El número de IVA (o NIF-IVA) es un identificador fiscal esencial para operar en España y en la Unión Europea. Tanto si eres autónomo, una pequeña empresa o un gran holding, entender cómo funciona este número, cómo obtenerlo y cómo verificarlo puede ahorrarte problemas fiscales y facilitar tus operaciones comerciales.
Desde Yousign te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el número de IVA intracomunitario, desde su definición hasta su verificación en transacciones internacionales.
¿Qué es el número de IVA y para qué sirve?
El número de IVA (también llamado VAT en inglés) es un código fiscal asignado por la Agencia Tributaria (AEAT) que identifica a empresas y autónomos en operaciones intracomunitarias. En España, este número se compone de:
- Prefijo "ES" (código de país).
- NIF nacional (con letra para personas físicas o sin ella para empresas).
Ejemplo:
- Autónomo: ESX1234567X
- Empresa: ESA12345678
Diferencias Entre NIF Nacional y Número de IVA Intracomunitario :
Concepto | NIF Nacional | Número de IVA Intracomunitario |
|---|---|---|
Uso | Operaciones en España | Operaciones dentro de la UE |
Formato | Sin prefijo "ES" | Con prefijo "ES" (ej: ESB12345678) |
Obligatoriedad | Todos los contribuyentes | Solo para operaciones intracomunitarias |
Nota importante:
No todas las empresas necesitan número de IVA intracomunitario, solo aquellas que realizan operaciones con otros países de la UE.
Cómo obtener el número de IVA en España
Obtener el número de IVA intracomunitario es un trámite esencial para empresas y autónomos que realizan operaciones dentro de la Unión Europea. A continuación, te explicamos cómo solicitarlo paso a paso, qué documentación necesitas y los plazos de tramitación en España.
Todos estos trámites los puedes hacer de forma electrónica para lo cual debes contar con una firma electrónica y un certificado digital, para hacerlo de forma segura.
- Registro en la Agencia Tributaria (AEAT)
Para autónomos
Los autónomos deben darse de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores mediante uno de estos modelos:
- Modelo 036: Para actividades empresariales con obligaciones fiscales complejas (ej: comercio internacional).
- Modelo 037: Versión simplificada para autónomos con actividades más sencillas.
¿Cómo presentarlo?
- Online (recomendado): Accede a la Sede Electrónica de la AEAT. Selecciona "Presentación de censos" y elige el modelo correspondiente. Rellena los datos y firma electrónicamente (con certificado digital o Cl@ve PIN).
- Presencial: Descarga el formulario en PDF, rellénalo y preséntalo en una Oficina de la AEAT con cita previa.
Para empresas
Las empresas deben inscribirse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para obtener su número de IVA.
Proceso de inscripción:
- Alta previa en el Censo de Empresarios (Modelo 036).
- Solicitud de alta en el ROI (se realiza automáticamente al marcar la casilla correspondiente en el Modelo 036).
- Verificación por la AEAT: La Agencia Tributaria comprueba que la empresa cumple los requisitos para operar en la UE.
Las sociedades recién constituidas pueden solicitar el número de IVA durante el proceso de creación de la empresa.
Las empresas extranjeras que operan en España (sin establecimiento permanente) deben usar el Modelo 030.
- Documentación necesaria
Para autónomos
Documentos obligatorios:
- DNI/NIE (copia digitalizada).
- Justificante de domicilio fiscal (recibo de luz, agua o contrato de alquiler).
- Epígrafes del IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas) que correspondan a tu actividad.
Para empresas
Documentos obligatorios:
- CIF de la empresa (NIF con letra, ej: B12345678).
- Escritura de constitución (para sociedades).
- Documentación del representante legal (DNI/NIE y poder notarial si actúa un apoderado).
- Certificado de titularidad bancaria (para verificar el domicilio fiscal).
A tener en cuenta:
Si la empresa ya está registrada pero no tiene número de IVA intracomunitario, puede solicitarlo modificando sus datos censales (Modelo 036).
- Plazo de obtención
El tiempo de tramitación varía según el método de presentación:
Método | Plazo Estimado | Observaciones |
|---|---|---|
Online | 24-48 horas | Más rápido y recomendado. Recibirás el número por correo electrónico. |
Presencial | Hasta 15 días | Incluye tiempo de revisión manual por la AEAT. |
¿Cómo saber si ya tengo el número de IVA?
- Consulta el certificado censal en la Sede Electrónica de la AEAT.
- Verifica tu número en el sistema VIES de la UE.
- Casos especiales
Empresas Extranjeras que Operan en España
Si tu empresa está fuera de España pero realiza operaciones aquí (ej: ventas online), debes:
- Registrarse como no residente (Modelo 030).
- Designar un representante fiscal en España (obligatorio para ciertos regímenes).
- Solicitar el número de IVA español para facturar a clientes locales.
Ejemplo: Una empresa alemana que vende repuestos automotrices a España a través de Amazon debe registrarse en el ROI español para cumplir con las normas de IVA.
- ¿Qué hacer después de obtener el número de IVA?
Una vez lo tengas, debes:
- Incluirlo en todas tus facturas intracomunitarias.
- Declarar las operaciones en el modelo 349 (anual o trimestral, según volumen).
- Verificar números de IVA de clientes europeos mediante VIES.
Importante:
Si dejas de realizar operaciones intracomunitarias, debes darte de baja en el ROI para evitar sanciones.
Alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios)
El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es un paso obligatorio para empresas y autónomos que realizan operaciones comerciales dentro de la Unión Europea. Su principal función es identificar a los sujetos que pueden beneficiarse del régimen de exención de IVA en transacciones intracomunitarias.
¿Quién debe inscribirse en el ROI?
Empresas y autónomos que:
- Venden bienes o servicios a otros países de la UE.
- Compran productos a proveedores europeos y quieren aplicar la inversión del sujeto pasivo.
- Superan los 35.000€ anuales en operaciones intracomunitarias (límite para autónomos).
Proceso de alta en el ROI
- Accede a la Sede Electrónica de la AEAT (enlace directo).
- Rellena el Modelo 036 o 037 (en la sección "Operaciones Intracomunitarias", marca la casilla correspondiente).
- Envía la solicitud con firma electrónica (certificado digital o Cl@ve PIN).
- Recibe la confirmación en 24-48 horas (online) o hasta 15 días (presencial).
Documentación necesaria:
- DNI/NIE (autónomos) o CIF (empresas).
- Justificante de domicilio fiscal.
- Epígrafes IAE de la actividad económica.
Beneficios de estar en el ROI
- Facturar sin IVA a clientes de la UE (Art. 25 Ley IVA).
- Deducir el IVA de compras intracomunitarias.
- Evitar bloqueos aduaneros en envíos entre países europeos.
Nota importante:
Si dejas de realizar operaciones intracomunitarias, debes darte de baja en el ROI para evitar sanciones.
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Importancia del número de IVA para empresas y autónomos
El número de IVA intracomunitario es fundamental para operar dentro del mercado único europeo. Tanto autónomos como empresas que realizan transacciones con otros países de la UE deben tenerlo para evitar sanciones, optimizar la fiscalidad y garantizar la legalidad de sus operaciones comerciales.
- Transacciones intracomunitarias: permite realizar operaciones de compra y venta de bienes y servicios con otros países de la UE sin la aplicación del IVA en origen, bajo el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
- Exención de IVA y Flujo de Negocios: El número de IVA intracomunitario permite facturar sin IVA a clientes de la UE (Art. 25 Ley del IVA) cuando vendes bienes o servicios a empresas o profesionales de otro país de la UE.
- Cumplimiento de obligaciones fiscales: facilita hacer de forma correcta la declaración y liquidación del IVA en operaciones intracomunitarias, evitando sanciones y problemas con la administración tributaria.
- Acceso a mercados europeos: es esencial para empresas que buscan expandirse y operar dentro del mercado único europeo, garantizando el cumplimiento de las normativas fiscales comunitarias.
A tener en cuenta:
Incluso si una empresa o autónomo no realiza operaciones intracomunitarias regularmente, es recomendable obtener el NIF-IVA para estar preparados ante posibles oportunidades de negocio en la UE.
Obligaciones fiscales relacionadas
- Declaración trimestral del IVA (modelo 303).
- Declaración anual de operaciones intracomunitarias (modelo 349).
- Libros de registro de facturas emitidas/recibidas.
- Consecuencias de no declarar: Multas de hasta 150% del IVA evadido (artículo 191 de la LGT).
- Consecuencias de no tener o usar mal el número de IVA: sanciones y multas de hasta 6.000€ (Ley General Tributaria).
- Operar sin registro ROI: Inhabilidad para deducir IVA en compras intracomunitarias.
Diferencias entre números de IVA en Europa
País | Formato | Ejemplo |
|---|---|---|
España | Francia | Alemania |
ES + 9 caracteres | FR + 11 caracteres | DE + 9 caracteres |
ESB12345678 | FRXX123456789 | DE123456789 |
Cómo verificar un número de IVA Europeo
A través del sistema VIES se pueden validar números de IVA de la Unión Europea, este motor de búsqueda consulta en la base de datos de los diferentes países para comprobar la validez del número.
- Entra en el portal VIES.
- Introduce el número de IVA y el país.
- Obtén un informe de validez instantáneo.
En caso de que el VIES arroje un resultado de “no válido”, puede deberse a que el número de IVA no existe, no está activado para transacciones intracomunitarias o el registro no se ha completado correctamente.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Quién necesita un número de IVA intracomunitario?
- Empresas que venden/compran bienes o servicios en la UE.
- Autónomos que superan los 35.000€ anuales en operaciones intracomunitarias.
¿Cómo puede una empresa fuera de la UE obtener un número de IVA europeo?
- Las empresas extranjeras (ej: EE.UU., China, Reino Unido) deben registrarse en un país de la UE donde tengan actividad comercial (ej: Alemania para ventas online, España para importaciones).
- Designar un representante fiscal local (obligatorio en muchos casos).
- Solicitar el número de IVA intracomunitario: presentar documentación (certificado de empresa, identificación del representante). En España, deben usar el Modelo 030 para no residentes.
- Cumplir con las obligaciones: Facturar con formato europeo (incluyendo el VAT de la UE). Presentar declaraciones periódicas (IVA y modelo 349).
¿Cuánto tiempo tarda en llegar el número de IVA?
- Online: 24-48 horas.
- Presencial: Hasta 15 días.
Yousign y la firma electrónica para gestión fiscal
La gestión fiscal requiere precisión y seguridad y es por ello que el uso de herramientas digitales seguras y fiables como la firma electrónica avanzada de Yousign, nuestra firma electrónica cualificada te permite:
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- Agilizar trámites con la AEAT sin papeleos.
- Cumplir con el RGPD en el manejo de datos sensibles.
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