Firma electrónica y cumplimiento en el sector asegurador

La firma electrónica en el sector asegurador se ha convertido en una gran aliada para agilizar los procesos de contratación de pólizas y gestión documental en un negocio que se caracteriza por ser competitivo, regulado y orientado al cliente. Las aseguradoras buscan soluciones que les permitan ser más ágiles, seguras y eficientes. Una de las tecnologías que más impacto está generando es la firma electrónica, un recurso clave para digitalizar procesos, cumplir con la normativa y mejorar la experiencia del cliente desde el primer contacto.

Veamos cómo funciona la firma electrónica en el ámbito de los seguros, qué beneficios aporta, cómo se adapta al marco legal vigente y qué estrategias pueden seguir las aseguradoras para implementarla de forma eficaz.

La firma electrónica es un conjunto de datos que permite autenticar la identidad de la persona signataria en documentos electrónicos con plena validez legal. Existen varios tipos, según el grado de seguridad y autenticación del firmante:

• Firma electrónica simple: vinculada a un dato identificativo, como un correo electrónico o clic de aceptación.
• Firma electrónica avanzada: garantiza la identidad del firmante y la integridad del documento. Requiere autenticación por medios como OTP (contraseña de un solo uso) o certificados digitales.
• Firma electrónica cualificada: es la más segura. Equivale legalmente a una firma manuscrita en toda la UE y requiere un dispositivo cualificado de creación de firma.

La firma electrónica se ha convertido en una pieza clave dentro de la estrategia de digitalización de las compañías de seguros, permitiendo a las compañías ofrecer servicios más ágiles, seguros y centrados en el cliente.. Su aplicación abarca todo el ciclo de vida de una póliza, desde la contratación inicial y la aceptación de condiciones, hasta las renovaciones, modificaciones contractuales, tramitación de siniestros y cancelaciones.

Además, facilita la firma de consentimientos informados, cláusulas legales y contratos con mediadores. Esta tecnología no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también garantiza el cumplimiento normativo, la integridad documental y una experiencia más fluida y moderna para los asegurados.

• Firma de pólizas y contratos de seguros, por medio de la firma digital se puede realizar la firma de estos documentos sin que los adquirentes tengan que desplazarse hasta las oficinas de la aseguradora.
• Consentimientos informados para tratamientos de datos, las personas pueden firmar los documentos de tratamientos de datos de forma digital.
• Aceptación de condiciones generales y particulares, una firma electrónica valida su aceptación.
• Gestión de siniestros y autorizaciones por parte de los asegurados, en caso de ser necesaria una autorización por parte del asegurado, puedo hacerlo de forma remota.
• Contratos con mediadores y corredores de seguros, sin desplazamientos y de forma totalmente regulada y legalmente válida.

Esta tecnología no solo simplifica los procesos, sino que reduce los tiempos de gestión, minimiza los errores administrativos y garantiza la trazabilidad de cada operación.

La adopción de la firma electrónica en el sector asegurador contribuye a mejorar significativamente la experiencia del cliente, ya que permite una gestión más ágil, segura y eficiente de contratos y documentación, reduciendo tiempos y costes.

La contratación de seguros ya no requiere desplazamientos ni impresiones. El cliente puede recibir, revisar y firmar su póliza desde cualquier lugar y dispositivo.

• Agiliza la contratación.
• Aumenta la tasa de conversión de clientes potenciales.
• Genera confianza con una experiencia 100 % digital.

• Reducción de costes de papel, impresión y almacenamiento.
• Ahorro de tiempo en validación y envío de documentos.
• Automatización de flujos de trabajo y archivado seguro.

• Trazabilidad completa de cada firma y documento.
• Cumplimiento con las normativas europeas eIDAS y españolas.
• Protección frente a fraudes y alteraciones de documentos.

La firma electrónica contribuye a una política de sostenibilidad al reducir el uso de papel y la huella ambiental de los procesos administrativos y los traslados innecesarios.

La legalidad de la firma electrónica está garantizada en Europa por el Reglamento eIDAS, que reconoce su validez jurídica y fuerza probatoria. En España, la Ley 6/2020 refuerza ese marco, definiendo los servicios electrónicos de confianza y el rol de los prestadores cualificados.

