Firma elettronica dei documenti

Quale firma elettronica scegliere: 
9 criteri essenziali da tenere a mente [checklist]

 Illustrazione quale soluzione scegliere
Camilla De Vecchis

Camilla De Vecchis

Sales Developer

Abbiamo già trattato il tema del “perché” scegliere la firma elettronica. 

Oggi analizziamo in dettaglio la fase di scelta del fornitore di firma elettronica.

Quali sono i criteri da tenere in considerazione durante l’elaborazione del tuo capitolato d'oneri?

Nota bene: è ASSOLUTAMENTE necessario spuntare tutti i criteri legati alla legalità e alla sicurezza della soluzione che sceglierai, in modo che i tuoi documenti siano sicuri e validi giuridicamente. Il resto (ovvero l’ergonomia) è a tua completa discrezione! 

Tocca a te spuntare la checklist! ⬇

  • Infografica quale firma scegliere

Quale firma elettronica scegliere: legalità e sicurezza 🔒

1. Conformità alla normativa in vigore ⏹

REGOLAMENTO eIDAS

Si tratta del testo legislativo di riferimento in Europa per qualsiasi procedura di firma elettronica. 

eIDAS definisce il regolamento comunitario applicabile alle procedure di firma elettronica: 

  • garantisce l’integrità del documento firmato; 
  • permette di identificare il firmatario.

REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI (GDPR)

Il regolamento si applica in caso di raccolta, trattamento e conservazione dei dati sensibili di clienti e firmatari terzi, come nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzo IP.

Il software per la firma elettronica deve:

  • essere conforme al regolamento GDPR in tutte le sue attività; 
  • garantire la riservatezza dei documenti e delle informazioni trattate e archiviate sui server dell’azienda e su quelli dei subappaltatori.

2. Autorità di certificazione ⏹

Scegli un prestatore di servizi fiduciari che genera i propri certificati elettronici conformemente al regolamento eIDAS per disporre di un interlocutore unico e semplificare la tua gestione.

3. Identificazione dei firmatari ⏹

Scegli una soluzione che dispone di diversi metodi di autenticazione dell’identità del firmatario: si tratta dell’autenticazione a più fattori (SMS con codice OTP, e-mail, verifica della carta d’identità) che assicura una maggiore sicurezza.

--

Parlando di identificazione, rinfrescati la memoria sui diversi tipi di firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata) ⬇

4. Supporto in caso di controversia ⏹

La soluzione deve essere capace di fornire un dossier di prova con marcatura temporale e archiviazione per ogni firma.

Promemoria: il dossier di prova contiene tutte le informazioni che hanno permesso il buon svolgimento della firma, per garantire la sicurezza di tutte le parti. In caso di controversia, questo documento consente di riprodurre tecnicamente la firma elettronica.

5. Protezione della corrispondenza ⏹

La crittografia delle informazioni e dei documenti e l’hosting su server basati in Francia garantiscono un livello di sicurezza aggiuntivo alla corrispondenza.

Facilità di utilizzo ed ergonomia della soluzione di firma elettronica 🪂

6. La risposta alle tue esigenze quotidiane ⏹

Prima di tutto, poniti queste domande: 

  • Quanti utenti useranno la soluzione?
  • Quale importo mensile e per utente sei disposto/a pagare?
  • Quale tipo di documenti devi firmare?
  • Di quali funzionalità hai bisogno?
  • Quali formati di documenti digitali possono essere gestiti?

7. Integrazione negli strumenti di lavoro ⏹

Scegli una soluzione API facilmente integrabile nei diversi CRM, ERP e software di lavoro.

8. Firma ovunque ⏹

Rispetto ai software con installazione interna, le soluzioni SaaS offrono il vantaggio dell’ubiquità.

Scegliere una soluzione di firma digitale accessibile su tutti i dispositivi mobili e i sistemi operativi rende molto più facile la procedura di firma!

Potrai infatti accedere all’interfaccia online tramite specifiche credenziali di accesso.

L’unico criterio richiesto è una buona connessione Internet.

9. Un’esperienza utente fluida ⏹

Punta su una soluzione semplice e intuitiva che ti permetta di firmare puntualmente e in pochi clic! 

A questo scopo, non esitare a testare i fornitori che hai identificato se propongono prove gratuite e senza impegno.

Yousign corrisponde a tutti questi criteri e in più...

Abbiamo quel tocco di simpatia in più e siamo un marchio europeo al 100%. 

I nostri clienti parlano di sé: troverai tutte le loro testimonianze sul nostro blog!

Ecco un piccolo estratto ⬇

Agli indecisi diciamo che si deve provare. Yousign permette la prova anche di un solo mese ad un prezzo competitivo. Noi stessi abbiamo effettuato un periodo di prova e siamo subito rimasti soddisfatti.

Michela D., Amministrazione presso Energetica srl

Allora, ti va di provare Yousign per 14 giorni?

Prova gratis Yousign Prova gratis Yousign