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Zeitmanagement: 5 Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität

Daniela Zehner

Daniela Zehner

Marketing Manager DACH @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Fühlen Sie sich manchmal unproduktiv, gestresst, ängstlich und buchstäblich von der Arbeit überwältigt? Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie nicht genug Zeit haben, um Ihre Aufgaben zu bearbeiten und abzuschließen?
Wenn ja, dann haben Sie vielleicht ein Zeitmanagementproblem! 

Zeitmanagement ist eine Kompetenz, die darin besteht, den eigenen Arbeitsablauf besser zu organisieren und zu planen, um möglichst viele Aufgaben in möglichst kurzer Zeit zu erledigen.
🚨 Achtung: Das bedeutet nicht, mehr, sondern im Gegenteil, intelligenter zu arbeiten!
Diese Fähigkeit zu beherrschen ist wichtig, denn Produktivität und Zeitoptimierung sind die Grundlage für das reibungslose Funktionieren eines jeden Unternehmens. 

Es gibt verschiedene Methoden, um Ihre Zeit während des Arbeitstags besser zu organisieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einige davon. Die Kombination oder die Anwendung auch nur einer dieser Methoden kann Ihre Arbeitsweise verändern und vor allem verbessern.
Möchten Sie mehr erfahren? Hier entlang bitte 👉

Zusammenfassung

  • 1. Planen Sie Ihren Tag
  • 2. Legen Sie Ihre Prioritäten fest 
  • 3. Probieren Sie die Pomodoro-Technik (Tomatentechnik) aus
  • 4. Erledigen Sie Routineaufgaben zuerst
  • 5. Wenden Sie Monotasking an

1. Planen Sie Ihren Tag um Ihr Zeitmanagement zu verbessern

Wenn Sie lernen, Ihre Zeit besser einzuteilen, hat dies mehrere Vorteile: Es steigert Ihre Produktivität, verringert Ihr Stresslevel und es lässt Sie entspannter und selbstbewusster sein. Außerdem erkennen Sie, wie Sie Ihre Zeit am besten nutzen können, um mehrere Aufgaben zu erledigen. Es gibt keine allgemeingültigen Regeln für den Ausbau dieser Fähigkeit, da jeder Mensch seinen Tag unterschiedlich gestaltet, aber dennoch gibt es wirksame Tipps, die Ihnen nach regelmäßiger Übung helfen werden.  

Der allererste Schritt beim Zeitmanagement ist die Erstellung einer Aufgabenliste. Eine detaillierte Aufgabenliste ist ein guter Ausgangspunkt, um sich Klarheit darüber zu verschaffen, was zu tun ist, um keine Aufgaben zu vergessen und um während des Tages konzentriert und fokussiert arbeiten zu können.
Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Aufgabenliste abzuarbeiten. ✔
Eine sorgfältige Planung hilft, den Fokus zu behalten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Außerdem kennen wir es bestimmt alle: Das Abhaken einer erledigten Aufgabe nach der anderen verleiht ein wunderbares Gefühl der Zufriedenheit! 😊

Dafür gibt es heute mehrere Apps, die Sie zum Teil auch mit Ihrem Team teilen können. Wenn Sie aber lieber zu Stift und Papier greifen, können Sie Ihre To-Do-Liste auch einfach aufschreiben. 

2. Legen Sie Ihre Prioritäten fest

Obwohl Sie all Ihre Aufgaben auflisten, haben Sie manchmal Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement? Ein weiterer Tipp ist das Organisieren Ihrer Aufgaben nach Wichtigkeit. Sie wissen somit immer genau, welche Aufgabe Priorität hat. Da es nicht immer einfach ist, die wichtigsten Aufgaben zu ermitteln, kann die ''Eisenhower-Matrix'' sehr hilfreich sein. Diese Methode besteht darin, die Aufgaben in vier Gruppen zu unterteilen:

  1. Wichtige / dringende Aufgaben:
    Diese Aufgaben haben die höchste Priorität und können nicht aufgeschoben werden. Beispiele können Termine oder Telefonate mit potenziellen Kunden sein.
  2. Wichtige / nicht dringende Aufgaben:
    Diese Aufgaben sind wichtig, aber können später erledigt werden, wie z.B. die Erstellung des Wochenplans.
  3. Unwichtige / dringende Aufgaben:
    Hierzu gehören alle Aufgaben, die problemlos an andere delegiert werden können, z. B. die Durchsicht einer Akte.
  4. Unwichtige / nicht dringende Aufgaben:
    Diese Aufgaben sind überflüssig und können weggelassen werden.

