Die Vorteile der Online-Lohnabrechnung & die Rolle von DATEV

In der Ära der digitalen Transformation erleben wir einen radikalen Wandel in der Verwaltung von Unternehmensabläufen. Dies umfasst auch die Lohnbuchhaltung, welche von modernen Finanz- und HR-Abteilungen vermehrt auf digitale Plattformen übertragen wird. Diese Verschiebung ermöglicht es Unternehmen, ihre Gehaltsabrechnungen nicht nur effizienter und sicherer durchzuführen, sondern auch deutlich präziser und schneller. Eine der führenden Lösungen auf diesem Gebiet ist die Buchhaltungssoftware von DATEV. 

In diesem Artikel werden wir detailliert auf die Vorzüge der Online-Lohnabrechnung eingehen und die bedeutende Rolle hervorheben, die DATEV in diesem Zusammenhang spielt.

Bevor wir weiter ins Detail gehen, sollten wir zunächst die Grundlagen klären: Was bedeutet es also, eine Lohnabrechnung online zu erstellen? Eine Online-Lohnabrechnung bezeichnet den elektronischen Prozess der Erzeugung, Bearbeitung und Übertragung von Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter. Im Unterschied zu herkömmlichen, papierbasierten Methoden wird die Gehaltsabrechnung auf speziellen digitalen Plattformen oder mittels Softwarelösungen durchgeführt.

Bei einer digitalen Lohnabrechnung werden wichtige Daten wie Name und Anschrift, Brutto- und Nettogehalt, Arbeitsstunden, Lohnarten, Beiträge zur Steuern und Sozialversicherung, etc. digital erfasst und verarbeitet. Die daraus resultierende Abrechnung kann dann elektronisch erstellt, verarbeitet und direkt an die Mitarbeiter verschickt werden – einfach per Knopfdruck und ohne jeglichen Papierverbrauch.

Es gibt eine Vielzahl an überzeugenden Argumenten für den Wechsel zur digitalen Erstellung und Nutzung von Online-Lohnabrechnungen, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten. Dies sind die vier wichtigsten Punkte:

Anstatt auf Papierdokumente zu setzen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitales Dokumentenmanagement. Dies bringt nicht nur den Vorteil des Papiersparens mit sich, sondern ersetzt auch den konventionellen Postweg durch digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen über spezifische digitale Postfächer. Diese Anpassungen sind nicht nur kosteneffektiver, sondern auch umweltfreundlicher, da sie den Bedarf an teuren Druckern, zeitaufwendigen Ausdrucken und dem postalischen Versand von Dokumenten reduzieren. Und wie wir alle wissen: Das ist heute wichtiger denn je!

Durch die Nutzung einer Online-Plattform zur Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Prozess zu automatisieren und manuelle Aufgaben auf ein Minimum zu beschränken. Sowohl die Gehaltsberechnung als auch die Erstellung von Lohnabrechnungen und deren Zustellung an die Mitarbeiter können in wenigen Schritten durchgeführt werden. Dies führt zu einer wertvollen Zeitersparnis und erlaubt es den Finanz- und HR-Abteilungen, sich stärker auf strategische Aufgaben zu fokussieren. 

Eine effiziente Gehaltsabrechnung kann zudem zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, da die Gehaltsabrechnungen korrekt und pünktlich erstellt werden. Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten! 

Manuelle Eingaben und Berechnungen sind immer anfällig für Flüchtigkeitsfehler – denn Fehler sind nun einmal menschlich. Bei der Online-Lohnabrechnung werden die Daten jedoch automatisch verarbeitet, was das Risiko von Fehlern erheblich verringert. Durch den Einsatz bewährter Lohnabrechnungs-Lösungen kann die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung gesteigert werden. Diese bieten umfangreiche Funktionen, wie etwa die automatische Berechnung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen, Abzügen und mehr. 

Die Minimierung von Fehlern hilft Unternehmen auch, potenzielle Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden, die sich aus inkorrekten Gehaltsabrechnungen ergeben können.

Die Online-Gehaltsabrechnung gewährleistet eine sichere Datenübertragung und -speicherung. Arbeitnehmerdaten sind äußerst sensibel und erfordern ein hohes Maß an Datenschutz. Deshalb sorgen vertrauenswürdige Plattformen (wie DATEV) dafür, dass alle Daten verschlüsselt und sicher gespeichert werden. Sie sorgen auch für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften, wie z.B. der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Etwa jeder dritte Arbeitnehmer in Deutschland wird monatlich mit der DATEV-Software zur Lohnabrechnung abgerechnet. DATEV ist daher wohl eine der bekanntesten – wenn nicht die bekannteste Software – für Steuerberater, Unternehmen und Organisationen. 

Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, in welcher die Personal- oder Finanzabteilung alle relevanten Informationen eingeben und bearbeiten kann. DATEV führt automatische Berechnungen durch und erstellt professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnungen, ganz egal ob in Euro, Dollar oder einer anderen Währung. Die Abrechnungen können im Anschluss problemlos an die Mitarbeiter versandt und eingesehen werden. Zudem ist DATEV darauf spezialisiert, aktuelle gesetzliche Änderungen im Bereich der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen, um Arbeitgeber bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu unterstützen.

Einige der größten Vorteile der bewährten Plattform haben wir oben bereits erläutert. Um es zusammenzufassen, ermöglicht DATEV Unternehmen:

• sichere und korrekte monatliche Lohnabrechnungen durchzuführen
• die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu sichern
• die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu optimieren
• von vereinfachten Prozessen für HR- oder Finanzabteilungen zu profitieren

Mit Yousign, der führende Anbieter für elektronische Signaturen in Europa, können Sie die Vorteile der Online-Gehaltsabrechnung optimal nutzen und profitieren dabei von einer effizienten, sicheren und rechtlich bindenden Lösung für Ihre digitalen Unterschriften. Yousign ermöglicht es, Ihre Gehaltsabrechnungsdokumente mühelos und schnell elektronisch zu unterzeichnen. Das Tool eliminiert zudem den Aufwand und die Kosten, die mit physischen Dokumenten und deren Versand verbunden sind.

Die nahtlose Integration von Yousign in Ihren Online-Gehaltsabrechnungsprozess per API ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten und wertvolle Zeit zu sparen.

Insgesamt stellt die Online-Lohnabrechnung eine moderne und effiziente Alternative zur traditionellen papierbasierten Lohnabrechnung dar und wird voraussichtlich in der Zukunft immer relevanter. Es existiert kein rechtlicher Anspruch auf eine Lohnabrechnung in Papierform, und die Vorteile einer Online-Lohnabrechnung für Unternehmen sind offensichtlich – besonders mit Lösungen wie DATEV. Durch Automatisierung und die Verwendung einer zuverlässigen Plattform wie DATEV können Unternehmen ihre Lohnabrechnungen effizienter, genauer und sicherer gestalten.

Arbeitgeber, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen optimieren und im digitalen Zeitalter am Ball bleiben möchten, sollten die Möglichkeiten der Online-Lohnabrechnung in Betracht ziehen. Die Digitalisierung schreitet schließlich unaufhaltsam voran!

_

Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Es wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen übernommen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.