Firma elettronica dei documenti

La firma elettronica
al servizio del settore non profit

Immagine settore non profit
Tiziana Randò

Tiziana Randò

Account Executive

Illustration: Mélusine Vilars

La firma elettronica è uno strumento trasversale che può essere utilizzato in qualunque tipo di settore e professione.

Sicuramente hai già letto sul nostro blog quali sono i numerosi vantaggi che offre alle aziende commerciali, ma 

"sapevi che le soluzioni digitali come la firma elettronica possono essere utili anche nel settore non profit?"

N.B.: Per settore non profit, intendiamo l'insieme di enti come le ONG (organizzazioni non governative) e le associazioni riconosciute di utilità pubblica. 

Resta con noi qualche minuto per saperne di più! 

  • Cos'è un'ONG?
  • La firma elettronica: quali vantaggi?

Cos'è un'ONG?

1. Definizione

Il termine Organizzazione Non Governativa è stato introdotto nel 1945 dall'Organizzazione delle Nazioni Unite per permettere a delle organizzazioni internazionali indipendenti di fornire consulenza per i lavori ufficiali dell'ONU.

I criteri di un'ONG:

  • avere uno scopo non lucrativo di interesse pubblico;
  • essere indipendente da qualsiasi autorità politica;
  • esercitare un'attività effettiva in almeno due Stati;
  • dedicarsi ad almeno una o più cause.

Le ONG possono operare in ambiti molto diversificati nei settori economico e sociale:

🤝 l'umanitario (citiamo ad esempio Medici Senza Frontiere, cliente di Yousign);
🌳 l'ambiente e lo sviluppo sostenibile (Greenpeace); 
🗣️ la libertà di stampa (Reporter Senza Frontiere);
ecc.

2. Status giuridico

Le ONG hanno un ruolo importante sulla scena internazionale, MA fino ad oggi nessuna convenzione internazionale riconosce loro una qualsiasi capacità giuridica (non sono soggetti di diritto internazionale).

  • Gif uomo che sospira

Buono a sapersi: nell'Unione europea le ONG sono considerate persone morali di diritto privato. Il Codice Civile italiano prevede diverse forme giuridiche per gli enti non profit, distinguendo le persone giuridiche private in "riconosciute", quindi Associazioni riconosciute e Fondazioni, e "non riconosciute", quindi Associazioni non riconosciute e Comitati.

3. Avviare un'azione o un progetto

Per ottenere i fondi necessari per raggiungere i propri obiettivi, le ONG possono ricorrere a due metodi:

  • i fondi propri provenienti da mecenati o da donazioni private;
  • i bandi per presentare progetti indetti dai finanziatori (enti che finanziano le azioni umanitarie).

ONG e firma elettronica: quali vantaggi?

1. Validità legale della firma elettronica Yousign ‍⚖

Le soluzioni offerte da Yousign sono conformi al regolamento europeo eIDAS, testo legislativo di riferimento che definisce le regole comuni sulle procedure di firma elettronica: 

  • garantire l'integrità del documento firmato; 
  • permettere di identificare il firmatario, in particolare grazie all'autenticazione a più fattori (SMS con codice OTP, e-mail, verifica della carta d'identità). 

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Qui troverai una descrizione dei diversi tipi di firma definiti dal regolamento eIDAS ⬇

In caso di controversia:

✔ la firma elettronica Yousign è ammissibile in tribunale;
✔ Yousign offre un accompagnamento fornendo un dossier di prova con marcatura temporale e archiviazione per ogni richiesta di firma.

Promemoria: il dossier di prova contiene tutte le informazioni che hanno permesso il buon svolgimento della firma, per garantire la sicurezza di tutte le parti.

2. La firma elettronica al servizio delle ONG

Come abbiamo spiegato sopra, le ONG operano in un contesto specifico e mutevole che, come il settore lucrativo, richiede di combinare sicurezza, economia di mezzi ed efficienza per raggiungere gli obiettivi.

Gli argomenti a favore dell'uso della firma elettronica:

1️⃣ processi amministrativi densi e complessi
La firma elettronica permette di facilitare i processi grazie ai numerosi vantaggi che offre. Ad esempio, permette di non dover più stampare, firmare, scansionare e rinviare via e-mail i documenti da firmare. 

2️⃣ numerosi e diversi interlocutori in zone geografiche o continenti differenti
Qualsiasi operazione può essere svolta digitalmente e quasi nell'immediato. I firmatari evitano gli spostamenti fisici, che richiedono tempo, o di attendere troppo a lungo per una firma a causa della distanza.

3️⃣ mezzi economici più o meni limitati
Le ONG esistono principalmente grazie alle donazioni, quindi è importante per loro evitare spese inutili per le stampe o per più invii postali.

4️⃣ conformità al RGPD
Yousign garantisce la riservatezza dei documenti e delle informazioni trattate e archiviate sui server dell'azienda e su quelli dei subappaltatori.

5️⃣ sicurezza degli scambi con i diversi stakeholder
La crittografia delle informazioni e dei documenti e l'hosting su server basati in Europa offerti da Yousign garantiscono un ulteriore livello di sicurezza.

3. Pratica: alcuni usi (elenco non esaustivo)

VOLONTARIATO
I volontari sono fondamentali per l'esistenza delle ONG, è importante quindi garantire loro di poter aderire ai progetti in maniera sicura.

 📜 Modulo di iscrizione, rinnovamento dell'iscrizione

RACCOLTA DI FONDI

Cosa c'è di più naturale di permettere ai donatori di contribuire a una causa serenamente? 

📜 Modulo di donazione

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In Italia, le persone fisiche che effettuano donazioni a favore degli enti del Terzo settore (organizzazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale, enti filantropici, imprese sociali, cooperative sociali, reti associative, ecc.) possono detrarre l'importo donato al 30% direttamente sull'imposta da pagare (per un massimo di 30.000 euro di donazione), oppure dedurre l'importo donato senza limite assoluto ma entro il 10% del reddito complessivo dichiarato. (decreto del 28 novembre 2019 pubblicato in Gazzetta Ufficiale).

In questo caso l'ente beneficiario deve rilasciare una ricevuta firmata da una persona abilitata con la descrizione dettagliata dei beni erogati e l'indicazione dei relativi valori per permettere al donatore di dimostrare la sua donazione se richiesto. 

  • Gif uomo dicendo alright

PATROCINIO 
Per un'ONG può essere un buon modo per raccogliere fondi per un progetto o un evento. Al contempo, l'azienda patrocinante migliora l'immagine del suo marchio (capitale simpatia) presso la sua comunità.

📜 Convenzioni di partenariato

RISORSE UMANE
📜 contratti di lavoro

AMMINISTRAZIONE
📜 Verbali di assemblee generali, regolamenti interni

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