¿Quieres darte de alta como trabajador autónomo en España y no sabes qué documentos necesitas? Te lo contamos, ser autónomo implica mucho más que iniciar una actividad económica por cuenta propia, también conlleva una serie de obligaciones documentales que, si no se cumplen correctamente, pueden derivar en sanciones o en una mala gestión fiscal.
Ya seas freelance, profesional independiente o pequeño empresario, llevar al día tu documentación es clave para garantizar el cumplimiento legal, mejorar tu organización y optimizar tu tiempo. Desde Yousign, te explicamos qué documentos son obligatorios, cómo organizarlos y qué novedades debes tener en cuenta para 2025.
¿Qué documentación es obligatoria para los autónomos en España?
Aunque puede variar según la actividad, estos son los documentos que todo autónomo debe tener al día:
Paso / Documento | Descripción | Quién lo gestiona | Observaciones clave |
|---|---|---|---|
Alta en Hacienda (modelo 036 o 037) | Registro en el censo de empresarios indicando actividad, régimen fiscal y domicilio fiscal | Agencia Tributaria | Obligatorio antes de iniciar la actividad; modelo 036 (ordinario) o 037 (simplificado) |
Alta en la Seguridad Social | Inscripción en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) | Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) | Debe hacerse en los 60 días previos al inicio; recibirás documento acreditativo |
Licencia de apertura o comunicación de inicio | Autorización o notificación para ejercer en un local, oficina o nave | Ayuntamiento correspondiente | Según actividad y ubicación; puede ser licencia o comunicación previa |
Libro de registro de ingresos y gastos | Registro obligatorio de facturas emitidas y recibidas con conceptos, importes y fechas | Autónomo | Obligatorio en estimación directa (simplificada o normal) |
Libro de facturas emitidas y recibidas | Control del IVA soportado y repercutido para presentar modelos fiscales | Autónomo | Imprescindible para modelos 303 (trimestral IVA) y 390 (resumen anual) |
Justificantes de gastos y facturas | Facturas o tickets válidos con datos fiscales completos para deducciones | Autónomo | Necesarios para deducir gastos en IRPF e IVA |
Modelos fiscales adicionales | Declaraciones y pagos periódicos | Agencia Tributaria | Modelo 130 (IRPF), 111 (retenciones profesionales), 115 (retenciones alquileres), 100 (Renta), 349 (operaciones intracomunitarias) |
Obligaciones documentales específicas por tipo de actividad
No todos los autónomos tienen los mismos requisitos. Dependiendo de tu sector, necesitarás presentar documentos adicionales.
Profesiones sanitarias o colegiadas
- Título habilitante (médico, psicólogo, abogado, etc.).
- Colegiación obligatoria si aplica.
- Póliza de responsabilidad civil.
Autónomos del sector de la construcción
- Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC).
- Certificados de formación en prevención de riesgos laborales.
- Evaluación de riesgos y medidas de seguridad.
- Coordinación de actividades empresariales (CAE).
Autónomos que trabajan con andamios o estructuras
Este tipo de actividad requiere especial atención en materia de seguridad:
- Plan de montaje y desmontaje del andamio, firmado por técnico competente.
- Certificado de formación en trabajos en altura.
- Revisiones periódicas del equipo.
- Certificado de homologación de los EPI (equipos de protección individual).
Cambios normativos en documentación de autónomos para 2025
La Ley de Startups, el refuerzo de la digitalización de la administración pública y la actualización del reglamento de facturación electrónica están marcando nuevas pautas documentales:
Facturación electrónica obligatoria
A partir de 2025, todos los autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas si facturan a otras empresas o profesionales. Esto implica:
- Contar con un software homologado.
- Usar firma electrónica avanzada.
- Garantizar la integridad y trazabilidad del documento.
Registros digitales obligatorios
El libro de ingresos, gastos y facturas deberá presentarse en formato electrónico compatible con Hacienda. Además, se requerirá mantenerlo archivado durante al menos 4 años.
Mayor control sobre los EPI y formación PRL
Se prevé que los organismos inspectores exijan documentación más detallada sobre la entrega de equipos de protección y la formación en prevención de riesgos laborales, especialmente en sectores de alto riesgo.
Cómo organizar y conservar la documentación como autónomo
Mantener tu documentación en orden no solo evita problemas legales, también facilita la toma de decisiones y mejora tu imagen profesional.
Recomendaciones prácticas
- Usa carpetas digitales con copias escaneadas.
- Clasifica por año fiscal y tipo de documento.
- Automatiza registros con herramientas como Quipu, Holded o ContaSimple.
- Utiliza servicios de firma electrónica como Yousign para validar documentos.
Conservación legal
Según la normativa vigente, debes conservar:
- Documentación fiscal: al menos 4 años.
- Documentación contable: mínimo 6 años.
- Documentación laboral o de PRL: hasta 5 años desde la baja del trabajador o cese de actividad.
La firma electrónica avanzada como herramienta para autónomos
En Yousign sabemos que los autónomos necesitan soluciones ágiles, legales y confiables para gestionar su documentación.
¿Por qué elegir la firma electrónica?
- Ahorra tiempo: firma facturas, contratos y certificados desde cualquier lugar.
- Cumple con la ley: conforme al Reglamento eIDAS y a la Ley 6/2020.
- Seguridad y trazabilidad: cada documento cuenta con sello de tiempo y registro de auditoría.
- Facilidad de uso: solo necesitas conexión a Internet.
¿Qué documentos puedes firmar con Yousign?
- Contratos de prestación de servicios.
- Presupuestos y acuerdos con clientes.
- Facturas y justificantes.
- Documentación de PRL.
- Comunicaciones a organismos públicos.
A tener en cuenta:
La firma electrónica avanzada tiene plena validez jurídica y es aceptada por Hacienda, la Seguridad Social y la mayoría de plataformas de administración electrónica.
Preguntas frecuentes sobre la documentación para autónomos
¿Qué pasa si no tengo toda la documentación al día?
Podrías enfrentarte a sanciones fiscales, dificultades para deducir gastos o incluso a la imposibilidad de colaborar con empresas que exigen cumplimiento normativo.
¿Debo conservar los documentos físicos si los tengo digitalizados?
No, siempre que estén firmados electrónicamente o digitalizados con garantías legales. La firma electrónica avanzada y los sistemas de almacenamiento seguros como los que ofrece Yousign son totalmente válidos.
¿Qué libros debo presentar si tributo por módulos?
En estimación objetiva (módulos) no es obligatorio llevar libros contables, pero sí conservar facturas emitidas y recibidas, así como justificantes de gastos e inversiones.
¿Tengo que renovar mi documentación cada año?
Dependerá del tipo de documento. Algunos (como el alta en Hacienda o la licencia de apertura) solo se presentan una vez, mientras que otros (como los modelos fiscales) son periódicos.
Conclusión: tu documentación, tu seguridad
Estar al día con tu documentación no es solo una obligación, es una forma de proteger tu actividad, mejorar tu profesionalidad y facilitar tu día a día. En un entorno cada vez más digital y exigente, contar con herramientas como la firma electrónica avanzada de Yousign puede marcar la diferencia entre un proceso ágil y un caos administrativo.
Desde Yousign te animamos a revisar tu documentación, digitalizarla y firmarla con total garantía legal. Porque tu tiempo vale y tu esfuerzo merece estar bien respaldado.
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