Che cos'é il CRM? Vantaggi e utilizzi

Oggi parliamo di un argomento di grande importanza per ogni impresa che vuole migliorare la propria gestione dei clienti e non solo: il CRM. Se ne sente spesso parlare, ma cosa significa esattamente e come può aiutare la tua azienda o il tuo business? In questo articolo ti spiegheremo tutto quello che c'è da sapere sul CRM, le sue funzioni principali e i benefici che può portare alla tua attività. Scopriamo insieme come il CRM può diventare il tuo assistente personale nella gestione dei clienti!

In sostanza l’acronimo “CRM”: sta per “Customer Relationship Management” in italiano “Gestione delle Relazioni con i Clienti”. Come avrai potuto intuire si tratta di un software che funziona da supporto alle aziende nella loro gestione delle relazioni con i clienti, aiuta quindi a rendere questa operazione più efficace e organizzata, ma nasconde molte altre funzionalità. 

Questo tipo di software, detto appunto CRM aiuta chi è in contatto con molti clienti a tenere traccia di tutte le comunicazioni passate, e a registrare tutti i dettagli riguardanti i clienti come le loro preferenze e aspettative, in modo da proporre una comunicazione adatta alle esigenze di ogni cliente. 

In effetti chi parla con molti clienti al giorno, come i rappresentanti, i commerciali/sales o chi lavora al customer service, capita regolarmente di trovarsi di fronte a personalità diverse tra di loro. Questo può costituire una sfida nella comunicazione, in quanto ogni cliente presenta delle necessità e aspettative differenti. Per questo il sistema di CRM permette di registrare tutte queste informazioni e di ritrovarle in tutta facilità al momento del bisogno.  

Ma il sistema di CRM non fa solo questo. Permette di registrare ogni tipo di azione precedentemente svolta per il cliente, problematica riscontrata da quest’ultimo, acquisto o interazione in senso generale. In questo modo al momento della chiamata, si conosce già la cronologia del cliente e si potrà offrire un servizio personalizzato e più informato offrendo così una soluzione su misura al cliente. Questa utilità  può essere di grande aiuto, soprattutto per chi si occupa ogni giorno di vendite online.  

Il sistema di CRM ti permette anche di organizzare e suddividere i vari compiti ai membri del tuo team, impostare scadenze e monitorare l’andamento del lavoro. 

Se volessimo descrivere il CRM in due parole potremmo dire che è il tuo assistente personale 📞👤

Tutte le funzioni sopracitate possono essere di grande aiuto, soprattutto per chi si occupa di vendite online o di marketing. 

Come abbiamo visto il software è in grado di gestire una vasta gamma di canali di contatto con i clienti, che includono telefonate, chat online, form sui siti web, e-mail, social media e anche moduli cartacei compilati durante eventi fisici. Grazie alle sue funzionalità avanzate, il software è in grado di raccogliere, organizzare, rimuovere i duplicati, raggruppare per cluster e preparare questi dati per un utilizzo efficace nel campo delle vendite o del marketing.

I CRM sono strumenti fondamentali per gestire i processi di vendita dall'inizio alla fine. Infatti, grazie ad alert e automatismi, i venditori sono supportati nel loro percorso di interazione con i potenziali clienti, guidandoli verso l'acquisto. Ma le funzioni del CRM non si limitano a questo: il software permette di tenere traccia dell'intero processo di vendita e di creare una reportistica dettagliata per elaborare future strategie di successo.

Ti ho convinto, e vuoi sapere come ottenere un sistema CRM? Continua a leggere.

Il CRM viene spesso offerto come servizio cloud, cioè tramite l’utilizzo di server remoti che consentono l’accesso al software via internet. 

Per ottenere un CRM in versione cloud (conosciuto anche come cloud-based) è possibile in primo luogo acquistare questo servizio da un fornitore specializzato, il quale ti fornirà una piattaforma specialmente personalizzata e dedicata a te o al tuo business, in base alle tue esigenze. Oppure un altro modo di ottenere un CRM è optare per un software open source ( detto anche on-premise) ovvero un’applicazione che puo’ essere installata direttamente sul tuo server interno. 

Complicato? Dai rivediamoli in dettaglio insieme. 😉

Partiamo dicendo che la principale differenza tra un CRM cloud e un CRM software open source o on-premise è principalmente nella loro implementazione (anche se in realtà svolgono la stessa funzione). Vediamo in cosa si differenziano:

• Il CRM cloud è un servizio di gestione che viene fornito come un servizio web quindi accessibile via internet, questo tipo di CRM è solitamente offerto dai gestori in abbonamento e non richiede l’installazione di alcun software perché come avrai capito l’unica cosa che ti serve è una connessione internet. 
  
• Mentre un CRM open source è un software che puoi scaricare e installare sul tuo computer. Quindi necessita un’implementazione nel server per essere utilizzato. Questo secondo è di solito più personalizzabile e offre maggiore flessibilità rispetto al sistema cloud. Chiaro no? 

Ma quindi come si sceglie? 

In generale la scelta viene dettata dalle esigenze di una determinata azienda, ma possiamo dire che in linea di massima un CRM cloud può essere una scelta migliore per le piccole imprese che non necessitano di grandi personalizzazioni e preferiscono quindi che questo servizio sia gestito da un fornitore esterno. D’altra parte un’azienda più grande, o che semplicemente ha bisogno di maggiore flessibilità e controllo sul proprio sistema dovrebbe dirigersi verso un CRM software open source. 

In entrambi i casi è indispensabile scegliere una soluzione affidabile e sicura, che protegga i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti. Per questo quando vuoi scegliere un fornitore di CRM, prendi il tempo necessario di analizzare la documentazione che ti viene fornita, per scegliere il fornitore più adatto e che risponda alle tue esigenze. 