Sí. Tanto la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP) como la jurisprudencia reconocen la plena validez de las pólizas firmadas electrónicamente, siempre que se utilicen mecanismos de autenticación adecuados y se cumpla el deber de información al consumidor.

En este sentido, plataformas como Yousign, que ofrecen firma electrónica avanzada conforme a eIDAS, son plenamente válidas para gestionar contratos de seguros y documentación anexa.

Para incorporar con éxito la firma electrónica en sus operaciones, las aseguradoras necesitan diseñar una estrategia bien estructurada que contemple tanto la transformación digital interna como las expectativas del cliente actual. Esta implementación debe ir más allá de la simple incorporación de tecnología: implica revisar procesos, capacitar equipos, garantizar el cumplimiento normativo y comunicar con claridad las ventajas del nuevo sistema. 

Se debe adoptar un enfoque progresivo y alineado con los objetivos comerciales permitirá maximizar el impacto de la firma electrónica en eficiencia, competitividad y experiencia del asegurado.

Algunos aspectos claves que se deben tener en cuenta a la hora de implementar tecnologías de firma digital en los procesos de negocio:

Diagnóstico interno

• ¿Qué procesos pueden digitalizarse?
• ¿Cuáles requieren firma legal?
• ¿Qué nivel de seguridad es necesario?

Elección de la solución adecuada

Busca proveedores que:

• Cumplan con eIDAS y legislación española.
• Ofrezcan firma avanzada o cualificada.
• Permitan integración con CRM o software de gestión de pólizas.
• Incluyan trazabilidad y certificación del proceso.

Formación de equipos

Informa e imparte formaciones internas a comerciales, agentes y personal interno sobre el uso correcto de la herramienta, los aspectos legales asociados y las responsabilidades de cada uno de los colaboradores al hacer uso de esta.

Comunicación al cliente

Explica a tus clientes con claridad cómo funciona la firma electrónica y qué garantías ofrece. muestra claramente cómo es el proceso de firma, las herramientas disponibles y los alcances de la firma digital. Esto contribuye a reducir resistencias y aumentar la adopción.

Medición y mejora continua

Evalúa indicadores clave como:

• Tiempos de firma.
• Costes operativos.
• Tasa de conversión.
• Reducción de errores documentales.

Algunas de las compañías aseguradoras más reconocidas y con mayor nivel de digitalización han incorporado rápidamente la firma electrónica en sus procesos ya que entendían los diferentes beneficios que esto ofrece a su negocio. 

1. Mutua Madrileña: incorporó la firma electrónica avanzada para firmar pólizas de auto y hogar de forma inmediata y así ahorrar tiempo en la gestión.
2. Mapfre: implementado sistemas de firma digital para procesos comerciales y administrativos, para mejorar su eficiencia interna y la experiencia del asegurado.
3. Seguros Santalucía: utiliza plataformas de firma para formalizar contratos de colaboración con mediadores y corredores, asegurando legalidad y trazabilidad.

Como toda tecnología, la firma electrónica no está exenta de riesgos, aunque son muy bajos si se utilizan plataformas seguras, es importante conocer todas las posibilidades que se puedan presentar y analizar cómo incorporar nuevas tecnologías sin poner en riesgo a la empresa y sus clientes.

Principales riesgos:

• Suplantación de identidad si no se verifica correctamente al firmante.
• Falsificación de documentos sin integridad asegurada.
• Almacenamiento inseguro que comprometa la confidencialidad.

Cómo evitarlo:

• Utiliza firmas electrónicas avanzadas o cualificadas.
• Asegúrate de que la solución tenga certificados válidos y trazabilidad.
• Almacena los documentos en entornos seguros, cifrados y conformes al RGPD.

Desde Yousign, ofrecemos una solución de firma electrónica avanzada pensada para el sector asegurador. Nuestras herramientas permiten:

• Firmar pólizas, contratos, autorizaciones y consentimientos en minutos.
• Garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de cada documento.
• Cumplir con eIDAS y la Ley 6/2020 de servicios de confianza.
• Integrarse con los flujos existentes de CRM y gestión documental.