La guida alla digitalizzazione aziendale  

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3 min

8 task che dovresti automatizzare subito

Nam Chau

Nam Chau

Marketing manager Italy

Illustrazione: Gawon Lee

Indice

Potresti aver già incontrato quel collega che mostra con orgoglio le sue abilità nell’usare Excel, riuscendo così ad automatizzare tutte le sue attività. Ma non è necessario essere un esperto di informatica per implementare quanto segue. Seguendo questi consigli risparmierai tempo e guadagnerai in efficienza!

1. Suddivisione delle tue e-mail

Probabilmente riceverai centinaia di e-mail al giorno e questo ti scoraggia dal trattarle una per una. Potrebbe aiutarti Iniziare ad aggiungere regole per automatizzarne l'elaborazione. Su Outlook o Gmail, puoi infatti applicare delle regole o dei filtri che ti permetteranno di riordinare le tue e-mail in cartelle tematiche (che avrai creato in precedenza) in base all'oggetto, a determinate parole chiave o all'indirizzo e-mail del mittente.

È anche possibile decidere che determinate e-mail siano direttamente contrassegnate come lette, e in seguito archiviate nella cartella appropriata senza passare per la posta in arrivo. Molto utile se tendi a iscriverti a molte newsletter che non sempre leggi, ma che vuoi conservare preziosamente per leggerle in futuro. 

2. La gestione dei tuoi login e delle tue password

Fai parte del gruppo di persone che usa la stessa password ovunque o di quello che ne ha 20 che dimentica puntualmente?

La soluzione migliore è ovviamente avere diverse password forti (lunghe e con molti caratteri speciali) e ricordarle! Per quanto riguarda la memorizzazione di tutto, ti consigliamo di lasciare che siano i gestori di password come LastPass, Dashlane, Bitwarden o Keeper ad occuparsene. Tutti hanno una versione gratuita che spesso è sufficiente.

E se sei fan di Google Chrome, puoi salvare login e password (anche in Android) e collegarti automaticamente ai tuoi siti web preferiti.

3. Le pubblicazioni sui tuoi social network

A meno che tu non sia un community manager esperto, potresti aver rinunciato a programmare i tuoi post. Ma, d'altra parte, per produrre contenuti ci vuole molto impegno.

Visto che la parte più difficile è iniziare, scrivi tutti i post del mese in una volta sola e programmali una volta per tutte! Ti ricordiamo gli strumenti più popolari sul mercato: Buffer, Agorapulse, Swello e Hootsuite. Naturalmente funzionano anche per programmare i post di Linkedin. E se desideri usare soltanto Facebook e Instagram, la Meta Business Suite è sufficiente.

4. Le risposte alle domande dei tuoi visitatori 

Hai già creato una bella FAQ (Frequently Asked Questions) sul tuo sito web, ma non sembra funzionare. Le stesse domande si ripetono sui social network, per e-mail o per telefono. Installa un chatbot sul tuo sito web e crea diversi scenari in base al profilo del visitatore o dei tuoi prodotti/servizi. In questo modo, è possibile rispondere automaticamente alle domande più ricorrenti e dare ai visitatori la possibilità di chattare con un membro del team in caso non trovino una risposta. Potresti per esempio utilizzare il semplice ma potente tool Manychat, che consente anche di creare chatbot per Messenger o Whatsapp.

5. Fissare un appuntamento

Che si tratti di potenziali clienti, clienti o colleghi, evita di inviare centinaia di e-mail per fissare un appuntamento online. Opta invece per sincronizzare l'agenda e proporre slot della durata che preferisci in base al tuo tempo libero. Ti consigliamo anche di aggiungere dettagli sulla natura dell'appuntamento e porre alcune domande per prepararti meglio alla riunione. Calendly ha una versione gratuita, ma Google include questo strumento anche nella sua versione premium (Google Workspace).

6. Generare prospect

Potremmo scrivere un articolo intero su questo argomento, quindi la faremo breve. Sai già come automatizzare la prenotazione degli appuntamenti. Quindi puoi integrarlo in una landing page che elogia i tuoi servizi. Oppure puoi offrire un lead magnet scaricabile (cioè una risorsa che interessa ai tuoi potenziali clienti). Non dovrai fare altro che portare traffico qualificato alla tua landing page attraverso una campagna pubblicitaria su Google, ad esempio, e il gioco è fatto! Avrai un'ottima galleria per generare automaticamente lead qualificati!

7. Firmare i tuoi contratti

Una volta che i tuoi potenziali clienti saranno pronti a comprare grazie ai cambiamenti che avete apportato, e dopo qualche appuntamento, non resta che farli firmare. Anche in questo caso, abbiamo la soluzione che ti porterà via meno di 3 minuti e aumenterà il tuo tasso di conversione del 45%: parlo di Yousign, naturalmente. Pensi che sia troppo bello per essere vero? Inizia con una prova gratuita di 2 settimane e raccontaci com’è andata.

8. Raccogliere recensioni

Infine, un ultimo consiglio da non dimenticare: chiedi ai tuoi clienti (soddisfatti) una testimonianza. Puoi creare una piccola sequenza di e-mail per inviare automaticamente a tutti i tuoi clienti un messaggio contenente un modulo o un link per lasciare una recensione sulla tua pagina Google My Business. Questo funziona anche per dare il benvenuto ai nuovi clienti. Invia loro automaticamente una o più e-mail per spiegare i processi, offrire un mini-training, ecc.

Naturalmente non automatizzerai tutte queste attività da un giorno all'altro, lo farai gradualmente, fissando ad esempio un obiettivo di automazione settimanale. Oppure, visto che a volte è difficile motivarsi da soli, perché non lanciare una sfida alla tua squadra?

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