HR-Fallstudie: Alfonsino stellt dank Yousigns API 700 Mitarbeitende innerhalb von 6 Monaten ein

Alfonsino S.p.A. wurde 2016 als Start-up gegründet und bietet über seine App Lieferdienste  in kleinen und mittelgroßen Städten an. Der Lieferdienst bezieht seine Produkte von verschiedenen Lieferanten wie Supermärkten, Restaurants, Blumenläden, Weinläden und Apotheken.

Insgesamt beschäftigt das Unternehmen 100 direkte Angestellte sowie 900 Auslieferungsfahrer:innen.

Nur fünf Jahre nach der Gründung ging Alfonsino im November 2021 im Segment Euronext Growth Milan (EGM) an die Börse. Das Ziel: die Marktposition in den bestehenden Einzugsgebieten stärken und die Produktpalette erweitern. Aktuell ist der Lieferservice von Alfonsino in rund 400 Gemeinden in 11 Regionen Italiens vertreten.

Das Unternehmen hebt sich vor allem durch seinen Fokus auf Kund:innen und Fahrer:innen von der Konkurrenz ab.

Laut Co-Founder Domenico Pascarella ist Alfonsino “ein nachhaltiger Essenslieferdienst, der Restaurantbesitzende, die in der aktuellen Lage [der Corona-Pandemie] zu den am schwersten Betroffenen gehören, durch die Bereitstellung neuer, einfach implementierbarer Tools dabei unterstützt, den durch die Pandemie verursachten Verlust der Restaurantkundschaft abzufedern.”

“Es ist schwierig, die Ineffizienz eines Prozesses zu erkennen, an die man sich gewöhnt hat."

Das war vermutlich der Gedanke des Unternehmens, nachdem es auf einen digitalisierten Prozess für die Rekrutierung von Personal umgestiegen ist. In Wahrheit sorgte der manuelle Einstellungsprozess bereits lange vor Eintritt der Corona-Krise für Probleme.

Die Personalverantwortlichen Mario Bracco und Davide Barbiero erinnern sich vor allem an die zeitraubende Organisation persönlicher Termine in der Firmenzentrale und an den Zeitverlust, der durch das Warten auf die Unterzeichnung der Verträge mit den potenziellen Beschäftigten entstand. Jeder Vertrag umfasste mindestens zehn Seiten und trug damit erheblich zum ohnehin hohen Papierverbrauch bei.

Für jede neue Einstellung mussten E-Mails und Erinnerungen verschickt werden, um persönliche Daten und Dokumente anzufragen. Außerdem wurden persönliche Follow-up-Anrufe mit jedem Kandidaten bzw. jeder Kandidatin geführt - insgesamt ein sehr zeitintensiver Prozess.

Zu allem Überfluss setzte dann auch noch die Pandemie ein, die persönliche Termine und Vertragsunterzeichnungen unmöglich machte.

Aufgrund der extrem ansteigenden Nachfrage nach Lieferdiensten während der Corona-Krise sah sich Alfonsino gezwungen, den bisherigen Rekrutierungsprozess zu überdenken und auf eine digitale Lösung umzustellen.

Am Anfang war nicht klar, wonach überhaupt gesucht werden sollte. Das Team von Alfonsino war sich sogar gar nicht bewusst, dass e-Signaturen rechtssicher und legal sind. 

Auf der Suche nach einem geeigneten Anbieter elektronischer Unterschriften stand Alfonsino vor einer großen Auswahl. Yousign stach mit seiner einfachen und nutzerfreundlichen Lösung aus der breiten Masse heraus. 

Aus diesem Grund kontaktierte der Personalmanager von Alfonsino Yousign und vereinbarte einen Termin für eine Demo.

Für Alfonsino war es wichtig, einen europäischen Vertrauensdiensteanbieter zu finden, der eIDAS-zertifiziert und DSGVO-konform ist. Das Unternehmen suchte nach einer smarten, flexiblen, nutzerfreundlichen und, vor allem, nachhaltigen Lösung.

Ursprünglich wandten sie sich an Yousign, um ihre befristeten Arbeitsverträge schnell digital unterzeichnen zu können. Nachdem sie sich näher mit der Software beschäftigt hatten, entdeckten sie, dass sie diese auch für andere Dokumente wie Datenschutzbestimmungen oder Stellenausschreibungen nutzen können.

Zunächst nutzten Sie die Web-App von Yousign, mit der zum ersten Mal ein vollständig digitalisierter Prozess erstellt werden konnte. Es dauerte nur wenige Minuten, um die ersten Prozesse einzurichten, und alle waren positiv überrascht von der Einfachheit der Software.

Nach mehreren Monaten Nutzung der Web-App entschloss sich das Team von Alfonsino dazu, den nächsten Schritt zu gehen und ihren gesamten Einstellungsprozess vollständig zu automatisieren, indem sie Yousigns API-Schnittstelle in ihr bestehendes CRM-System integrierten. 

