Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

3 min

Aktualisiert am 24 Mai, 2024

Veröffentlicht am 15 Mai, 2024

Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung(eAU) mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES)

Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung(eAU)
Dina Janghorban

Dina Janghorban

Content Manager @Yousign

Illustration: Gawon Lee

Übersicht

Seit dem 1. Januar 2021 hat die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) das deutsche Gesundheitswesen revolutioniert. Diese digitale Innovation bietet eine effizientere Möglichkeit für Arbeitnehmer, ihre Krankschreibung zu erhalten und an den Arbeitgeber & der Krankenkasse zu übermitteln. Gleichzeitig markiert sie einen bedeutsamen Fortschritt in Richtung Digitalisierung und Datenschutz im Arbeitsumfeld, indem sie den Prozess der Papierübermittlung überflüssig macht und gleichzeitig den hohen Standards des Datenschutzes gerecht wird.

In diesem Artikel werden wir einen genauen Blick darauf werfen, wie die Einführung der eAU den Arbeitsalltag von Arbeitnehmern, Arbeitgebern, Ärzten und Krankenkassen verändert hat und welche Vorteile sie für alle Beteiligten mit sich bringt.

Was ist eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ist eine digitale Version einer ärztlichen Bescheinigung, die bestätigt, dass ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage ist, seine Arbeit auszuführen. Im Gegensatz zur traditionellen, papierbasierten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird die eAU elektronisch erstellt, übermittelt und gespeichert. Sie kann von einem Arzt digital signiert werden und enthält in der Regel Informationen wie den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und gegebenenfalls spezifische Diagnosen.

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Welche Vorteile hat die eAU?

  • Schnelle Bearbeitung: Die eAU ermöglicht eine schnellere Bearbeitung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, was für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen vorteilhaft ist.
  • Geringerer bürokratischer Aufwand: Durch die Digitalisierung entfällt der mühsame Papierkram, der mit traditionellen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen verbunden ist, was zu einer effizienteren Abwicklung führt.
  • Flexibilität und Zugänglichkeit: Arbeitnehmer können die eAU bequem von überall aus erhalten, ohne persönlich zum Arzt gehen zu müssen, was Zeit und Aufwand spart.
  • Zeitersparnis für Ärzte: Ärzte können die eAU direkt elektronisch signieren und übermitteln, was ihren Verwaltungsaufwand reduziert und mehr Zeit für die Patientenversorgung ermöglicht.
  • Umweltfreundlichkeit: Die Nutzung von eAUs trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und unterstützt somit Umweltschutzmaßnahmen.
  • Rechtliche Gleichwertigkeit: eAUs mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) haben die gleiche rechtliche Gültigkeit wie traditionelle Bescheinigungen, was rechtliche Sicherheit gewährleistet.
  • Sichere Übertragung von Gesundheitsdaten: Die eAU mit QES bietet einen hohen Sicherheitsstandard für die Übertragung sensibler Gesundheitsdaten, was Datenschutzbedenken adressiert.
  • Effiziente Verwaltung für Arbeitgeber: Arbeitgeber können eAUs einfach verwalten und archivieren, was zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz führt.
  • Digitale Integration: Die eAU kann in digitale Arbeitsabläufe integriert werden, was zu einer nahtlosen Verbindung mit anderen Unternehmenssystemen führt.
  • Zukunftsorientiertes Arbeiten: Die Einführung von eAUs mit QES zeigt, dass Unternehmen und Organisationen sich für innovative Technologien und Prozesse einsetzen, um Arbeitsabläufe zu verbessern und den digitalen Wandel voranzutreiben.

Wie bekommt der Arbeitgeber die elektronische Au?

Die eAU wird in der Regel vom behandelnden Arzt ausgestellt und digital signiert. Anschließend wird sie entweder direkt vom Arzt an den Arbeitnehmer gesendet oder der Arbeitnehmer erhält Zugang zu einer digitalen Kopie. Der Arbeitnehmer ist dafür verantwortlich, die eAU an den Arbeitgeber weiterzuleiten, sei es persönlich, per E-Mail oder über ein digitales Portal. Der Arbeitgeber kann die eAU dann elektronisch abrufen, oft über ein spezielles Portal zur Verwaltung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, oder sie per E-Mail oder andere digitale Kommunikationswege erhalten.

Wie ist der Prozess für Arbeitnehmer, Arbeitgeber, Krankenkasse & Ärzte?

