essenzielles Auswahlkriterium für Ihre digitalen Tools sein. Die Integration solcher Prozesse ist zwar aufwändig, allerdings sollten Sie dabei nicht vergessen, dass das Unternehmen im Anschluss davon profitiert. 

2) Kosten

Der Kostenpunkt ist einerseits ein Vorteil, andererseits aber auch ein Nachteil. Auf lange Sicht sparen Sie mit einer Software beim E-Recruitment erheblich, doch wie die meisten Investitionen ist auch diese zu Beginn kostenintensiv. Dabei muss beachtet werden, dass für jede E-Recruiting-Maßnahme verschiedene Kosten anfallen.

Der Datenschutz ist für deutsche Unternehmen ein wichtiges Thema. Vor allem im HR-Bereich wird mit sensiblen Daten gearbeitet. Von Ihnen genutzte Softwares müssen demnach unbedingt datenschutzkonform sein. Die Rechenzentren sollten in Deutschland oder der EU sein, da es sich sonst um einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz handelt. Bei einigen Bewerbungsmanagement-Softwares gibt es spezielle Einstellungen für die Daten, sodass nur bestimmte Personen Zugriff auf die Informationen der Bewerber:innen erhalten. Auch wenn das Ganze kompliziert klingt, besteht kein Grund zur Sorge: Für die Einhaltung des Datenschutzes gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt.

Früher oder später muss sich jedes Unternehmen mit E-Recruiting auseinandersetzen. Die Digitalisierung hat sich im HR-Management bereits weitgehend durchgesetzt und das wird in Zukunft auch so bleiben. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet sich durch die gesteigerte Effizienz und Produktivität eine große Chance. Wir raten, sich selbst ein Bild davon zu verschaffen. Die meisten E-Recruiting-Softwares bieten kostenfreie Probeversionen an. Schritt für Schritt können Sie mit den Probe-Abos unternehmensspezifische Lösungen für Ihr Bewerbermanagement finden.