In ogni tipo di impresa, che sia piccola, media o grande, vengono stipulati contratti. Una gestione efficace dei documenti aiuta a diminuire i costi, migliorare le prestazioni e minimizzare i possibili rischi. Il contract management è quindi di fondamentale importanza per assicurare che tutto venga effettuato in modo vigile e sistematico all'interno di un'azienda.
Cos’è il Contract Management?
Il contract management descrive il processo di gestione e di monitoraggio dei contratti all'interno di un'azienda o di un'organizzazione. Ciò include anche la gestione dei documenti contrattuali per garantire che tutte le parti adempiano ai propri obblighi. Un'efficace gestione dei contratti può contribuire ad accelerare i processi aziendali e a ridurre i margini d’errore.
Il contract management conosciuto in Italia anche come gestione dei contratti rappresenta una prospettiva più ampia che include gli aspetti legali dei contratti, oltre alla gestione dei contratti e alla conformità alle norme giuridiche di quest’ultimi.
Il Contract Lifecycle Management (CLM) è un approccio integrato per la gestione dell'intero ciclo di vita dei contratti. Questo include tutti i processi dalla creazione alla supervisione, alla verifica dei contratti.
Grazie alla digitalizzazione, oggi ci sono soluzioni che ci permettono di non essere più dipendenti da penne, carta e spedizioni postali. Risparmiando cosi’ tempo e denaro.
Nei prossimi paragrafi esamineremo tutti i passaggi del contract lifecycle management in modo più dettagliato.
I passaggi del Contract Management
Il Contract Lifecycle Management è un processo continuo che si estende per tutta la durata di un contratto, dalla sua creazione alla sua conclusione.
Per garantire un CLM di successo, ci sono cinque fasi essenziali che devono essere seguite.
Nel seguente paragrafo analizzeremo in dettaglio queste cinque fasi:
1. Creazione del contratto
La creazione del contratto è il processo di redazione di documenti giuridicamente vincolanti che stabiliscono i termini e le obbligazioni tra le parti coinvolte.
Prima di iniziare a redigere un contratto, è necessario identificare le esigenze e le richieste delle parti coinvolte. Questo passaggio include la raccolta di informazioni e la comprensione di ciò di cui ogni parte ha bisogno.
Dopo aver identificato le esigenze e le richieste, è necessario verificare e definire le specifiche condizioni del contratto. È importante che tutte le parti siano d'accordo sulle condizioni definite per garantire che il documento sia legalmente vincolante e per evitare spiacevoli sorprese dopo la firma del contratto.
A questo punto, il documento può essere creato. Questo processo comporta la stesura del contratto in una forma legalmente vincolante e la revisione di tutti i dettagli per garantire che il documento sia conforme alla legge e che non presenti errori.
La stesura accurata e dettagliata dei contratti è importante per garantire che tutte le parti abbiano la stessa comprensione e per assicurare la validità legale del contratto.
2. Revisione dei contratti : interna e esterna
Per garantire che entrambe le parti vedano protetti i loro interessi, è importante che i contratti siano verificati prima della loro firma. Questo processo è chiamato "validazione dei contratti" e può essere effettuato internamente o esternamente. Questo dipende sempre dalle parti contraenti e deve essere quindi deciso individualmente.
La revisione interna del contratto può essere effettuata da un dipendente dell'azienda o da un dipartimento specializzato. Lo scopo di questa verifica è quello di garantire che il contratto sia conforme alle esigenze dell'azienda e non contenga clausole indesiderate che sarebbero sfavorevoli per una delle parti.
Uno strumento prezioso per la validazione interna dei contratti è un sistema di gestione e firma elettronica dei contratti come Yousign. Con questo strumento, le parti possono verificare e discutere il contratto elettronicamente prima di firmarlo definitivamente. Risparmiando tempo e riducendo al minimo il rischio di errori o fraintendimenti.
3. Firma dei documenti
Tutte le parti devono essere informate e d'accordo sulle condizioni del contratto, e deve essere garantito che tutti gli accordi siano soddisfatti. In alcuni casi, è anche necessario che un notaio o un'istituzione pubblica autentichi la validità del contratto.
Ci sono diverse modalità per firmare un documento, inclusa la firma elettronica. Il tipo di firma richiesto dipende dalle leggi e dagli accordi applicabili. Per scoprire quale firma è necessaria per un documento, abbiamo creato un articolo comprensivo su tutti i tipi di firma elettronica.
Yousign è uno strumento che garantisce che la firma dei documenti avvenga in modo efficiente e legale. In questo modo è possibile far firmare i documenti in modo rapido ed efficiente digitalmente, senza far scomodare i firmatari.
4. Classificazione e archiviazione dei contratti dopo la firma
Che si tratti di documenti aziendali riservati o di contratti privati, è importante conservarli in modo sicuro e trovarli rapidamente quando necessario. Il rischio di condividere documenti sensibili con persone non autorizzate durante il processo di gestione dei contratti utilizzando strumenti non protetti, o addirittura perderli a causa di attacchi informatici, è molto elevato.
La gestione e archiviazione dei contratti e dei documenti può essere una sfida, soprattutto in grandi organizzazioni con molte divisioni e dipendenti. È importante conservare tutti i documenti in un luogo centrale per trovarli facilmente e rapidamente quando necessario.
