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Zeitarbeit: Eine schnelllebige Branche
Die AENEAS Group versteht sich selbst als Vermittler und Botschafter zwischen Bewerber:innen und Firmen. Diese Dreiecksbeziehung zwischen Personalvermittler, Arbeitnehmer:in und Kundenunternehmen zeichnet die Branche der Zeitarbeit (auch Arbeitnehmerüberlassung, Leiharbeit oder Personalleasing genannt) aus, in der sich die AENEAS Group unter anderem positioniert.
Benötigt ein Kundenunternehmen von AENEAS kurzfristig Personal - beispielsweise aufgrund saisonaler Schwankungen und einer damit zusammenhängenden erhöhten Auftragslage - kann AENEAS qualifizierte Arbeitskräfte, die auf Jobsuche sind, vermitteln. Der:die Arbeitnehmende wird dann im Rahmen eines Arbeitsvertrags bei AENEAS angestellt und für eine befristete Zeit an das Kundenunternehmen verliehen. Die Beziehung zwischen AENEAS und dem Kundenunternehmen wird durch einen sogenannten “Arbeitnehmerüberlassungsvertrag” geregelt. Dieser hält unter anderem fest, welche:r Arbeitnehmende verliehen wird, welche Fähigkeiten diese:r mitbringt und für welchen Zeitraum die Person eingesetzt wird.
Durch das kurzfristige Einstellen von Personal zeichnet sich die Branche der Arbeitnehmerüberlassung durch eine hohe Dynamik und Schnelllebigkeit aus. Das bedeutet konkret: Wird Personal benötigt, so müssen die Vertragsprozesse im Idealfall innerhalb weniger Stunden abgewickelt werden, damit die Arbeitnehmenden so schnell wie möglich im Kundenunternehmen eingesetzt werden können. Ein effizientes Vertragsmanagement für Arbeitnehmerüberlassungsverträge ist für AENEAS deshalb entscheidend.
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Analoge & schriftliche Vertragsprozesse vor der e-Signatur
Im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung muss AENEAS im Vertragsmanagement einige rechtliche Anforderungen erfüllen. Dazu gehört unter anderem, dass Arbeitnehmerüberlassungsverträge das Schriftformerfordernis gemäß § 126 BGB erfordern. Das bedeutet, dass diese Verträge entweder schriftlich per Hand oder elektronisch mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterschrieben werden müssen.
Bevor AENEAS Yousigns Softwarelösung für elektronische Signaturen implementiert hat, durchliefen die Personalmanager bei AENEAS viele verschiedene Schritte: Zunächst wurde der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag erstellt, ausgedruckt und händisch unterschrieben. Anschließend wurde der Vertrag per Post an den:die Kund:in verschickt, der diesen dann ebenfalls unterschreiben und wieder per Post zurückschicken musste.
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Vertragsmanagement per Papier und Post? Zu überholt, zu langsam, zu teuer
Der analoge und papierbasierte Prozess des Ausdruckens und postalischen Versendens bremste AENEAS in dem schnelllebigen Business der Arbeitnehmerüberlassung in vielerlei Hinsicht: Es ist nicht unüblich, dass Personal sehr spontan - häufig sogar innerhalb weniger Tage - eingestellt werden muss. Wenn in einem solchen Fall gleich zwei Postwege durchlaufen werden müssen, die teilweise jeweils bis zu einer Woche dauern können, so verzögert sich der Gesamtprozess erheblich und die Mitarbeitenden können erst viel später als geplant anfangen zu arbeiten. Im Notfall kann zur Beschleunigung des Prozesses zwar ein Kurier beschäftigt werden. Dies kostet allerdings zusätzlich Geld und führt zu einem höheren organisatorischen Aufwand.
Hinzu kommt, dass AENEAS sich gerade im Zuge der Corona-Pandemie stark auf die Digitalisierung fokussiert hat. Das mobile Arbeiten im Homeoffice setzte sich nach und nach durch und der Einsatz von Drucker, Stempel und Briefpapier schien in der sich digitalisierenden Geschäftswelt einfach nicht mehr zeitgemäß. Sich nach einer neueren, besseren und effizienteren Lösung für Vertragsmanagement umzuschauen, lag für AENEAS deshalb auf der Hand.
« Aeneas ist ein sehr digitales Unternehmen. Der langfristige Gedanke ist, all das zu digitalisieren, was möglich ist. Corona und das viele Home-Office haben dann zusätzlich dazu geführt, dass wir eine Lösung finden wollten, mit der man auch mobil arbeiten kann. »
Die dynamische Bereitstellung von Arbeitskräften erfordert Effizienz und Flexibilität: Die QES von Yousign bietet die Lösung
Auf der Suche nach einer flexibleren und effizienteren Lösung für die Abwicklung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen stieß AENEAS auf Yousigns e-Signatur-Software und implementierte im Sommer 2022 unsere Web-App sowie unsere Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Auf diese Weise konnte der gesamte Vertragsprozess - von der Erstellung, über die Unterzeichnung bis hin zur Versendung des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags - verschlankt und beschleunigt werden:
Mit Yousign kann der Vertrag in PDF-Format nun einfach in der Yousign-Anwendung hochgeladen und anschließend unterzeichnet werden. Dafür identifiziert sich die unterzeichnende Person von AENEAS innerhalb weniger Minuten autonom mit dem AutoIdent-Verfahren per Video, signiert das Dokument mit einer einfachen Wischbewegung und schickt es anschließend zur Unterzeichnung an den Kunden. Dieser durchläuft dieselbe Identitätsprüfung und signiert den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag ebenfalls digital mit Yousign.
