El mandato o autorización de domiciliación SEPA es un documento que tiene por objetivo simplificar los pagos recurrentes y que permite automatizarlos formalmente. Como para muchos otros documentos, se puede firmar de manera electrónica cuando el mandato SEPA tiene un formato digital. Descubre las ventajas y las condiciones para proceder con esta desmaterialización.
Entender la domiciliación SEPA
El mandato de domiciliación SEPA (o Single Euro Payment Area en inglés) es un instrumento financiero esencial que permite pagos automáticos en euros a través de los 36 países miembros de la zona SEPA. Este sistema tiene como objetivo armonizar los pagos electrónicos en Europa, facilitando así las transacciones transfronterizas.
Una domiciliación SEPA es una autorización emitida por un deudor (el pagador) a un acreedor (el beneficiario) que permite a este último percibir directamente los fondos de la cuenta bancaria del deudor. Esta autorización es indispensable para automatizar los pagos recurrentes como las suscripciones, facturas de servicios públicos o los pagos de seguros.
Funcionamiento
- Emisión del mandato: el deudor firma un mandato SEPA autorizando al acreedor a iniciar el cobro de pagos. Este mandato incluye informaciones clave como el nombre y los datos del deudor, el IBAN (International Bank Account Number) y el BIC (Bank Identifier Code).
- Trasmisión y almacenamiento: una vez firmado, el mandato se transmite al acreedor, que lo debe conservar durante todo el tiempo de validez de los cobros.
- Inicio del cobro: el acreedor utiliza las informaciones del mandato para iniciar la domiciliación automática de los cobros a través del banco del deudor. Estos pagos se tratan por las redes de pago SEPA, garantizando transacciones rápidas y seguras.
- Gestión de los mandatos: los deudores pueden revocar o modificar un mandato en cualquier momento, informando al acreedor y a su banco. El acreedor también es responsable de la gestión y actualización de los mandatos.
Los tipos de mandatos SEPA
Existen principalmente dos tipos de mandatos SEPA y cada uno responde a necesidades específicas:
Core SEPA
El mandato Core SEPA es el mandato más común, utilizado principalmente para los pagos entre empresas y consumidores (B2C). Este mandato se caracteriza por una gran flexibilidad y una protección reforzada para el deudor. Algunas de sus características clave son:
- Periodo de retractación: Los deudores disponen de 8 semanas para contestar un pago no autorizado.
- Acceso universal: Todas las cuentas bancarias de la zona SEPA se pueden utilizar para este tipo de mandato.
B2B SEPA
El mandato SEPA Business-to-Business (B2B) está destinado a las transacciones entre empresas (B2B). Este tipo de mandato ofrece plazos de gestión más cortos y mayor seguridad, pero necesita una mayor vigilancia por parte de las empresas en materia de gestión de mandatos. Las características principales son:
- Ningún periodo de retractación: Al contrario que el mandato Core, las domiciliaciones B2B no pueden contestarse después de su ejecución.
- Verificación obligatoria: los bancos deben verificar la existencia de un mandato antes de gestionar una domiciliación B2B, garantizando así mayor seguridad.
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¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica es un método de validación digital que permite firmar documentos de manera segura y con vinculación jurídica. Al contrario que una firma manuscrita, la firma electrónica utiliza algoritmos criptográficos para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos firmados.
Los tipos de firma electrónica
- Firma electrónica sencilla: utiliza los datos digitales de base como un código PIN o una contraseña. Aunque ofrezca un cierto nivel de seguridad, es la más adaptada a las transacciones de bajo riesgo.
- Firma electrónica avanzada: está unida de manera única al signatario y es capaz de detectar cualquier modificación posterior del documento.
- Firma electrónica cualificada: se crea con un dispositivo de creación de firma cualificada y está basada en un certificado cualificado. Es el tipo de firma electrónica más seguro y posee el mismo valor jurídico que una firma manuscrita dentro de la UE.
La versión electrónica del mandato de domiciliación SEPA surgida con la desmaterialización, también conocido por e-mandato SEPA, debe representar el conjunto de las informaciones demandadas a su homólogo manuscrito y debe responder a las condiciones fijadas por el artículo 1316-1 del código civil. Para ser aceptado como prueba, el acto en formato electrónico debe garantizar la integridad del documento tanto en su creación somo el su almacenamiento, así como la identidad del autor del acto.
