Principales obligaciones contables para pymes en España

La contabilidad es la columna vertebral de cualquier empresa. Para una pequeña o mediana empresa (pyme) en España, cumplir con las obligaciones contables no solo evita sanciones, sino que también fortalece la gestión financiera, facilita el acceso a ayudas y crea confianza entre los stakeholders. 

Desde Yousign te contamos todo sobre el Plan General de Contabilidad para PYMEs (PGC-PYMES), todas las responsabilidades contables, las diferencias con otras normas y las herramientas actuales —incluyendo Yousign— para cumplir de forma segura, eficiente y digital.

El PGC para PYMEs, implantado en 2008 mediante el Real Decreto 1515/2007, adapta el Plan General de Contabilidad general a las características y capacidades de las empresas de menor tamaño, reduciendo la carga burocrática sin renunciar al rigor contable necesario. Este marco contable simplificado establece una serie de obligaciones y criterios que garantizan la transparencia y la comparabilidad de la información financiera.

Sus pilares principales incluyen:

• Registros obligatorios: libro diario, libro mayor y balance de comprobación, todos ellos reflejando con detalle las operaciones bajo el principio de partida doble.
• Valoración de activos y pasivos: normas específicas sobre amortización lineal, reconocimiento de provisiones, deterioro de valor y criterios de medición adaptados a las pymes.
• Cuentas anuales: se componen de balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria abreviada (más concisa que la del PGC general) y, de manera opcional, el estado de cambios en el patrimonio neto.

Si se exceden estos umbrales durante dos ejercicios consecutivos, la empresa deberá aplicar el PGC general, que implica más complejidad, un nivel de detalle mayor (por ejemplo, el estado de flujos de efectivo) y la obligación de preparar cuentas anuales consolidadas si forma grupo.

Este marco es esencial para garantizar que las pymes dispongan de un sistema contable claro, coherente y adaptado a su tamaño, contribuyendo a la confianza de clientes, inversores y la Administración.

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) están sujetas a una serie de obligaciones legales contables que deben cumplir para operar de manera legal, transparente y eficiente. Estas responsabilidades no solo están reguladas por la normativa mercantil y fiscal vigente, sino que también son clave para mantener una buena salud financiera y evitar sanciones administrativas.

Desde la llevanza de libros obligatorios hasta el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, cada paso del cumplimiento contable implica orden, control y rigor documental. A pesar de que el marco legal busca simplificar los requisitos para las pymes frente a grandes empresas, es imprescindible conocer bien qué libros mantener, qué plazos respetar y qué documentación presentar.

Los libros contables obligatorios recogen de forma sistemática toda la actividad económica y sirven de base para la elaboración de las cuentas anuales. Estos registros permiten demostrar el cumplimiento fiscal, facilitar auditorías y aportar transparencia ante terceros. A continuación, te explicamos cuáles son los principales libros que toda pyme debe conservar y actualizar con rigor.

• Libro diario: registro cronológico de todas las operaciones económicas.
• Libro de mayor: agrupación de operaciones por cuentas contables.
• Balance de comprobación: sirve para detectar errores.
• Libros fiscales (IVA, retenciones): soporte documental para cumplir con Hacienda.

Estos libros pueden mantenerse en formato electrónico siguiendo la normativa de firma y conservación (7 años archivados).

Las cuentas deben presentarse durante el mes siguiente a los 6 meses tras el cierre contable (hasta el 30 de julio si cierran a 31 diciembre). Constituidas por:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Memoria
• Estado de cambios en el patrimonio neto (opcional)
• (Informe de gestión si aplica)

El retraso en el depósito puede tener multas y registra en prensa mercantil.

La auditoría de cuentas es un proceso clave que muchas pymes deben afrontar cuando alcanzan un determinado tamaño. La Ley de Sociedades de Capital establece que una empresa está obligada a someter sus cuentas anuales a auditoría externa si, durante dos ejercicios consecutivos, supera al menos dos de estos tres límites:

• Activo superior a 4,4 millones de euros
• Cifra anual de negocios superior a 8,8 millones de euros
• Plantilla media anual superior a 50 empleados

Si se cumplen estos requisitos, la empresa debe designar un auditor externo inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC).

El auditor revisa la contabilidad y emite un informe independiente que evalúa si las cuentas anuales reflejan de forma fiel la situación económica y financiera. Este dictamen es obligatorio al depositar las cuentas en el Registro Mercantil y resulta especialmente relevante para bancos, inversores y socios que confían en la fiabilidad de la información contable.

