Bei großen Aufträgen ist es entscheidend, nicht nur das Ergebnis anzuvisieren, sondern auch den Weg dorthin möglichst effizient zu gestalten. Statt sich von einer hohen Schlussrechnung überwältigen zu lassen, sollte man lieber von der Erstellung sogenannter Abschlagsrechnungen profitieren. Mit jedem erreichten Meilenstein, sei es eine Teilleistung oder ein Fortschritt im Projekt, kann man so sichergehen, dass die bis dahin entstandenen Bemühungen oder gar Vorauszahlungen angemessen verbucht und im Blick behalten werden. Warum Sie nicht nur bei großen Projekten, sondern auch in privaten Situationen über eine Abschlagszahlung nachdenken sollten und welche Informationen in einem solchen Dokument auf keinen Fall fehlen sollten, soll in diesem Artikel genauer beleuchtet werden.
Abschlagsrechnung: Was ist das eigentlich?
Bei einer Abschlagsrechnung oder Abschlagszahlung handelt es sich um eine Zahlung, bei der ein prozentualer Teilbetrag einer Summe für eine bestimmte Leistung bereits im Voraus gezahlt wird. Dies unterscheidet sie von der klassischen Rechnung, die üblicherweise erst am Ende einer Leistung beglichen wird.
Wann schreibt man eine Abschlagsrechnung?
Die Abschlagsrechnung eignet sich für Leistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Ein klassisches Beispiel hierfür wären Bauprojekte, die den frühen Einkauf von Baumaterialien benötigen und wo das Bauunternehmen in Vorkasse gehen muss. Außerdem nehmen Bauprojekte viel Zeit in Anspruch und die Firma müsste andernfalls ihren Auftrag lange Zeit ohne Bezahlung ausführen. Eine Abschlagszahlung eignet sich auch bei freiberuflichen Tätigkeiten, insbesondere wenn Freiberufler größere Aufträge annehmen, die viel Zeit und Einsatz kosten.
Mit einer Abschlagsrechnung können sich Unternehmen so finanziell absichern sowie den im Voraus geplanten und organisatorischen Aufwand zur Leistungserbringung schneller abwickeln. Da die Bezahlung in kleinen Teilbeträgen erfolgt, profitieren auch Auftragnehmer davon. Immerhin müssen sie so nicht den vollen Betrag auf einmal zahlen, können diesen aber dank der Angabe auf der Abschlagsrechnung frühzeitig erfahren.
Klassische Beispiele für Abschlagsrechnungen in Privathaushalten sind Strom- und Gasrechnungen.
Höhe der Abschlagszahlung
Abschlagszahlungen werden freiwillig sowie individuell vereinbart und haben rechtlich gesehen keinen vorgeschriebenen Mindestbetrag. Dienstleister und ihre Kund:innen können selbst über die Art und Höhe der Abschlagsrechnung entscheiden.
Im Artikel § 632a des Bundesgesetzbuchs wird folgendes empfohlen: „Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern (...) ".
Eine Ausnahme, was Vereinbarungen über Abschlagsrechnungen an begeht, betrifft die sogenannten Werkverträge. Im Bürgerlichen Gesetzbuch steht geschrieben, dass bei Werkverträgen die Nutzung von Abschlagsrechnungen nicht obligatorisch, dafür aber gang und gäbe ist. Diese dürfen auch ohne vorherige Abmachungen erstellt werden. Bei einem Werkvertrag hat man jedoch das Recht auf Inanspruchnahme von Ratenzahlungen.
Wie schreibt man eine Abschlagsrechnung?
Auf der Rechnung, welche dem Auftraggeber vom Auftragnehmer ausgehändigt wird, sollte klar formuliert sein, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt. Der Aufbau einer Abschlagsrechnung ähnelt dem einer klassischen Rechnung und sollte folgendes beinhalten:
- Name und Anschrift vom Auftragnehmer und vom Kunden
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Präzise Leistungsbeschreibung bzw. Beschreibung der Ware
- Rechnungsnummer- und datum
- Dauer vom Beginn bis zur Vollendung des Auftrags
- Art und Weise, wie die Zahlung erfolgen soll, sowie die Angabe des Zeitraums, innerhalb dessen sie zu leisten ist.
- Steuersatz und Endsumme
- Bankdaten des Zahlungsempfängers (des Ausführenden)
- Name und Adresse des Rechnungsempfängers
Abschlagsrechnung vs. Anzahlungsrechnung
Die Abschlagsrechnung ist nicht zu verwechseln mit der Anzahlungsrechnung. Bei der Anzahlungsrechnung erhält der Auftraggebende einen Vorschuss, ohne dass hierzu schon zwingend eine Leistung stattgefunden haben muss. Umgekehrt kann keine Abschlagsrechnung erfolgen, wenn noch keine Dienstleistung erbracht wurde. Damit eine Abschlagszahlung in Betracht gezogen werden kann, muss ein Teil der Leistung schon erfolgt sein.
Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung
Die Schlussrechnung hängt eng mit dem Abschlagsrechnungsprozess zusammen. Sie kommt dann ins Spiel, wenn das Projekt bzw. der Auftrag abgeschlossen ist. Es handelt sich um eine Zusammenfassung des Gesamtbetrags, von dem die bereits beglichenen Abschlagszahlungen für erbrachte Teilleistungen abgezogen werden. Der Restbetrag ist dann die finale Summe, nach dem dann wiederum die Umsatzsteuer berechnet wird. Aus der Schlussrechnung geht hervor, welche Leistungen sowie welche Bezahlungen schon beglichen wurden und welche noch offen sind.
