Elektronischer Datenaustausch: Was ist EDI?

Mit der zunehmenden Digitalisierung nimmt auch die Menge an Daten, die weltweit produziert und ausgetauscht wird, immer weiter zu. Der elektronische Austausch dieser Daten zwischen den einzelnen Systemen von Unternehmen, auch EDI genannt, läuft inzwischen automatisch und ohne manuelles Eingreifen ab. In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, welche globalen Standards für EDI gelten, wie EDI funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie sich elektronischer Datenaustausch in der Zukunft voraussichtlich weiterenwickeln wird.

Bei dem Wort “EDI” handelt es sich um eine Abkürzung für den englischen Begriff “Electronic Data Interchange”. EDI ist also der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten, wie z.B. von Lieferscheinen, Rechnungen und Bestellungen, zwischen einzelnen Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) von Geschäftspartnern bzw. Unternehmen. Dadurch, dass die Daten in strukturierter Form und ganz automatisch ausgetauscht werden, ersetzt EDI klassische papierbasierte Kommunikation und verzichtet auf manuelle Eingriffe. Hierbei handelt es sich nicht um eine spezifische Technologie, sondern eine Kombination aus elektronischen Prozessen, Kommunikationsprotokollen und globalen Dokumentenstandards.

Seit der Entstehung von EDI in den 1960er Jahren haben sich im Laufe der Zeit einige international gültige Standards für elektronischen Datenaustausch entwickelt. Zwei dieser standardisierten Formate lauten “UN/EDIFACT” und “XML”:

Wie EDI handelt es sich auch bei UN/EDIFACT um eine Zusammensetzung aus englischen Abkürzungen: UN steht bekannterweise für United Nations (zu Deutsch: Vereinte Nationen), die diesen ersten weltweiten Standard für elektronischen Datenaustausch im Jahre 1988 entwickelt haben. EDIFACT wiederum steht für “Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”. UN/EDIFACT ist also ein globaler, branchenübergreifender Standard für elektronischen Datenverkehr, dessen Verzeichnisse zweimal pro Jahr aktualisiert werden. Hierbei geht es vor allem darum, die festgelegten, einheitlichen Nachrichtentypen, wie z.B. ORDERS (Bestellung), DESADV (Lieferavis) oder ORDRSP (Auftragsbestätigung), gegebenenfalls anzupassen oder neue hinzuzufügen.

XML ist ebenfalls eine Abkürzung, die für "eXtensible Markup Language" (zu Deutsch: erweiterbare Auszeichnungssprache) steht und die textbasierte Auszeichnungssprache für das Speichern und Übertragen strukturierter Daten bezeichnet. Im Jahr 1996 wurde XML erstmals vom World Wide Web Consortium als standardisiertes Format festgelegt und wird seit diesem Zeitpunkt umfangreich genutzt. XML besteht aus Tags, die in spitzen Klammern (< >) geschrieben sind und verschachtelt werden, um hierarchische Strukturen zu erstellen.

Wie bereits erwähnt, gibt es für den elektronischen Datenaustausch festgelegte und einheitliche Nachrichtenstandards, anhand derer sich die verschiedenen Unternehmen unterschiedlicher Branchen orientieren. Um diese Standards einzuhalten, müssen die jeweiligen ERP-Systeme ihre Daten zunächst vom internen Format in den geforderten Nachrichtenstandard konvertieren. Anschließend könnten die strukturierten Daten über ein elektronisches Austauschprotokoll an den Empfänger übermittelt werden. EDI beinhaltet also drei grundlegende Prozessschritte: Konnektivität, Konvertierung und Kommunikation.

In der ersten Phase des elektronischen Datenaustauschs werden die zu übermittelnden Nachrichten im internen Format vom ERP-System entgegengenommen.

In der Konvertierungsphase werden die Nachrichten dann vom internen Format in den erforderlichen Nachrichtenstandard umgewandelt.

Im letzten Schritt werden die Nachrichten im korrekten Format über ein vereinbartes Kommunikationsprotokoll an den Empfänger übermittelt.

Die Tatsache, dass es einheitliche und international gültige Standards für EDI, die branchenübergreifend gelten, gibt, bietet Unternehmen in der sich immer weiter digitalisierenden Welt zahlreiche Vorteile.

Dadurch, dass der Austausch von Daten und Dokumenten zwischen den einzelnen Systemen ganz automatisiert, ohne manuelle Interventionen und entlang homogener Normen erfolgt, können Unternehmen Zeit sparen und dadurch effizienter und produktiver Arbeiten. 

Im Zusammenhang mit der Zeitersparnis und dem Effizienzgewinn steht auch der Vorteil der Kostensenkung. Da kein manuelles Eingreifen nötig ist und auf die Verwendung von Papier verzichtet wird, können die Kosten für Datenübertragung und Datenhandling reduziert werden. 

Menschen machen Fehler - Und das ist auch gut so, sonst wäre das Leben ja langweilig ;) - die Maschine hingegen irrt sich nur sehr selten bis gar nicht. Aus diesem Grund kann dank EDI die Fehlerquote gesenkt und die Datengenauigkeit sowie -qualität erhöht werden, weil doppelte oder fehlerhafte Eingaben entfallen und weniger Missverständnisse und Nachfragen auftreten.

Aufgrund der Tatsache, dass Informationen dank EDI schneller zur Verfügung stehen und die Daten bereits strukturiert sind, können Reportings verbessert werden. So können Abweichungen schneller identifiziert und Bestände besser überblickt werden.

Electronic Data Interchange (EDI) erfolgt entlang einheitlicher internationaler Standards wie EDIFACT und XML und automatisiert das Datenmanagement zwischen Herstellern, Lieferanten und Kunden. So können die Geschäftspartner Zeit und Kosten sparen, ihre Fehlerquote reduzieren und durch diesen Wettbewerbsvorteil ihre Marktposition verbessern. In Zusammenhang mit anderen Technologien, wie z.B. dem Internet der Dinge (IoT = Internet of Things), Blockchain und künstlicher Intelligenz (KI), wird sich EDI weiterentwickeln und die Geschäftswelt weiter verändern.

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