Firma elettronica dei documenti

Come semplificare la gestione dei contratti in azienda

Immagine contract management
Nam Chau

Nam Chau

Marketing manager Italy

Illustration: Léa Coiffey

Il contract management è quell'attività aziendale che si occupa dello studio, creazione, esecuzione e gestione dei rapporti contrattuali tra l’azienda e i suoi stakeholder: dipendenti, fornitori, partner, investitori, ecc.

Naturalmente, più cresce l’azienda, più diventa importante saper gestire un numero sempre maggiore di contratti.

Vediamo come si può semplificare l’attività di contract management, anche grazie alla firma elettronica.

Di che contratti si occupa il contract management

Il contract management (CM) racchiude tutte quelle attività che vanno dallo studio alla gestione, creazione, esecuzione ed analisi dei contratti, con l’obiettivo di massimizzare le prestazioni operative e finanziarie all’interno di una società, per ridurne il rischio finanziario.

Considerando il contratto l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere un rapporto giuridico patrimoniale (articolo 1321 del Codice Civile), il CM si occupa della gestione dei contratti con molteplici realtà: dipendenti, clienti, fornitori, rappresentanti, banche, ecc.

In tal senso, il ruolo del contract manager diviene strategico, vera e propria parte attiva del processo di negoziazione e non limitata alla sola fase di chiusura degli accordi tecnico/economici. Avere professionisti dedicati, in grado di gestire i contratti non è sufficiente, però. Tutti gli operatori interessati nel processo devono essere formati attraverso l’uso di metodi, modelli e software per soddisfare le crescenti esigenze di conformità a schemi legali e di analisi. 

I risultati positivi di un sistema di contract management che funziona sono:

  • la realizzazione dei benefici aziendali attesi e dei rendimenti finanziari;
  • una riduzione considerevole degli imprevisti e controversie contrattuali;
  • una completa realizzazione dei servizi e conseguente soddisfazione di entrambe le parti.

Quali sono le attività tipiche di contract management

Ma di cosa si occupa un contract manager? Innanzitutto, è bene dividere il processo che porta dalla creazione del contratto fino alla sua gestione e alla firma del contratto in fasi, così da rispecchiare anche i diversi momenti aziendali:

  • Richieste iniziali: il contract management inizia con l’identificazione del tipo di contratto in funzione del rapporto da regolare e con la raccolta di tutti i documenti a supporto dello stesso;
  • Negoziazione del contratto: dopo la stesura della bozza di contratto, inizia la fase del confronto per mettere ‘sotto esame’ la buona riuscita del contratto;
  • Approvazione del contratto: è una fase fondamentale, delicata che necessita di una gestione ottimale al fine di evitare qualsiasi blocco a causa di revisioni più o meno significative. In questo senso, una soluzione potrebbe essere quella di procedere per piccole approvazioni personalizzate da inserire poi nel contratto definitivo così da rendere il processo più fluido e rapido;
  • Esecuzione del contratto: è il momento in cui il contratto inizia ad essere operativo e a esplicare i suoi effetti giuridici. Si formalizza con la sottoscrizione che può avvenire tramite firma elettronica;
  • Revisioni e modifiche: si apportano eventuali modifiche al contratto originario al mutare delle condizioni iniziali;
  • Auditing e reporting: la fase di audit consente di valutare la perfomance del contratto che sarà oggetto periodico di valutazione;
  • Rinnovo: processi di automazione potrebbero aiutare ad identificare le opportunità di rinnovo al fine di creare nuovi contratti.

Come semplificare la gestione dei contratti con la firma elettronica di Yousign

Il contract management rientra in quei casi d'uso che possono risentire positivamente dell’utilizzo del digitale.

Grazie a Yousign, infatti, è possibile garantire la valenza legale e probatoria di qualsiasi documento dematerializzato, assicurandosi di apporre una firma elettronica sullo stesso.

Yousign mette a disposizione, infatti, vari livelli di firma elettronica.

Partiamo dalla firma semplice (FES), che consente in soli 2 click di firmare un documento. Quando necessario, per rafforzare il livello di sicurezza di questa tipologia di firma, Yousign dispone del sistema di doppia autenticazione, dove un codice SMS OTP ricevuto dal firmatario è richiesto per firmare il documento.

Anche nel caso di una firma elettronica semplice, Yousign crea un file di verifica con data e ora per ogni procedura contenente una serie di tracce informatiche che saranno archiviate per 10 anni presso un archivista di terze parti governativo chiamato Arkhinéo, certificato a livello europeo.

Con la firma elettronica semplice (FES) è possibile firmare documentazione di routine come informative sulla privacy, contratti con il fornitore, dichiarazione di riservatezza ecc.

C’è poi la Firma Elettronica Avanzata (FEA), più sicura, consigliata per transazioni finanziarie di grandi dimensioni o per firmare documenti che possono presentare interessi legali significativi.

Al contrario di quella semplice, la firma elettronica avanzata deve soddisfare criteri di verifica dell’identità più rigorosi e quindi ha un livello di sicurezza più elevato come stabilito nella regolamentazione eIDAS e completato dall'ordinamento giuridico italiano.

Una firma elettronica avanzata deve infatti garantire diversi processi di identificazione e controllo, che possono essere fatti attraverso soluzioni come il caricamento e la verifica in tempo reale del documento d’identità del firmatario e la sua aggiunta al processo di controllo, come proposto da Yousign.

Con la firma avanzata si possono firmare contratti di mediazione creditizia, contratti di lavoro, contratti con clausole di non concorrenza e di esclusiva commerciale, ecc.

Per saperne di più sui vantaggi della firma elettronica visita il nostro sito o iscriviti qui sotto e provala direttamente con la nostra prova gratuita.

---

Questo documento è fornito esclusivamente a scopo informativo. Non ne garantiamo la completezza, né che sia aggiornato rispetto alle normative vigenti. Questo documento non è fornito in sostituzione di una consulenza legale.

La firma elettronica Yousign è una soluzione moderna, facile ed intuitiva che ti farà risparmiare tempo e denaro… Allora, ti va di provare Yousign per 14 giorni? 😉

Yousign prova gratis Yousign prova gratis