3. Probieren Sie die Pomodoro-Technik (Tomatentechnik) aus

Regelmäßige Pausen sind ein weiterer grundlegender Aspekt, den Sie nicht vernachlässigen sollten: Das menschliche Gehirn braucht ein paar Minuten Ruhe, um wieder komplett aufzuladen. Es ist sehr nützlich und effektiv, die berühmte Pomodoro-Technik, auch Tomatentechnik genannt, anzuwenden.
Bei dieser Methode wechseln sich 25 Minuten ununterbrochene Arbeit und eine 5-minütige Pause ab, um die Konzentration zu steigern.  

Müssen Sie zum Beispiel einen Bericht in zwei Stunden fertigstellen? Ein Wechsel zwischen 25 Minuten intensiver Arbeit und 5 Minuten Pause steigert Ihre Konzentration und Produktivität. Sie erzielen so wesentlich bessere Ergebnisse erzielen, als wenn Sie zwei oder drei Stunden am Stück arbeiten. Unser Gehirn hat nämlich ein natürliches physiologisches Bedürfnis, regelmäßig abzuschalten, da unsere Aufmerksamkeitsspanne begrenzt ist. Ein ausgeruhtes Gehirn hat viel mehr Energie und arbeitet deutlich besser. Außerdem ist es eine äußerst nützliche Methode, um Prokrastination zu vermeiden. 

4. Erledigen Sie Routineaufgaben zuerst

Eine weitere Methode, die Sie am Arbeitsplatz anwenden können, ist das Pareto-Prinzip. Haben Sie schon einmal davon gehört?
Dabei geht es darum, dass die Aufgaben, die am wenigsten Zeit in Anspruch nehmen, zuerst erledigt werden, auch wenn sie nicht dringend sind. Auf diese Weise werden Sie 80 Prozent der Arbeit mit 20 Prozent Aufwand erledigen können. Wenn Sie diese Aufgaben schnell erledigt haben, können Sie sich den Rest des Tages in aller Ruhe auf die Dinge konzentrieren, die am meisten Zeit kosten. 

Es ist außerdem sinnvoll, zu lernen, Aufgaben abzugeben, vor allem, wenn es sich um sich wiederholende alltägliche Aufgaben handelt, die Ihr Kolleg:in oder Ihr Team übernehmen kann. Eine nicht enden wollende To-Do-Liste kann großen Stress verursachen. Aufgaben abgeben ermöglicht es Ihnen, sich in aller Ruhe auf die anspruchsvollsten und zeitaufwändigsten Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind und Ihre Aufgaben selbst erledigen wollen, können Sie jederzeit IT-Tools einsetzen, mit denen Sie Prozesse automatisieren können.

5. Wenden Sie Monotasking an

Multitasking ist nicht automatisch ein Synonym für Effizienz. Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ist zweifelsohne eine hervorragende Fähigkeit, kann aber manchmal auch von Nachteil sein. Die Bearbeitung mehrerer Aufgaben gleichzeitig erfordert ein hohes Maß an Konzentration und ist ermüdend. 

Versuchen Sie stattdessen, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, bis diese abgeschlossen ist oder bis es Zeit für die nächste Pause ist. So verspüren Sie weniger Druck, sind konzentrierter und fühlen sich weniger müde. Monotasking können Sie super mit der Tomatentechnik kombinieren! Nehmen Sie sich 25 Minuten Zeit für eine Aufgabe, machen Sie 5 Minuten Pause, und kehren Sie dann zur Arbeit zurück oder gehen Sie zur nächsten Aufgabe über. 

Nutzen Sie IT-Tools

Aufgaben effektiv zu verwalten, zu planen und gleichzeitig Zeit für Aufgaben zu sparen, die normalerweise mehrere Minuten oder Stunden in Anspruch nehmen würden, ist eine perfekte Kombination, um die Produktivität zu maximieren. Dank der ständigen Weiterentwicklung der Technologie ist dies heute mit Hilfe bestimmter Tools möglich. 

Ein Beispiel dafür ist der Google Calendar, mit dem Sie Arbeitsblöcke übersichtlich organisieren können. Andere Tools dienen der Automatisierung. Es ist äußerst nützlich, Arbeitsabläufe zu automatisieren, damit wiederholende oder Routineaufgaben automatisch ausgeführt werden. Yousign, eine Software-Lösung für elektronische Unterschriften, hilft Ihnen bei genau dieser Aufgabe. In wenigen Minuten können Sie Ihre Dokumente mit ein paar Klicks aus der Ferne unterschreiben lassen. Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel, warum Automatisierung der Schlüssel zur Optimierung ist. 

Schlusswort

Hoffentlich können Sie diese fünf Tippps gut in Ihrem Arbeitsalltag anwenden. Denken Sie daran, dass es sich um Techniken handelt, die mit der Zeit verinnerlicht werden und daher Übung und ständiges Training erfordern. Zeitmanagement braucht Zeit und Übung. Mit ein wenig Ausdauer werden Sie feststellen, wie viel Zeit Sie tatsächlich zur Verfügung haben! 

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