Una storia lunga più di 50 anni e delle generazioni di studenti di tutte le nazionalità. l'International School of Naples è diventata negli anni un pilastro per la città di Napoli e una garanzia d'istruzione di qualità.
Ogni anno le iscrizioni degli studenti rappresentano un importante numero di contratti firmati tra la scuola e le famiglie, con un numero importante di fogli di carta – all'incirca una ventina per ogni contratto!
Dopo una di due settimane dei servizi Yousign, la Segreteria della scuola ha deciso di adottare la firma elettronica e di digitalizzare il processo di firma per le iscrizioni degli studenti. Una buona notizia per le famiglie, ma anche per i dipendenti della segreteria dell'International School of Naples, il cui lavoro si è enormemente semplificato.
Una scuola digitale e rispettosa dell'ambiente
L'iscrizione degli studenti all'International School of Naples rappresenta delle difficoltà supplementari rispetto all'iscrizione in una scuola tradizionale: non parliamo solo dei contratti d'iscrizione da firmare, ma anche delle oggettive difficoltà dovute al carattere internazionale della struttura e del suo pubblico.
Come spiega Serena Bellamo, che lavora alla Segreteria e all'Ufficio relazione studenti della scuola, per procedere alla firma dei documenti d'iscrizione, se i genitori erano presenti su Napoli, si trattava di convocarli in segreteria per firmare il contratto o, in alternativa, di affidare il contratto agli studenti per portarlo a casa, farlo firmare ai genitori e riportarlo poi in segreteria.
« Spesso però, le firme erano incomplete e uno dei genitori non era a casa quindi si perdevano molti giorni di tempo per completare il processo. »
Quando poi si aveva a che fare con delle famiglie non ancora installate nella regione, tutto diventava ancor più complesso: i contratti venivano inviati per email e le famiglie dovevano stamparli, firmarli e inviarli per posta alla segreteria della scuola o scansionarli e inviarli per email. « Alcune volte i contratti si perdevano nelle spam oppure non arrivavano al destinatario, causando incomprensioni e perdita di fluidità nel processo di iscrizione. »
Insomma, alla scuola serviva una piattaforma online per agevolare la visione e la firma dei documenti per i genitori degli studenti e Yousign ha accolto la sfida proponendo i suoi servizi di firma elettronica all'International School of Naples.
« Avevamo il desiderio di rendere più agile la firma dei contratti di iscrizione dei nostri studenti e volevamo rendere tutta la scuola più digitale e rispettosa dell’ambiente per evitare lo spreco di carta nella documentazione. »
Una rivoluzione nella gestione dei contratti d'iscrizione
La sfida più grande per l'International School of Naples era quella di far firmare ai genitori i contratti d'inscrizione degli studenti anche dall'estero; grazie alla firma elettronica di Yousign, la scuola ha trovato la soluzione ideale. E non è tutto: la facilità di uso dei servizi di firma elettronica ha non solo velocizzato l'intero processo d'iscrizione alla scuola, ma anche evitato la perdita di firme e gli errori nei contratti d'iscrizione degli studenti.
Inoltre, con la digitalizzazione dell'intero processo, la scuola ha anche eliminato una gran parte del suo archivio fisico cartaceo: Abbiamo avuto un notevole risparmio di spazio e di tempo!
« Non abbiamo più sperimentato situazioni come le cartelle che vanno perse, i documenti e le matricole degli studenti non aggiornate nei contratti o documenti mancanti/persi. »
Insomma, grazie a Yousign i collaboratori della Segreteria della International School of Naples hanno rivoluzionato il loro modo di lavorare. Serena Bellamo ha rivelato il suo entusiasmo per molte delle opzioni offerte da Yousign, come la possibilità di avere dei modelli personalizzabili con relativa opzione di standardizzazione del testo delle email di invio e ricezione dei documenti, o quella di aggiungere alla categoria preferiti le procedure create.
« L’invio della procedura è veloce dopo aver parametrato le notifiche o i testi delle mail che le persone riceveranno con le istruzioni da me redatte su come procedere alla firma del documento. »
« Abbiamo riorganizzato e snellito il nostro lavoro grazie a Yousign e alla firma elettronica.»
Un servizio semplice da utilizzare e un'assistenza clienti efficiente
Dopo un periodo di prova gratuita di due settimane, la Segreteria Studenti e il Reparto Amministrativo dell'International School of Naples hanno deciso di adottare i servizi Yousign senza alcuna esitazione sia in ragione della sua semplicità di utilizzo, sia per il suo servizio d'assistenza funzionale ed efficiente:
« I tempi di risposta sono velocissimi e la comunicazione fluida, da quando l’assistenza è in italiano ancora di più! Ora è ancora più veloce e, anche se siamo una scuola internazionale, fa sempre piacere comunicare nella propria lingua madre anche se si tratta di problemi tecnici! »
La sicurezza di aver fatto la scelta giusta affidandosi alla firma elettronica di Yousign è stata poi ulteriormente confermata durante il periodo di lockdown con la DaD imposta per tutte le scuole italiane. Infatti, i collaboratori della scuola hanno potuto continuare a lavorare da casa senza preoccuparsi di avere accesso o meno a una stampante, grazie alla digitalizzazione dell'intero processo di firma dei contratti.
« Con tre click si può’ inviare un documento! Prima si doveva rincorrere un cliente ma ora no è tutto più semplice anche da cellulare. Meglio di così non saprei cosa dire! »
« Per l’organizzazione quotidiana del lavoro è stato fondamentale passare a Yousign, ci ha aiutato tantissimo. »
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