Come abbiamo già visto, il sistema CRM può servire a diverse funzioni all’interno di un’azienda o un business, ma andiamo a vedere ora come tutte queste funzioni siano dei vantaggi, che portano un reale valore aggiunto. 

Vediamo quindi quali sono questi vantaggi:

1. Migliora la customer experience

Attraverso la registrazione dei dati dei clienti e della cronologia delle comunicazioni è possibile seguire in modo più personalizzato e rispondere alle esigenze dei clienti in maniera più completa e esaustiva. 

1. Coordinazione delle attività di vendita

Il sistema CRM permette a chi si occupa di vendite di monitorare, coordinare e sincronizzare tutte le attività di vendita, permettendo così una comunicazione più chiara, in questo modo si può seguire il processo di vendita in maniera più intuitiva, evitando di duplicare azioni e portando così alla generazione di un lead. 

1. Automatizzazione dei processi aziendali 

Il CRM permette di automatizzare molte operazioni che spesso sono ripetitive, e che possiamo dimenticare di realizzare. L’automatizzazione di queste operazioni fa guadagnare tempo reale che può essere investito in azioni più fruttuose. 

1. Stoccaggio dei dati: customer experience e Markerting 

Il CRM permette di stoccare i dati dei clienti: la cronologia dei contatti, le loro preferenze, gli acquisti precedentemente fatti e le varie problematiche riscontrate. Questo può essere utile per due ragioni:

• La soddisfazione dei clienti: attraverso la registrazione dei dati e delle preferenze, si potrà offrire un’assistenza clienti personalizzata. Una buona customer experience genera un’opinione positiva che si può trasformare in un nuovo lead.
• Marketing: il fatto di avere già le informazioni dei clienti, delle loro preferenze e necessità permette al team marketing di creare campagne mirate che rispondono a queste esigenze. Portano quindi a una massimizzazione del ROI. 

5. Accelerare il processo di assunzione

Spesso si dimentica che anche il reparto delle risorse umane può utilizzare il CRM, in quanto permette loro di accelerare il processo di assunzione grazie all’automatizzazione del processo di gestione dei possibili candidati, l’analisi dei loro profili, e favorendo così il mantenimento di un personale adeguato e in linea con gli obiettivi dell’azienda. 

6. Collaborazione tra i vari team

Un'altra problematica ricorrente nelle aziende è la comunicazione tra i vari team, per questo il CRM permette di centralizzare i dati e le azioni di ogni team, consentendo così la collaborazione dei vari reparti per ottenere migliori risultati. 

Il CRM permette quindi di migliorare delle task che sono centrali per la crescita del tuo business o della tua azienda. Possiamo riassumere tutti questi vantaggi in un unico termine "digitalizzazione" perché è in realtà questo aspetto del CRM che permette una migliore attività. Il CRM non è solamente un servizio che si integra nel proprio business ma è un vero e proprio cambio di strategia, con l’integrazione di nuove funzionalità e servizi che portano un notevole valore aggiunto. 

Il CRM (Customer Relationship Management) rappresenta un'importante risorsa per le imprese che desiderano espandere e consolidare la propria presenza online e offrire un'esperienza di acquisto di alto livello ai propri clienti.  

In un'epoca in cui la digitalizzazione è diventata una necessità imprescindibile per le imprese di tutte le dimensioni, l'adozione di un sistema CRM rappresenta un passo importante verso la trasformazione digitale. Questa è anche un’esigenza che è stata dettata dalle condizioni che hanno vissuto le azienda durante il periodo di pandemia COVID-19, in cui hanno dovuto ripensare la propria strategia e adottare un approccio più digitale.  

In sintesi possiamo dire che il CRM rappresenta un'importante leva di crescita per le aziende che desiderano sfruttare appieno le potenzialità della digitalizzazione e offrire un'esperienza di acquisto di alto livello ai propri clienti. 

Se vuoi portare la tua attività al livello successivo della digitalizzazione, l'integrazione della firma elettronica al tuo sistema CRM è un passo fondamentale da compiere.

Perché a partire dal potenziale cliente alla firma del contratto di vendita, il CRM e la firma elettronica ti accompagnano attraverso semplici steps fino alla realizzazione dei tuoi progetti:

Scambi informazioni con il cliente e fissi un appuntamento per presentare il tuo prodotto, l'invito via e-mail viene inviato e appare direttamente nel tuo calendario.

Riesci a convincerlo e ti richiede un preventivo.

Hai già le informazioni necessarie registrate nel tuo CRM, quindi dovrai solo inviargli una mail automatica.

Il cliente accetta il preventivo e decide di voler acquistare il tuo prodotto. 

Gli invii il contratto, e grazie ad un follow-up in tempo reale puoi vedere se ha firmato. Puoi anche impostare un promemoria automatico che solleciterà il cliente a firmare.

Il cliente firma e il contratto viene salvato nel tuo CRM. Il gioco e fatto! 

La firma elettronica Yousign, ti permette di firmare documenti in maniera legale e inviare i documenti da firmare ai tuoi clienti in due click. 

La firma elettronica Yousign è conforme al regolamento eIDAS e approvata come Autorità di Certificazione (Certification Authority - CA), riconosciuta e certificata a livello europeo. 

Ti forniamo una firma elettronica completamente sicura e legalmente vincolante che sigilla in maniera sicura e legale i tuoi contratti di vendita, e non solo. 

Al momento della firma dei documenti, il tuo cliente non avrà nulla di cui preoccuparsi perché in due click potrà apporre la sua firma giuridicamente riconosciuta nell'UE.