Anstatt wie vorher mehrere Tage oder Wochen darauf zu warten, dass die Dokumente per Post versendet werden und wieder rechtzeitig zurückkommen, können die Verträge mit Yousign nun innerhalb kürzester Zeit ortsunabhängig hin- und hergeschickt werden. Gerade wenn es beim Einstellen einer neuen Person schnell gehen muss, bewährt sich diese Methode sehr.
« Der große Vorteil ist, dass man das Dokument jederzeit aufsetzen und zur Unterzeichnung herausschicken kann. Das macht den Arbeitsalltag deutlich einfacher, weil man nicht im Büro sein muss, sondern von überall aus Verträge erstellen und versenden kann. »
AENEAS’ vielfältige Nutzung von Yousigns Software
Auch wenn die e-Signatur-Lösung von Yousign ursprünglich nur für die Unterzeichnung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen gedacht war, so identifizierte AENEAS im Laufe der Zeit weitere Anwendungsfälle, die ebenfalls mit Yousigns Software abgewickelt werden können.
So benötigt AENEAS z.B. aus Datenschutzgründen immer wieder Fotoeinwilligungen der Mitarbeiter:innen für Firmenveranstaltungen oder Beiträge in den sozialen Medien. Da diese, anders als Arbeitnehmerüberlassungsverträge, nicht die Schriftform erfordern, müssen Unterzeichnende sich hier nicht identifizieren, sondern können auch mit der Einfachen oder der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur unterschreiben.
« Für ein Firmenevent braucht man z.B. mal 50 verschiedene Fotoeinwilligungen. Mit Yousign erstellt man nur eine einzige und ändert dann die Ansprechperson. Im besten Fall ist diese sogar schon im System hinterlegt. Bevor man es 50 Mal ausdruckt und wieder einscannt, schickt man es einfach schnell raus, die Kolleg:innen unterzeichnen es mit Einmalpasswort und dann werden die unterzeichneten Dokumente einfach im Yousign Account gespeichert. Da haben wir dann einen extra Workspace für Fotoeinwilligungen. Das nutzen wir auch sehr viel, sowohl intern, als auch extern. Das ist ein toller Workaround.»
Mit flexiblen Tarifen und zuverlässigem Kundensupport hat Yousign überzeugt
Die Tatsache, dass AENEAS sich in Puncto Digitalisierung von Unterschriften letztendlich für Yousign entschied, hatte mehrere Hintergründe. Zum einen war es dem Personaldienstleister wichtig, die Lösung erst einmal mit einem kleineren Kontingent testen zu können, da zu Beginn nicht klar war, in welchem Maß das Tool in der Praxis genutzt werden würde. Bei größeren Anbietern wie DocuSign oder AdobeSign, die ebenfalls zur Auswahl standen, wäre die Kosten-Nutzen-Rechnung laut AENEAS aufgrund der großen Pakete nicht aufgegangen.
« Wir wussten anfangs nicht, wie viel wir mit dem e-Signatur-Tool arbeiten werden. Hätte man von Beginn an ein großes Paket gebucht, wäre die Kosten-Nutzen-Rechnung einfach nicht aufgegangen. Bei Yousign hatten wir die Möglichkeit, erst erstmal ein kleines Kontingent zu buchen und bei Bedarf aufzustocken. Das war auf jeden Fall ein großer Pluspunkt.»
Auch das Thema Kundensupport war für AENEAS bei der Auswahl eines geeigneten e-Signatur-Anbieters bedeutend. Sowohl in den Vorgesprächen als auch in der aktuellen Betreuung als Kunde schätzte AENEAS im Vergleich zu anderen Anbietern den schnellen und zuverlässigen Austausch mit Yousign.
« Yousign ist nicht so ein großer Konzern, weshalb die Kundenbetreuung eine ganz andere ist. Wenn wir im täglichen Arbeitsalltag Dinge feststellen, die man optimieren könnte, geben wir das an Yousign weiter. Und dann merken wir, dass Dinge angenommen und umgesetzt werden. Da hat man das Gefühl, dass sich Feedback geben lohnt. Wenn man überlegt, was sich in der Zeit, in der wir Yousign nutzen, geändert hat und wie viele Änderungen wir uns davon gewünscht haben, ist das natürlich ein toller Prozess. »
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Arbeitnehmerüberlassung mithilfe digitaler Lösungen vereinfachen
Yousign freut sich sehr, AENEAS zu seinen treuen Kund:innen zählen zu dürfen und dazu beizutragen, das Vertragsmanagement im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung zu vereinfachen. Genau wie AENEAS finden auch wir bei Yousign es wichtig, Prozesse stetig zu optimieren und nicht im Status Quo zu stagnieren. Deshalb arbeiten wir daran, unsere Software immer weiterzuentwickeln und das Feedback unserer Kund:innen zu berücksichtigen.
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