Geheimhaltungsvereinbarung und die digitale Unterschrift

Ist eine elektronische Signatur für meine Verschwiegenheitsvereinbarung zulässig?

Als HR-Manager ergänzen Sie die Entwürfe von Arbeits- oder Zeitarbeitsverträgen häufig durch Vertraulichkeitsklauseln, die die Offenlegung geschäftlicher, rechtlicher, steuerlicher oder finanzieller Informationen über das Unternehmen verbieten. Doch wie steht es um die Informationen, die im Vorstellungsgespräch ausgetauscht wurden? Auch diese unterliegen der Geheimhaltung.

Die Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung vor einem persönlichen Treffen oder einem Telefongespräch ist der beste Schutz für die ausgetauschten Informationen.

In einem derartigen Fall muss es oft schnell gehen. Sobald Sie ein Vorstellungsgespräch mit einer potentiellen Führungskraft vereinbart haben, kann dank der digitalen Signatur sofort eine Geheimhaltungsvereinbarung als Rahmenbedingung für das bevorstehende Gespräch gesendet und unterschrieben werden. Mitunter befinden sich die Bewerber in einer anderen Region oder sogar in einem anderen Land – und es muss sichergestellt werden, dass ausgetauschte Informationen geheim bleiben. Die digitale Unterschrift ist hier das perfekte Mittel zum Zweck.

Ein solches Vorgehen ist rechtskräftig und einem einfachen Brief, der unterschrieben, gescannt und per E-Mail zurückgeschickt wird, weit überlegen! Die elektronische Signatur ist ein Verfahren, das europaweit überwacht und zertifiziert wird. Zugelassene Unternehmen, die Lösungen für elektronische Signaturen anbieten, sind für die Authentifizierung der Unterzeichner und des Signaturprozesses sowie für die anschließende Aufbewahrung einer beweiskräftigen Signaturdatei in einem elektronischen Safe für 10 Jahre verantwortlich. Kurz gesagt: für größtmögliche Sicherheit!