Für Arbeitnehmer:

  1. Arztbesuch: Der Arbeitnehmer konsultiert einen Arzt, wenn er aufgrund gesundheitlicher Probleme arbeitsunfähig ist.
  2. Ausstellung der eAU: Der Arzt erstellt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und signiert sie elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
  3. Erhalt der eAU: Der Arbeitnehmer erhält die eAU entweder direkt vom Arzt oder über eine digitale Plattform, die es ihm ermöglicht, die Bescheinigung herunterzuladen oder per E-Mail zu erhalten.
  4. Weiterleitung an den Arbeitgeber: Der Arbeitnehmer leitet die eAU an seinen Arbeitgeber weiter, entweder persönlich, per E-Mail oder über ein digitales Portal, je nach den vereinbarten Unternehmensrichtlinien.

Für Arbeitgeber:

  1. Erhalt der eAU: Der Arbeitgeber empfängt die eAU vom Arbeitnehmer, entweder per E-Mail, über ein digitales Portal oder auf andere vereinbarte Weise.
  2. Verarbeitung der eAU: Der Arbeitgeber überprüft die eAU und nimmt sie in die Personalakten des Arbeitnehmers auf. Je nach Unternehmensrichtlinien kann dies auch die Weiterleitung an die Personalabteilung oder die Krankenversicherung umfassen.
  3. Archivierung: Die eAU wird vom Arbeitgeber gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und Arbeitsrechtvorschriften archiviert und aufbewahrt.

Für Ärzte:

  1. Untersuchung und Diagnose: Der Arzt führt die notwendige medizinische Untersuchung durch und stellt eine Diagnose für den Patienten aus.
  2. Ausstellung der eAU: Basierend auf der Diagnose stellt der Arzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aus und signiert sie elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
  3. Übermittlung an den Patienten: Die eAU wird dem Patienten zur Verfügung gestellt, entweder in Papierform oder elektronisch, je nach den Präferenzen und Möglichkeiten der Arztpraxis.
  4. Dokumentation: Der Arzt dokumentiert die Ausstellung der eAU ordnungsgemäß in den Patientenunterlagen und hält sich an die gesetzlichen und berufsrechtlichen Anforderungen bezüglich der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Für Krankenkassen:

  1. Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit: Die Krankenkasse bestätigt die Arbeitsunfähigkeit des Versicherten anhand der eAU und gewährt gegebenenfalls Leistungen wie Krankengeld.
  2. Kommunikation mit dem Arbeitgeber: Die Krankenkasse kann auch direkt mit dem Arbeitgeber kommunizieren, um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu bestätigen oder weitere Informationen anzufordern.

Was ist QES und wie funktioniert es?

QES, oder qualifizierte elektronische Signatur, ist eine fortschrittliche Form der elektronischen Signatur, die rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Im Kontext von Yousign wird die QES durch die Verwendung eines digitalen Zertifikats erzeugt, das von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Yousign ermöglicht es Benutzern, diese qualifizierte elektronische Signatur einfach und sicher zu erstellen, indem sie den Signiervorgang durchführen und das digitale Zertifikat verwenden. Die Signatur wird dann in das Dokument eingebettet, und die Empfängerseite kann die Echtheit der Signatur durch Überprüfung des digitalen Zertifikats und der Zertifizierungsstelle bestätigen. Diese Signaturmethode gewährleistet die Sicherheit, Integrität und Rechtsverbindlichkeit elektronischer Transaktionen und Dokumente, was besonders wichtig ist für Unternehmen, die auf Yousign vertrauen, um ihre elektronischen Signaturen zu verwalten.

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Gesetzliche Grundlagen und Vorschriften

Im Umgang mit elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) sind verschiedene gesetzliche Grundlagen und Vorschriften zu beachten, um die Rechtmäßigkeit und den Datenschutz zu gewährleisten. Dazu gehören die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), welche den Schutz personenbezogener Daten regelt, sowie die Elektronische Signaturverordnung (eIDAS), die rechtliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen festlegt. Arbeitsrechtliche Vorschriften können spezifische Anforderungen an die Ausstellung, Übermittlung und Aufbewahrung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen festlegen, während medizinrechtliche Bestimmungen für Ärzte und medizinische Fachkräfte gelten. Zudem können in Ländern mit elektronischer Gesundheitskarte (eGK) spezifische Vorschriften für die Nutzung elektronischer Gesundheitsdienste gelten. Es ist wichtig, dass alle beteiligten Parteien sich mit den geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen vertraut machen und sicherstellen, dass sie bei der Nutzung von eAUs alle relevanten Vorschriften einhalten, um sowohl die Einhaltung der Gesetze als auch den Schutz der Privatsphäre und Sicherheit sensibler Gesundheitsdaten zu gewährleisten.

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