Che firma elettronica scegliere? 9 criteri da valutare

Il Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) rappresenta il testo legislativo di riferimento in Europa per tutte le procedure di firma elettronica.

Questa normativa comunitaria stabilisce i requisiti essenziali che una soluzione di firma deve rispettare per essere legalmente valida, in particolare:

• garantire l’integrità del documento firmato, evitando modifiche successive,
• consentire l’identificazione certa del firmatario, assicurando la validità probatoria della firma.

Scegliere un fornitore conforme al Regolamento eIDAS significa assicurarsi che i propri documenti abbiano pieno valore giuridico in tutta l’Unione Europea.

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) si applica ogni volta che vengono raccolti, trattati e conservati dati personali e sensibili di clienti o firmatari terzi, come nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono o indirizzo IP.

Per essere conforme al GDPR, un software di firma elettronica deve garantire che:

• tutte le attività di raccolta, trattamento e conservazione dei dati siano effettuate nel pieno rispetto della normativa europea,
• sia assicurata la riservatezza dei documenti e delle informazioni trattate, sia sui server dell’azienda sia su quelli di eventuali fornitori o subappaltatori.

La conformità al GDPR è quindi un criterio imprescindibile nella scelta di un fornitore di firma elettronica, in quanto tutela i diritti degli utenti e garantisce la protezione legale dei dati personali.

Un elemento essenziale nella scelta della firma elettronica è il prestatore di servizi fiduciari che rilascia i certificati elettronici.

Per garantire la validità legale e la sicurezza dei documenti, è fondamentale rivolgersi a un fornitore che generi certificati conformi al Regolamento eIDAS. In questo modo l’azienda dispone di un interlocutore unico per tutte le procedure di firma, semplificando la gestione tecnica e amministrativa.

Scegliere un prestatore accreditato significa assicurarsi che la firma elettronica sia riconosciuta ufficialmente in tutta l’Unione Europea e che ogni documento firmato abbia pieno valore probatorio.

Un criterio fondamentale nella scelta di una soluzione di firma elettronica è la modalità di autenticazione dell’identità del firmatario.

Per garantire un elevato livello di sicurezza, è consigliabile optare per piattaforme che offrano diversi metodi di identificazione, tra cui:

• autenticazione a più fattori (MFA),
• invio di codici OTP via SMS o e-mail,
• verifica del documento di identità tramite caricamento o controllo biometrico.

Questi strumenti assicurano che la firma sia collegata univocamente al firmatario, riducendo i rischi di frode e aumentando la validità probatoria dei documenti firmati.

Un aspetto imprescindibile nella scelta di un fornitore di firma elettronica è la capacità di generare e conservare un dossier di prova per ogni firma effettuata.

Il dossier di prova include tutte le informazioni tecniche e giuridiche che hanno permesso il corretto svolgimento del processo di firma, come la marcatura temporale, i dati di autenticazione e le modalità di validazione utilizzate.

Questa documentazione ha un ruolo cruciale:

• garantisce la tracciabilità e la sicurezza del processo di firma,
• consente, in caso di controversia, di riprodurre tecnicamente la firma elettronica, fornendo elementi probatori opponibili a terzi.

Affidarsi a una soluzione che prevede la generazione e l’archiviazione sicura del dossier di prova significa proteggere sia l’azienda sia i firmatari, assicurando la massima validità legale dei documenti digitali.

Un criterio decisivo nella scelta di una soluzione di firma elettronica riguarda la sicurezza della corrispondenza.

Per tutelare documenti e dati sensibili, la piattaforma deve garantire:

• l’utilizzo di crittografia avanzata per proteggere le informazioni durante la trasmissione e l’archiviazione,
• l’hosting su server localizzati in Francia (o comunque nello Spazio Economico Europeo), così da rispettare i requisiti normativi e garantire una protezione aggiuntiva contro accessi non autorizzati.

Queste misure rafforzano la riservatezza delle comunicazioni e contribuiscono a creare un ecosistema digitale conforme e sicuro per tutte le parti coinvolte nella firma.

Oltre agli aspetti legali e di sicurezza, la scelta della firma elettronica deve rispondere anche alle esigenze quotidiane della tua azienda. Una soluzione ergonomica e semplice da utilizzare favorisce l’adozione da parte dei team e migliora l’efficienza dei processi.

Per orientarti nella scelta, poniti alcune domande fondamentali:

• Quanti utenti utilizzeranno la piattaforma di firma elettronica?
• Qual è il budget mensile per utente che sei disposto a investire?
• Quali tipologie di documenti devono essere firmate regolarmente?
• Di quali funzionalità aggiuntive hai bisogno (es. firma multipla, workflow di approvazione, notifiche automatiche)?
• Quali formati di documenti digitali devono essere gestiti (PDF, Word, Excel, ecc.)?

Rispondere a queste domande ti permetterà di selezionare una soluzione che unisca conformità normativa, sicurezza ed ergonomia, garantendo il miglior ritorno sull’investimento.

Un altro criterio fondamentale riguarda la possibilità di integrare la firma elettronica negli strumenti che la tua azienda utilizza quotidianamente.

La scelta ideale è una soluzione dotata di API flessibili e facilmente integrabili nei principali CRM, ERP e altri software gestionali. Questo consente di:

• incorporare la firma elettronica direttamente nei processi esistenti,
• evitare la duplicazione delle piattaforme,
• semplificare il lavoro degli utenti,
• migliorare la produttività complessiva dell’organizzazione.

Un’integrazione efficace permette quindi di trasformare la firma elettronica in un servizio nativo, pienamente inserito nei flussi aziendali e capace di supportare la digitalizzazione in modo scalabile.

Rispetto ai software installati internamente, le soluzioni SaaS (Software as a Service) offrono un vantaggio decisivo: la possibilità di firmare documenti ovunque ti trovi.

Una piattaforma di firma elettronica online, accessibile da qualsiasi dispositivo mobile o sistema operativo, semplifica notevolmente la procedura di firma e rende più agili i flussi di lavoro.

L’accesso all’interfaccia avviene tramite credenziali personali sicure, senza necessità di installazioni complesse. L’unico requisito indispensabile è disporre di una connessione Internet affidabile.

In questo modo, i firmatari possono completare le operazioni in modo rapido e sicuro, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

La migliore soluzione di firma elettronica è quella che offre un’esperienza semplice, intuitiva e veloce, permettendoti di completare una firma in pochi clic.

Per assicurarti che la piattaforma sia adatta alle tue esigenze, è consigliabile testare i fornitori che hai selezionato, approfittando delle eventuali prove gratuite e senza impegno. Questo ti consentirà di valutare concretamente:

• la facilità d’uso dell’interfaccia,
• la rapidità del processo di firma,
• la soddisfazione degli utenti che la utilizzeranno quotidianamente.

Un’esperienza utente fluida favorisce l’adozione interna della firma elettronica e garantisce un risparmio di tempo nei processi aziendali.

Yousign risponde pienamente a tutti i criteri elencati – conformità normativa, sicurezza, facilità d’uso, integrazione tecnica – e offre in più un elemento distintivo: la nostra identità di marchio europeo al 100%, con un approccio vicino alle esigenze delle aziende locali.

A confermarlo sono i nostri clienti, che raccontano in prima persona come la firma elettronica Yousign abbia semplificato i loro processi, migliorato la produttività e garantito la massima tranquillità sotto il profilo legale.

Questo documento è fornito esclusivamente a scopo informativo. Non ne garantiamo la completezza, né che sia aggiornato rispetto alle normative vigenti. Questo documento non è fornito in sostituzione di una consulenza legale.