Come semplificare la gestione dei contratti in azienda

Il contract management descrive il processo di gestione e di monitoraggio dei contratti all'interno di un'azienda o di un'organizzazione. Ciò include anche la gestione dei documenti contrattuali per garantire che tutte le parti adempiano ai propri obblighi. Un'efficace gestione dei contratti può contribuire ad accelerare i processi aziendali e a ridurre i margini d’errore. 

Il contract management conosciuto in Italia anche come gestione dei contratti rappresenta una prospettiva più ampia che include gli aspetti legali dei contratti, oltre alla gestione dei contratti e alla conformità alle norme giuridiche di quest’ultimi.

Il Contract Lifecycle Management (CLM) è un approccio integrato per la gestione dell'intero ciclo di vita dei contratti. Questo include tutti i processi dalla creazione alla supervisione, alla verifica dei contratti.

Grazie alla digitalizzazione, oggi ci sono soluzioni che ci permettono di non essere più dipendenti da penne, carta e spedizioni postali. Risparmiando cosi’ tempo e denaro. Il contract management è quell'attività aziendale che si occupa dello studio, creazione, esecuzione e gestione dei rapporti contrattuali tra l’azienda e i suoi stakeholder: dipendenti, fornitori, partner, investitori, ecc.

L'utilizzo di un sistema di gestione dei contratti è fondamentale. Tale sistema consente di automatizzare e standardizzare il processo di creazione dei contratti, riducendo i possibili errori e semplificando l'individuazione delle responsabilità. L'adozione di un sistema di questo tipo può apportare un significativo valore aggiunto alla tua routine lavorativa, migliorando la produttività complessiva.

Naturalmente, più cresce l’azienda, più diventa importante saper gestire un numero sempre maggiore di contratti.

Vediamo come si può semplificare l’attività di contract management, anche grazie alla firma elettronica.

Il contract management (CM) racchiude tutte quelle attività che vanno dallo studio alla gestione, creazione, esecuzione ed analisi dei contratti, con l’obiettivo di massimizzare le prestazioni operative e finanziarie all’interno di una società, per ridurne il rischio finanziario.

Considerando il contratto l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere un rapporto giuridico patrimoniale (articolo 1321 del Codice Civile), il CM si occupa della gestione dei contratti con molteplici realtà: dipendenti, clienti, fornitori, rappresentanti, banche, ecc.

In tal senso, il ruolo del contract manager diviene strategico, vera e propria parte attiva del processo di negoziazione e non limitata alla sola fase di chiusura degli accordi tecnico/economici. Avere professionisti dedicati, in grado di gestire i contratti non è sufficiente, però. Tutti gli operatori interessati nel processo devono essere formati attraverso l’uso di metodi, modelli e software per soddisfare le crescenti esigenze di conformità a schemi legali e di analisi. 

I risultati positivi di un sistema di contract management che funziona sono:

• la realizzazione dei benefici aziendali attesi e dei rendimenti finanziari;
• una riduzione considerevole degli imprevisti e controversie contrattuali;
• una completa realizzazione dei servizi e conseguente soddisfazione di entrambe le parti.

Ma di cosa si occupa un contract manager? Innanzitutto, è bene dividere il processo che porta dalla creazione del contratto fino alla sua gestione e alla firma del contratto in fasi, così da rispecchiare anche i diversi momenti aziendali:

• Richieste iniziali: il contract management inizia con l’identificazione del tipo di contratto in funzione del rapporto da regolare e con la raccolta di tutti i documenti a supporto dello stesso;
• Negoziazione del contratto: dopo la stesura della bozza di contratto, inizia la fase del confronto per mettere ‘sotto esame’ la buona riuscita del contratto;
• Approvazione del contratto: è una fase fondamentale, delicata che necessita di una gestione ottimale al fine di evitare qualsiasi blocco a causa di revisioni più o meno significative. In questo senso, una soluzione potrebbe essere quella di procedere per piccole approvazioni personalizzate da inserire poi nel contratto definitivo così da rendere il processo più fluido e rapido;
• Esecuzione del contratto: è il momento in cui il contratto inizia ad essere operativo e a esplicare i suoi effetti giuridici. Si formalizza con la sottoscrizione che può avvenire tramite firma elettronica;
• Revisioni e modifiche: si apportano eventuali modifiche al contratto originario al mutare delle condizioni iniziali;
• Auditing e reporting: la fase di audit consente di valutare la perfomance del contratto che sarà oggetto periodico di valutazione;
• Rinnovo: processi di automazione potrebbero aiutare ad identificare le opportunità di rinnovo al fine di creare nuovi contratti.

Il sistema di contract management offre numerosi vantaggi alle aziende, tra cui:

1. Efficienza: il processo di gestione dei contratti viene semplificato e reso più efficiente attraverso l'utilizzo di un sistema centralizzato. Ciò consente di risparmiare tempo e di aumentare la produttività.
2. Trasparenza: tutte le informazioni relative ai contratti sono facilmente accessibili e condivisibili tra i membri del team. Ciò garantisce un alto livello di trasparenza e consente di ridurre i possibili errori e malintesi.
3. Controllo automatizzato del flusso di lavoro: un sistema di contract management può automatizzare il processo di negoziazione e firma dei contratti. Ciò consente di ridurre i tempi di attesa e di garantire che tutte le fasi del processo siano controllate e monitorate.
4. Riduzione dei rischi: il sistema di contract management consente di gestire in modo più efficace i rischi associati ai contratti. Le aziende possono essere informate in modo tempestivo di tutte le modifiche e aggiunte relative ai loro contratti, in modo da poter prendere le decisioni migliori per proteggere la propria attività.

In sintesi, un sistema di contract management è un'importante risorsa per le aziende che vogliono migliorare l'efficienza e la trasparenza del processo di gestione dei contratti, ridurre i rischi e aumentare la produttività del loro team.

Il contract management rientra in quei casi d'uso che possono risentire positivamente dell’utilizzo del digitale.

Grazie a Yousign, infatti, è possibile garantire la valenza legale e probatoria di qualsiasi documento dematerializzato, assicurandosi di apporre una firma elettronica sullo stesso.

Yousign mette a disposizione, infatti, vari livelli di firma elettronica.

Partiamo dalla firma semplice (FES), che consente in soli 2 click di firmare un documento. Quando necessario, per rafforzare il livello di sicurezza di questa tipologia di firma, Yousign dispone del sistema di doppia autenticazione, dove un codice SMS OTP ricevuto dal firmatario è richiesto per firmare il documento.

Anche nel caso di una firma elettronica semplice, Yousign crea un file di verifica con data e ora per ogni procedura contenente una serie di tracce informatiche che saranno archiviate per 10 anni presso un archivista di terze parti governativo chiamato Arkhinéo, certificato a livello europeo.

Con la firma elettronica semplice (FES) è possibile firmare documentazione di routine come informative sulla privacy, contratti con il fornitore, dichiarazione di riservatezza ecc.

C’è poi la Firma Elettronica Avanzata (FEA), più sicura, consigliata per transazioni finanziarie di grandi dimensioni o per firmare documenti che possono presentare interessi legali significativi.

Al contrario di quella semplice, la firma elettronica avanzata deve soddisfare criteri di verifica dell’identità più rigorosi e quindi ha un livello di sicurezza più elevato come stabilito nella regolamentazione eIDAS e completato dall'ordinamento giuridico italiano.

Una firma elettronica avanzata deve infatti garantire diversi processi di identificazione e controllo, che possono essere fatti attraverso soluzioni come il caricamento e la verifica in tempo reale del documento d’identità del firmatario e la sua aggiunta al processo di controllo, come proposto da Yousign.

Con la firma avanzata si possono firmare contratti di mediazione creditizia, contratti di lavoro, contratti con clausole di non concorrenza e di esclusiva commerciale, ecc.

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