Come già avrai notato, la gestione dei contratti richiede molta attenzione e organizzazione. Proprio per questo motivo, Yousign ti offre un modo semplice e sicuro per gestire documenti e contratti.
- Sicurezza
Con Yousign, tutti i documenti vengono archiviati su un server sicuro situato all'interno dell'UE e sono protetti da una connessione crittografata. Inoltre, è possibile limitare l'accesso a determinate persone per garantire che solo coloro autorizzati possano accedere ai documenti. Proteggiti dagli attacchi informatici.
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In cosa consiste il controllo dei contratti?
Il controllo dei contratti è una parte importante integrante del contract management. Si tratta della supervisione dei singoli passaggi e processi relativi alla conclusione e alla gestione dei contratti. L'obiettivo di questo controllo è identificare e attuare un'ottimizzazione per migliorare l'efficienza e l’efficacia del contract management.
Questo controllo comprende la supervisione di processi interni, come la stipulazione e la negoziazione di contratti, e anche la supervisione dell'implementazione degli obblighi contrattuali e dei pagamenti. Consente una supervisione continua del ciclo di vita del contratto e garantisce il rispetto degli accordi contrattuali.
In pratica, i controlli sono dei meccanismi di monitoraggio e reportistica che consentono una supervisione continua degli accordi contrattuali. L'analisi di dati e indicatori fornisce importanti informazioni e consente di scoprire potenzialità di ottimizzazione.
Cos'è un sistema di Contract Management?
Un sistema di contract management offre una soluzione integrata nella quale tutte le funzioni necessarie quali; creazione, negoziazione, firma e monitoraggio dei contratti può essere gestito in un unico sistema.
Utilizzare un sistema di contract management rende il processo molto più efficiente, trasparente e economico in quanto tutte le informazioni sono immagazzinate in un unico spazio in cui sono facilmente accessibili. Il contract management dovrebbe essere uno dei primi elementi a essere reso completamente automatico in un unico sistema centralizzato.
Il sistema di contract management supporta le aziende nell’ottimizzazione e l’accelerazione dei processi contrattuali. In aggiunta il sistema può fornire un controllo automatizzato del flusso di lavoro per semplificare il processo di negoziazione e firma dei contratti.
Un sistema di contract management può anche contribuire a ridurre i rischi associati ai contratti. Utilizzandolo infatti, le aziende possono assicurarsi che tutti i loro contratti siano rinnovati o risolti in modo tempestivo e che siano informate delle ultime modifiche e aggiunte relative tutti i loro contatti.
La mia azienda ha bisogno di un sistema di Contract Management?
La risposta più ovvia a questa domanda é: si’, senza dubbio. Un sistema di contract management è essenziale per un’azienda che vuole risparmiare tempo, risorse e ottimizzare i propri processi. In quanto permette di automatizzare e standardizzare il processo di realizzazione dei contratti, riduce i possibili errori e rende più semplice individuare le responsabilità. Un sistema di questo tipo puo’ portare un grande valore aggiunto alla tua quotidianità e rendere il tuo lavoro più produttivo.
Tutti i vantaggi del sistema di Contract Management
Un sistema di contract management offre tanti vantaggi per la quotidianità di un’azienda.
Ecco i più importanti:
- Risparmio di tempo
Si può risparmiare tempo standarizzando e automatizzando il processo di creazione di contratti. In questo modo ci si può concentrare su compiti più importanti.
- Evitare gli errori
Un sistema di gestione dei contratti vi aiuta a ridurre le fonti di errore nella redazione dei contratti. Il software controlla automaticamente la completezza e la correttezza dei dati inseriti, riducendo in modo significativo la probabilità di errori.
- Responsabilità
Con un sistema di gestione dei contratti efficace, le responsabilità possono essere determinate in modo rapido e semplice. Ogni dipendente può vedere chi è responsabile di compiti specifici e non c'è il rischio che vengano dimenticati compiti importanti.
- Aumentare l'efficienza
Un sistema di gestione dei contratti consente di lavorare in modo più efficiente. Tutte le informazioni importanti si trovano in un unico luogo e possono essere consultate in modo rapido e semplice. Inoltre, è possibile ottimizzare i processi di creazione del contratto automatizzando alcuni processi.
Che compito svolge in contract manager all’interno dell’azienda?
Il contract manager ha un ruolo importante in qualsiasi azienda, in quanto contribuisce a garantire che tutti i contratti siano gestiti in modo tempestivo e corretto. I compiti principali di un contract manager includono la stesura dei contratti, il monitoraggio delle scadenze , delle condizioni e la negoziazione di modifiche o estensioni. Inoltre, il contract manager deve garantire che gli accordi contrattuali siano conformi ai termini, alle condizioni e alle leggi. Un contract manager lavora a stretto contatto con i diversi reparti di un'azienda per garantire che vengano fornite tutte le informazioni e i documenti necessari per la negoziazione dei contratti.
Un altro aspetto importante del contract management è il monitoraggio dell'attuazione dei punti concordati nei contratti. Durante la durata di un contratto possono sorgere problemi, che il contract manager ha il compito di risolvere in modo rapido ed efficiente. Questo obiettivo può essere raggiunto costruendo buone relazioni con le parti contraenti per garantire una comunicazione e una collaborazione efficaci. Non è un lavoro facile!
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