Abschlagsrechnungen sollten nur unter der Voraussetzung erstellt werden, dass die in Rechnung gestellten Teilleistungen einwandfrei ausgeführt wurden. Damit die Abschlagsrechnung und der daraus resultierende Endbetrag für alle Beteiligten schlüssig sind, sollten die erbrachten Teilleistungen genau dargestellt und kalkuliert werden.
Einfache vs. kumulierte Abschlagsrechnung
Bei der einfachen Abschlagsrechnung stellt derjenige, der einen Auftrag entgegennimmt und ausführt, eine gesonderte Rechnung aus. Das heißt, dass auf jeden vollendeten Arbeitsschritt eine Rechnung an den Auftraggeber folgt. Die Abschlagsrechnung wird dann geprüft und direkt beglichen.
Bei einer kumulierten Abschlagsrechnung wird eine einzige Rechnung für den Gesamtaufwand an Leistungen und Kosten erstellt. Die Rechnungsstellung erfolgt also erst, wenn alle Leistungen erfolgreich erbracht wurden. Mithilfe einer kumulierten Abschlagsrechnung wird der Gesamteindruck des bisherigen Fortschritts festgehalten, was unter Umständen auch die Kostenplanung erleichtert.
Abschlagsrechnung: Was Sie beachten sollten
Beim Erstellen der Abschlagsrechnung sollte man die folgenden Punkte beachten, damit die Nachvollziehbarkeit für alle Vertragspartner:innen erhalten bleibt.
Bei Bauprojekten müssen die Vorgaben zur Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) eingehalten werden. Das heißt unter anderem, dass in Abschlagsrechnungen eine präzise Auflistung der erbrachten Leistungen vorzunehmen ist. Dazu gehört auch die Berechnung der Umsatzsteuer für jeden einzelnen Posten.
Darüber hinaus sollte man auf die Korrektheit essenzieller Informationen wie der Rechnungsnummer Acht geben. Einzelne Zahlendreher oder vergessene Ziffern reichen aus, damit die Rechnung als ungültig bewertet wird.
Ansonsten gilt an dieser Stelle nochmal die Erinnerung, eine Abschlagsrechnung eben auch als solche zu bezeichnen, damit sie nicht mit anderen Rechnungsarten verwechselt wird. Bei der Schlussrechnung am Ende sollte penibel darauf geachtet werden, dass keine bisher erfolgten Zahlungen, die den Auftrag betreffen, vergessen werden. Ansonsten kann der Restbetrag nicht korrekt ermittelt werden.
Nicht zuletzt sollten Sie daran denken, Ihre Abschlagsrechnung sowie Ihre Schlussrechnung von allen Beteiligten unterschreiben zu lassen. Eine fehlende Unterschrift ändert zwar nichts an der Gültigkeit Ihrer Abschlagsrechnung, sie stärkt jedoch das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Vertragspartner:innen. Lassen Sie Ihre nächste Abschlagsrechnung als PDF-Dokument einfach, sicher und in Sekundenschnelle unterschreiben. Probieren Sie jetzt die elektronische Signatur von Yousign.
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Ist eine Abschlagsrechnung eine Rechnung?
Eine Abschlagsrechnung kann mit einer normalen Rechnung verglichen werden. In einer Abschlagsrechnung werden bereits abgeschlossene Teilleistungen oder Fortschritte in einem Auftrag schriftlich festgehalten und in Rechnung gestellt. Dies geschieht noch bevor der komplette Auftrag abgeschlossen ist. Abschlagsrechnungen werden meist in mehreren Etappen erstellt, um die Abrechnung von Leistungen für alle Beteiligten zu erleichtern.
Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung?
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Teilrechnungen um einzelne Teile einer Gesamtrechnung. Eine Abschlagsrechnung ist hingegen typisch für langfristige Projekte. Sie bietet Teilzahlungen für bereits erbrachte Dienstleistungen vor Vollendung eines Projekts an. Obwohl es sich eigentlich um zwei verschiedene Rechnungsarten handelt, werden beide Begriffe häufig synonym verwendet.
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Eine Abschlagsrechnung darf gestellt werden, sobald ein Teil der Leistungen innerhalb eines Projekts erfolgreich abgeschlossen wurde. Die Bedingungen zur Erstellung einer solchen Rechnung sollten für alle Vertragspartner:innen klar ersichtlich sein. Auch die Höhe der Abschläge und bis wann diese gezahlt werden, sollten im Vertrag festgelegt werden. Eine Abschlagsrechnung sorgt für einen guten Überblick über den Fortschritt eines Projekts bzw. eines Auftrags.
Wann ist eine Abschlagsrechnung nach VOB fällig?
Gemäß der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) ist eine Abschlagsrechnung fällig, sobald ein Bauunternehmen nachweisbare Teilleistungen erbracht hat. Der genaue Zeitpunkt sollte im Bauvertrag präzisiert werden und hängt von den jeweiligen Situationen und Entwicklungen im Bauprojekt ab. Generell erfolgt die Fälligkeit in der Regel nach erbrachten, nachweisbaren Leistungen richten sich wiederum nach den Vertragsvereinbarungen.
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