La digitalización de los procesos empresariales es una realidad ineludible para las pequeñas y medianas empresas (pymes) en España y Europa. Uno de los cambios más significativos en este ámbito es la implementación obligatoria de la facturación electrónica. Este cambio no solo responde a una necesidad de modernización, sino que también busca mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar una mayor transparencia fiscal.
Desde Yousign te contamos lo que implica la facturación electrónica obligatoria para las pymes españolas, los beneficios que ofrece, las normativas y plazos establecidos, las herramientas disponibles para facilitar su adopción, los retos comunes que pueden surgir y cómo superarlos.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un proceso digital que permite la emisión, envío, recepción y almacenamiento de facturas en formato electrónico, con la misma validez legal que las facturas en papel.
Este sistema utiliza formatos estructurados que facilitan la automatización y el intercambio de información entre empresas y administraciones públicas.
Beneficios para las pymes
- Reducción de costes: al eliminar el uso de papel, impresión, envío postal o entrega en persona, las empresas pueden ahorrar significativamente en gastos operativos.
- Mayor eficiencia: la automatización de procesos reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimiza errores humanos.
- Mejor control y trazabilidad: las facturas electrónicas permiten un seguimiento más preciso de las transacciones y facilitan la auditoría.
- Cumplimiento normativo: facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduce el riesgo de sanciones.
- Sostenibilidad: contribuye a la reducción del impacto ambiental al disminuir el consumo de papel y desplazamientos innecesarios.
Normativa y plazos de implementación
La obligatoriedad de la facturación electrónica para las pymes en España está regulada por la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, más conocida como Ley Crea y Crece. Esta norma tiene como objetivo fomentar la digitalización empresarial y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales. Establece que todas las empresas y autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones con otros empresarios o profesionales.
El calendario de implementación depende del volumen de facturación anual:
- Las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deberán adaptarse en el plazo de 1 año desde la publicación del reglamento técnico pendiente.
- Las pymes y autónomos con facturación inferior a 8 millones dispondrán de 2 años desde ese mismo momento.
Importante:
Hay que destacar que, aunque la ley ya está en vigor y las pymes tendrían hasta 2027 para implementar la facturación electrónica obligatoria. Además, algunas comunidades autónomas y ayuntamientos ya exigen factura electrónica en contratos públicos.
Herramientas disponibles para la facturación electrónica
La transición a la facturación electrónica puede ser más sencilla, eficiente y segura si se utilizan herramientas tecnológicas adecuadas.
En el mercado existen múltiples soluciones pensadas para adaptarse a las características, tamaño y necesidades de cada pyme, desde programas básicos de facturación hasta plataformas completas de gestión empresarial. Estas herramientas no solo permiten emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas conforme a la normativa, sino que también ayudan a automatizar procesos, reducir errores, mejorar el control financiero y asegurar el cumplimiento legal.
Elegir el software correcto es clave para una adopción exitosa de la facturación electrónica obligatoria.
A continuación, se presentan algunas de las soluciones más destacadas:
Software de facturación
Un software de facturación es una herramienta digital diseñada para crear, gestionar y almacenar facturas de forma rápida, segura y eficiente. Este tipo de software permite emitir facturas electrónicas cumpliendo con los requisitos legales y fiscales vigentes en el país, como el formato estructurado, la numeración correlativa, los datos del emisor y receptor, y los impuestos aplicables (por ejemplo, el IVA).
Algunas herramientas disponibles en el mercado son:
- Holded: Plataforma en la nube que ofrece funcionalidades de facturación, contabilidad y gestión de proyectos, ideal para pymes que buscan una solución integral.
- Billin: Software gratuito que permite crear y enviar facturas electrónicas de forma sencilla, con opciones de personalización y seguimiento.
- Quipu: Herramienta que automatiza la contabilidad y la facturación, facilitando la gestión financiera de las pymes.
- Contasimple: Solución enfocada en autónomos y pequeñas empresas, que ofrece funcionalidades de facturación, contabilidad y gestión de impuestos.