Ya se trate de un mandato SEPA en formato papel o en formato electrónico, es importante conocer todas las informaciones y asegurarse de que este intercambio sea seguro para evitar eventuales riesgos de fraude.
La ventaja de la firma electrónica para los mandatos SEPA
La utilización de la firma electrónica para los mandatos SEPA presenta muchas ventajas, haciendo que el proceso sea más eficaz y más seguro.
Seguridad reforzada
La firma electrónica utiliza tecnologías de criptografía avanzadas para proteger las informaciones sensibles. Garantiza que los mandatos SEPA no se puedan modificar después de su firma, asegurando así su integridad y autenticidad. Además, la utilización de firmas electrónicas cualificadas garantiza una protección máxima contra el fraude.
Eficacia y ahorro de tiempo
Con la firma electrónica, las empresas pueden automatizar completamente el proceso de colecta de mandatos SEPA. Esto elimina los retrasos asociados al envío y a la recepción de documentos en papel. Los mandatos se pueden firmar en unos minutos, incluso a distancia, lo que acelera considerablemente las transacciones financieras.
Reducción de costes administrativos
La ausencia de papel reduce los costes de material y almacenamiento, pero también los gastos de tratamiento y envío postal. Las empresas pueden ahorrar bastante al adoptar la firma electrónica, reduciendo al mismo tiempo su huella de carbono.
Las condiciones de validez del mandato SEPA
El mandato SEPA puede existir en dos formas: formato papel o formato electrónico.
Las condiciones de validez de ambos tipos son casi idénticas, con algunas excepciones.
El mandato SEPA en papel
El documento debe respectar un cierto formalismo en cuanto a las informaciones presentes en el documento:
- El título “Mandato de domiciliación SEPA”
- La Referencia Única de Mandato (RUM)
- Los datos del acreedor
- La identificación del Acreedor SEPA (ICS)
- Menciones respecto a la autorización de la domiciliación y las modalidades de rembolso.
La Referencia Única de Mandato (RUM) está compuesta por un máximo de 15 caracteres “latinos” que dan una identidad única a cada mandato. El acreedor debe proporcionar esta referencia en el momento de la emisión del mandato. También es posible añadirla al mandato después de su emisión, con la condición de avisar al deudor y que se haga antes de que la domiciliación sea efectiva.
La identificación del acreedor SEPA se basa en el Número Nacional de Emisor (NNE), que es una identificación otorgada por la Banque de France a la demanda del banco del acreedor, tras verificación de las informaciones de acreedor y bajo demanda del mismo.
Los aspectos clave de la firma electrónica de un mandato SEPA
Fechas y plazos
Le gestión de las fechas y los plazos es esencial para el buen funcionamiento de los mandatos SEPA. Cada operación debe respectar las fechas precisas para asegurar el débito o el crédito de las cuentas implicadas.
- Fechas de domiciliación: los acreedores deben informar a los deudores de las fechas de cobro como mínimo 14 días antes de la operación, excepto en caso de acuerdo contrario.
- Plazos de revocación: los deudores tienen derecho a revocar un mandato SEPA hasta la vigilia del día de débito.
Rembolso y revocación
En caso de error o de contestación, los deudores pueden pedir un rembolso.
- Derecho de rembolso: para los mandatos Core SEPA, los deudores pueden pedir un rembolso en plazo de ocho semanas después del débito.
- Revocación: la revocación de un mandato SEPA debe ser comunicada al acreedor, que informará enseguida al banco.
Medios y herramientas de gestión
Las empresas y profesional disponen de varios medios para gestionar los mandatos SEPA de forma eficaz.
- Herramientas digitales: uso de plataformas como Yousign para crear, enviar y archivar los mandatos SEPA de forma segura.
- Formulario de mandato: los acreedores deben proporcionar un formulario de mandato SEPA conforme, incluyendo las informaciones obligatorias como IBAN, BIC y RUM (Referencia Única de Mandato).
Operación y proceso de transferencia
La puesta en marcha y ejecución de mandatos SEPA implica varias etapas clave para garantizar la fluidez de las operaciones de transferencia.
- Inicio de la operación: los acreedores inician la operación de domiciliación utilizando las informaciones del mandato SEPA firmado.
- Transferencia SEPA: un medio eficaz para transferir los fondos entre cuentas bancarias en el seno del espacio SEPA.
