Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

Best Practices

2 min

Aktualisiert am 22 Dez, 2022

Veröffentlicht am 20 Dez, 2022

Der ultimative Guide für ein besseres Zeitmanagement bei der Arbeit

Eine Frau, die vor ihrem Computer arbeitet
Zaki Micky

Zaki Micky

Brand & Content Assistant

Illustration: Léa Coiffey

Übersicht

Ihr Unternehmen wächst aktuell immer schneller? Dann haben Sie gerade vermutlich so einige Entscheidungen zu treffen. In diesem Stadium ist die Begleitung durch solide und zuverlässige Partner nicht mehr nur eine Option, sondern ein Muss.

Doch es gibt ein Problem: Während Sie diesen wichtigen Moment im Leben Ihres Unternehmens durchlaufen, müssen Sie auf eine Sache besonders achten: Ihr Zeitmanagement.

Wir wissen, wie schwierig und frustrierend diese Phase manchmal sein kann. Daher haben wir die besten Tipps und Tricks zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Zeit besser im Blick behalten.

PS: Am Schluss erwartet Sie eine Überraschung. 🎁

Die S.M.A.R.T Methode

Beginnen Sie damit, sich für jedes Trimester Ziele zu setzen. Jede Aufgabe muss zu einem dieser übergeordneten Ziele beitragen. Gute Ziele sollten der S.M.A.R.T-Methode folgen. Laut dieser Methode sollten die Ziele folgende Kriterien erfüllen:

  • Spezifisch: Die Ziele sollten klar definiert sein. Es sollte daraus deutlich werden, was sie erreichen möchten.

  • Messbar: Ihre Ziele sollten an konkreten Fakten messbar sein, um überprüfen zu können, ob sie erreicht wurden oder nicht.

  • Attraktiv: Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Ziele mit Ihren zur Verfügung stehenden Ressourcen erreichbar sind. 

  • Realistisch: Die Umstände und die Situation des Unternehmens sollte berücksichtigt werden, wenn Sie Ihre Ziele feststecken.

  • Terminiert: Setzen Sie sich eine Deadline für das Erreichen Ihrer Ziele. So können Sie diese besser verfolgen und Ihre Leistung stetig beobachten.

Die Eisenhower-Matrix

Es ist gar nicht so einfach, die Vielzahl an Aufgaben, die im Alltag anfällt, nach Wichtigkeit zu ordnen. Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen dabei, die für Sie wichtigen Aufgaben zu identifizieren und unwichtigere zu delegieren oder auf später zu verschieben.

Organisieren Sie Ihre To-do-Liste nach den folgenden vier Kriterien: Do / Decide / Delegate / Delete.

Die Eisenhower-Matrix
Zeitmanagement mithilfe der Eisenhower-Matrix verbessern

Die Pomodoro-Technik

Regelmäßig Pausen einzulegen ist ein wichtiger Punkt, den man nicht vernachlässigen sollte: Unser Gehirn benötigt nach der Erledigung einer Aufgabe ein paar Minuten Pause, um sich in der Zeit wieder aufzuladen. In diesem Fall eignet es sich gut, die Pomodoro-Technik anzuwenden. Bei dieser geht es darum, abwechselnd 25 Minuten durchzuarbeiten und dann 5 Minuten Pause zu machen. Ziel ist es, konzentriert bei einer Sache zu bleiben. 

Ein ausgeruhtes Gehirn hat viel mehr Energie und arbeitet deutlich besser. Diese Methode ist ebenfalls sehr nützlich, um Prokrastination zu vermeiden. 😌

Organisieren Sie Ihre Zeit 

Wenn Sie Ihre Zeit besser verwalten und nutzen möchten, ist die 60/20/20-Methode ein echter Klassiker. So organisieren Sie Ihre Zeit am besten: 

  • Verwenden Sie 60 % Ihrer Zeit für Aufgaben, die Ihre Kompetenzen erfordern oder Aufgaben, die einen klaren Mehrwert bringen.

  • Widmen Sie 20 % Ihrer Zeit der Planung, d. h. den Ressourcen, die nötig sind, damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

  • Nutzen Sie schließlich die verbleibenden 20 % Ihrer Zeit für die Unternehmensstrategie: Wie können Sie die Performance des Unternehmens, die Nutzererfahrung oder das Tarifmodell verbessern?

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche!

Die Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung zeitraubender Prozesse - warum also darauf verzichten?

Jedes Jahr gehen laut einer Studie von Sage in deutschen KMUs 115 Arbeitstage für administrative Tätigkeiten verloren. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und automatisieren Sie bürokratische Tätigkeiten mit:

  • einem CRM: Bekommen Sie einen besseren Überblick über Ihre Kund:innen mit Tools wie Salesforce, Sellsy, Anaba…

  • Instant-Messaging-Tools: Um sich in Echtzeit mit Ihren Teams auszutauschen, stehen Ihnen hilfreiche Tools wie Slack, Skype oder Microsoft Teams zur Verfügung.

  • einer ERP: Ein sehr häufig genutztes Tool, um alle Unternehmensprozesse mit einer einzigen Anwendung zu verwalten. Davon gibt es mehrere, wie z.B. Sage oder Oracle.

  • Lohnabrechnungs- und Buchhaltungstools: Payfit, Kontolino! usw.

BONUS:

  • Die elektronische Signatur: Unterschreiben Sie Ihre Dokumente mit einer e-Signatur-Software wie Yousign, die es Ihnen ermöglicht, 75 % weniger Zeit für administrative Prozesse aufzuwenden!

Wenn Sie diese verschiedenen Methoden anwenden, werden Sie zum Profi im Zeitmanagement!  

Möchten Sie diese Tipps immer griffbereit haben? Oder Sie Ihrem Kollegium oder Umfeld einfacher zugänglich machen?

🎁 Wir haben eine Infografik mit all diesen Informationen für Sie vorbereitet, sodass Sie Ihre Zeit in Zukunft besser einteilen können! Damit die Grafik so klar wie möglich ist, enthält sie auch übersichtliche Illustrationen. Das Dokument finden Sie direkt hier unten. ⬇

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