Integración con sistemas de gestión
Un sistema de gestión de facturas electrónicas es una solución digital que permite emitir, recibir, almacenar, consultar y validar facturas electrónicas de manera automatizada y conforme a la normativa legal vigente. A diferencia de un software de facturación básico, este tipo de sistema está diseñado para gestionar todo el ciclo de vida de una factura electrónica, tanto desde el punto de vista del emisor como del receptor.
Algunas opciones en el mercado:
- B2Brouter: plataforma que permite el envío y recepción de facturas electrónicas en diferentes formatos, facilitando la integración con sistemas de gestión empresarial.
- Facturae: aplicación desarrollada por la Agencia Tributaria que permite generar y enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas.
Retos comunes y consejos prácticos
La implementación de la facturación electrónica puede presentar ciertos desafíos para las pymes, especialmente aquellas que aún dependen de procesos tradicionales en papel o carecen de experiencia digital.
Entre los obstáculos más habituales se encuentran la resistencia al cambio, la falta de formación tecnológica, las dudas sobre la validez legal y la selección de herramientas adecuadas. Además, la gestión del tiempo y los costes iniciales también pueden suponer una barrera. No obstante, con una planificación adecuada y el apoyo de soluciones digitales sencillas es posible superar estos retos y convertirlos en oportunidades de mejora operativa.
A continuación, se describen algunos de los retos más comunes y consejos para superarlos:
Desafío | Reto | Consejo |
|---|---|---|
Resistencia al cambio | La adopción de nuevas tecnologías puede generar desconfianza o rechazo entre empleados y directivos acostumbrados a métodos tradicionales. Esto puede ralentizar la implementación y generar frustraciones internas. | Fomentar una cultura digital positiva, explicando los beneficios concretos (ahorro de tiempo, reducción de errores, mejora en la relación con los clientes). Ofrecer formación específica, involucrar al equipo en la elección de herramientas, demostrar con casos prácticos cómo la tecnología mejora el trabajo diario y concienciar sobre la obligatoriedad de esta tecnología. |
Costes de implementación | La inversión en software, migración de datos, adaptación de procesos y formación del personal puede suponer gastos significativos, especialmente para las pequeñas empresas. | Acceder a subvenciones públicas como el Kit Digital, que financia soluciones tecnológicas para pymes. Empezar con herramientas que ofrezcan planes gratuitos o escalables, adaptados al crecimiento del negocio. |
Complejidad técnica | La falta de experiencia tecnológica puede dificultar la selección, integración y uso eficaz de herramientas de facturación electrónica. | Apostar por soluciones sencillas e intuitivas, que ofrezcan soporte técnico, tutoriales y servicio de atención al cliente en el idioma local. En casos más complejos, considerar la contratación de un asesor digital o colaborar con un proveedor que se encargue de la implementación. |
Cumplimiento normativo | Asegurar que las facturas electrónicas cumplan con los requisitos fiscales y legales establecidos por la Agencia Tributaria y la normativa europea. | Utilizar herramientas certificadas y actualizadas que generen facturas con firma electrónica, formatos válidos (como Facturae), y sistemas de archivo legalmente seguros. Mantenerse informado sobre las obligaciones con el apoyo de un gestor o consultor fiscal especializado. |
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica para mi empresa?
La obligatoriedad depende del volumen de facturación de su empresa. Si su facturación anual supera los 8 millones de euros, deberá implementar la facturación electrónica en el plazo de un año desde la publicación del reglamento técnico. Si su facturación es inferior, tendrá un plazo de dos años desde dicha publicación.
¿Qué ventajas ofrece la facturación electrónica frente a la tradicional?
La facturación electrónica ofrece múltiples ventajas, como la reducción de costes, mayor eficiencia, mejor control y trazabilidad, cumplimiento normativo y sostenibilidad ambiental.
¿Qué herramientas puedo utilizar para emitir facturas electrónicas?
Existen diversas herramientas adaptadas a las necesidades de diferentes tipos de empresas según su tamaño, volumen de facturación, sector económico, etc., es importante analizar las diferentes opciones y ver cuál se ajusta más al negocio.
¿Cómo puedo prepararme para la transición a la facturación electrónica?
Para prepararse, es recomendable:
- Informarse sobre la normativa y plazos establecidos.