Durch diese API-Integration konnten die Daten von potenziellen Kandidat:innen gesammelt und direkt in deren HR-Software übertragen werden. Diese Software generiert dann automatisch einen Arbeitsvertrag, der an den entsprechenden Arbeitnehmenden zur Unterzeichnung verschickt wurde. 

Das Unternehmen kontaktierte unser IT-Team und wir vereinbarten einige Video-Meetings, um die Implementierung der API abzuschließen. Yousign stellte Alfonsino 40 Tage lang einen kostenlosen Sandbox-Zugang zur Verfügung, um die Software zu testen. Außerdem unterstützten wir das Team bei jeglichen Fragen.

Das IT-Team des Unternehmens zeigte sich beeindruckt von der klaren und übersichtlichen API-Dokumentation und der einfachen Integration selbst. Der Projektmanager wiederum lobte die Reaktivität unseres Kundendienstes und fühlte sich während des gesamten Prozesses gut betreut. 

Inzwischen generiert die Software in nur wenigen Klicks Arbeitsverträge und schickt diese per E-Mail an die Ausliefer:innen. Die unterzeichnende Person kann den Vertrag dann prüfen und jederzeit und überall digital signieren. 

Das Verfahren zur Einstellung neuer Mitarbeiter:innen ist jetzt nicht nur effizienter, sondern auch für weiteres zukünftiges Wachstum geeignet.

Die Entscheidung des Unternehmens, elektronische Unterschriften in den Rekrutierungsprozess zu integrieren, revolutionierte schlichtweg die Art und Weise, wie neue Beschäftigte eingestellt werden.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Verträge noch in Person unterschrieben werden mussten. Nun können neue Mitarbeitende ihr Angebot innerhalb weniger Minuten erhalten und unterschreiben, ohne auch nur einen einzigen Fuß in das Büro von Alfonsino setzen zu müssen. Die Einstellung von neuen Arbeitnehmenden dauert jetzt nicht mehr Tage, sondern nur noch wenige Stunden.

Durch diese Effizienzsteigerung sparen die Personalabteilungen nicht nur Zeit, sondern können sich auch auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Der Verzicht auf Papier und Drucker spart nicht nur Zeit, sondern ist auch nachhaltig. So kann der ökologische Fußabdruck des Unternehmens reduziert und ein Beitrag zu einer umweltfreundlicheren Welt geleistet werden. 

Außerdem bietet die Nutzung von e-Signaturen mehr Sicherheit für das Unternehmen und die Angestellten. Digitale Unterschriften sorgen dafür, dass ein Vertrag rechtsverbindlich ist und dass alle beteiligten Vertragsparteien einen sicheren und gültigen Nachweis über den Abschluss der Vereinbarung haben. Die Sorge um verlorene oder fehlerhafte Verträge fällt weg und eine zuverlässige Lösung für die Personalbeschaffung ist gesichert.

Die Integration elektronischer Unterschriften in die bestehenden Abläufe und Systeme hat die Mitarbeitergewinnung also nicht nur beschleunigt, sondern sie auch sicherer, einfacher und nachhaltiger gemacht.

Personaldirektor Davide Barbiero könnte mit dem Ergebnis nicht zufriedener sein, wie er erklärt:

“Yousign hat es uns ermöglicht, in kürzester Zeit eine maximale Anzahl an Dokumenten zu unterschreiben, Kosten einzusparen und eine umweltfreundliche Strategie zu verfolgen.”

Die Ergebnisse der API-Integration von Alfonsino sprechen für sich. 

Sie meisterten die Herausforderung, ihren Rekrutierungsprozess von Grund auf neu zu gestalten und konnten so bereits sechs Monate nach der Einführung der elektronischen Signatur 700 statt 200 neue Mitarbeitende einstellen. Zudem eröffneten sie innerhalb dieses halben Jahres 13 neue Standorte.

Dank eines hoch automatisierten Prozesses mit einem vergleichsweise geringem Personaleinsatz gelang es Alfonsino, die Rekrutierung um ein Vielfaches zu steigern.

Neben Alfonsino haben wir vielen weiteren Kund:innen dabei geholfen, elektronische Signaturen in die bestehende HR-Software zu integrieren, wie z.B. HRIS, HCM oder ATS.

Viele unserer Kund:innen benötigen zusätzlich einen ID-Verifizierungsprozess und dank unserer fortschrittlichen Signaturtechnologie bieten wir auch das Hochladen von Ausweisdokumenten und die Online-Verifizierung zur Integration an.

Viele Firmen nutzen unsere API für den Vertrieb oder interne Abteilungen, um die Anzahl der Vertragsabschlüsse zu erhöhen und interne Prozesse zu beschleunigen.

Wir sind der festen Überzeugung, dass die Steigerung der Effizienz und die Verbesserung der Arbeitsabläufe die Aufgabe jedes Unternehmens ist, unabhängig von der Branche.

Wenn Sie ebenfalls Ihre Prozesse optimieren möchten, kommen Sie jederzeit auf uns zu. Wir freuen uns, Sie bei der Umsetzung zu unterstützen.