Las pymes deben cumplir con diversas obligaciones fiscales que, si no se gestionan correctamente, pueden derivar en sanciones, recargos o inspecciones. A continuación se resumen los principales tributos y declaraciones periódicas:

• IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas): Aunque la mayoría de pequeñas empresas están exentas por no superar el millón de euros de facturación, es necesario tramitar el alta censal en Hacienda al iniciar la actividad. Si con el tiempo se supera el umbral, se deberá presentar y pagar el impuesto correspondiente.
• IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Requiere liquidar trimestralmente mediante el modelo 303, donde se detallan las cuotas repercutidas a clientes y soportadas en compras. Al final del año, se presenta el modelo 390 como resumen anual. Es esencial conservar facturas durante 4 años para justificar deducciones y soportes.
• IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): Las empresas que paguen sueldos a trabajadores o facturas de profesionales autónomos deben practicar retenciones e ingresarlas trimestralmente mediante el modelo 111 (retenciones de salarios y honorarios) y el modelo 115 (retenciones sobre alquileres de locales).
• Impuesto sobre Sociedades: Las pymes tributan por sus beneficios a un tipo general del 25%. Deben presentar pagos fraccionados a cuenta mediante el modelo 202 (abril, octubre y diciembre) y la declaración anual mediante el modelo 200, que se deposita tras la aprobación de las cuentas anuales en la Junta General.

Esta simplificación es ideal para pymes con recursos limitados, permitiendo un cumplimiento adecuado sin sobrecarga administrativa.

Una información financiera rigurosa es un recurso clave para la salud de cualquier pyme, permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables, anticipar riesgos y planificar el crecimiento de forma sostenible. Además, disponer de registros claros facilita la relación con entidades financieras, socios e inversores, que valoran la transparencia y el orden. Por otro lado, muchas subvenciones y ayudas públicas requieren acreditar la solvencia y la situación económica mediante informes contables bien elaborados. Una contabilidad exacta beneficia directamente tu negocio:

• Presupuesto y control: ayuda a fijar precios, controlar costes e identificar pérdidas.
• Negociación con terceros: bancos, socios e inversores solicitarán informes fiables.
• Acceso a subvenciones: muchas ayudas (Kit Digital, ENISA, REACT-EU...) exigen documentación contable al día.
• Prevención legal: evita multas por errores en cierres o registros.

1. Software contable local: A3ASESOR, Sage, ContaPlus.
2. Plataformas en la nube: Holded, Quipu, Anfix; fáciles de integrar y precio por usuario.
3. Servicios externalizados: asesorías y gestorías, útiles para normativa internacional.
4. Yousign y firma electrónica: → agiliza la firma de libros mayores, cuentas anuales y documentos fiscales con validez legal eIDAS.
5. Formación y soporte: cursos del ICEX, Cámara de Comercio y colegios profesionales.

Implantar un sistema contable sólido es fundamental para que tu pyme cumpla la normativa y crezca con bases financieras sanas. Primero, asigna claramente las responsabilidades: define quién será el responsable interno (director financiero o gerente) y qué tareas delegarás a un asesor externo o gestoría. A continuación, elige el sistema de contabilidad que mejor se adapte a tu volumen de operaciones: un software en la nube con actualizaciones automáticas, un programa instalado en local o una solución híbrida.

Planifica los cierres contables (mensuales, trimestrales y anuales) y asegúrate de que todo el equipo conoce las fechas límite. Un paso clave es digitalizar y archivar todos los documentos, como facturas, contratos o justificantes, preferiblemente con firma electrónica avanzada de Yousign, que garantiza su validez legal y facilita su conservación.

Forma al personal implicado en la contabilidad para reducir errores y homogeneizar criterios. Finalmente, realiza revisiones periódicas de los registros con tu asesor, de manera que puedas detectar desviaciones a tiempo y corregirlas antes de que supongan sanciones o problemas de tesorería.

Recuerda:

1. Asignar responsabilidades: director financiero, asesor externo.
2. Elegir sistema adecuado: online, local o mixto según estructura y volumen.
3. Planificar cierres: mensual, trimestral, anual.
4. Digitalizar documentos: facturas, contratos firmados electrónicamente con Yousign.
5. Formar al personal: coordinar con gestor para evitar errores comunes.
6. Revisiones periódicas: detectar desviaciones y corregir a tiempo.

La firma electrónica avanzada permite que los documentos legales de tu pyme se firmen de forma remota y con plena validez jurídica, sin necesidad de desplazamientos ni papeleo físico. Ofrece control de acceso y trazabilidad, ya que cada firma queda registrada con sello de tiempo y autenticación del firmante. Además, puede integrarse con plataformas fiscales y contables, agilizando la gestión de facturas y cuentas en general.

• Documentos legales firmados desde cualquier lugar.
• Control de acceso y trazabilidad.
• Integración con plataformas fiscales.
• Agilidad en tiempos administrativos.

Las obligaciones contables no solo implican cumplir con la ley, sino que constituyen una herramienta estratégica de transparencia, control y confianza, tanto interna como externa. El PGC para pymes permite una contabilidad ágil, mientras que las herramientas digitales facilitan el cumplimiento sin complicaciones.

Implantar sistemas digitales y soluciones de firma como Yousign democratiza el acceso a procesos profesionales, ahorra tiempos, reduce errores y fortalece la imagen corporativa.