- Evaluar las necesidades específicas de su empresa.
- Seleccionar una herramienta adecuada.
- Capacitar al personal involucrado.
- Aprovechar las ayudas y subvenciones disponibles.
- Informarse sobre la normativa y plazos establecidos.
¿Es necesario contar con firma electrónica para emitir una factura electrónica?
Sí, para que una factura electrónica tenga validez legal debe estar firmada digitalmente con una firma electrónica reconocida o cualificada, que garantice la autenticidad e integridad del documento. Muchas herramientas ya incluyen esta funcionalidad de forma automática.
¿Cómo afecta la facturación electrónica a los autónomos?
Los autónomos también estarán obligados a emitir facturas electrónicas según los plazos establecidos. Esto les permitirá mejorar el control sobre su actividad, automatizar su facturación y reducir riesgos administrativos. Es importante que comiencen a familiarizarse cuanto antes con las herramientas necesarias como la firma electrónica en sus procesos de automatización.
¿Qué ocurre si no cumplo con la obligación de facturación electrónica?
El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas y dificultades para cobrar o deducir gastos si las facturas no son válidas. Además, no adaptarse a tiempo puede perjudicar la relación con proveedores y clientes que ya estén digitalizados.
Nota importante sobre la validez legal de la firma electrónica
En el contexto de la facturación electrónica, es fundamental garantizar que las firmas digitales utilizadas en los documentos tengan plena validez legal. En España y la Unión Europea, esta validez está respaldada por el Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, y por la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza. Estas normativas reconocen como legalmente vinculante la firma electrónica, siempre que se utilice un proveedor de servicios de confianza cualificado, como Yousign.
Firma electrónica y facturación: el papel de Yousign
Desde Yousign, sabemos que el cumplimiento normativo es esencial para todas las empresas, especialmente las pymes que están dando sus primeros pasos hacia la transformación digital. Nuestra plataforma de firma electrónica permite:
- Firmar facturas electrónicas con plena validez legal
- Acelerar los ciclos de facturación y cobro
- Garantizar la seguridad y trazabilidad de cada documento
- Integración con otras herramientas
- Soluciones adaptadas a diferentes tipos de negocio
Yousign cumple con el Reglamento eIDAS y con todos los estándares europeos, lo que asegura que sus facturas firmadas electrónicamente serán aceptadas por clientes, socios comerciales y administraciones públicas
Además, nuestra solución cuenta con un sistema de fácil integración con otras herramientas digitales como son los CRM, ERP, SIRH, herramientas de comunicación y muchas opciones que se pueden personalizar según el tipo de negocio y sus necesidades puntuales.
A tener en cuenta:
La automatización de procesos como la facturación electrónica y la firma de documentos es una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y cumplir con las exigencias legales sin complicaciones.
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Conclusión
La facturación electrónica obligatoria es mucho más que una exigencia legal: representa un paso decisivo hacia la transformación digital de las pymes españolas. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, adaptarse ya no es opcional. Es una necesidad que, si se aborda con visión estratégica, puede convertirse en una ventaja competitiva.
Modernizar la gestión de facturas además de reducir el uso de papel, errores y costes administrativos; también mejora la trazabilidad, fortalece el cumplimiento normativo y optimiza la relación con clientes y proveedores. Las empresas que se anticipan, se digitalizan con tiempo y eligen herramientas certificadas y fáciles de implementar, tendrán una transición mucho más ágil, eficiente y segura.
Importante: no se trata solo de cumplir con la ley, sino de posicionar a tu empresa, negocio o emprendimiento, como una organización innovadora, preparada y competitiva en un entorno cada vez más automatizado y conectado.
Desde Yousign, queremos acompañarte en este proceso. Nuestra solución de firma electrónica está diseñada para facilitar la validación legal y segura de documentos como facturas electrónicas, contratos o presupuestos, cumpliendo con las normativas europeas más exigentes.
No esperes al último momento. Comienza hoy mismo a preparar tu empresa para el futuro digital. Con las herramientas adecuadas, como Yousign, dar el salto a la facturación electrónica es más fácil de lo que parece.
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