Meetings sind essentiell für reibungslose Prozesse in einem Unternehmen. Meetings bzw. deren Output sind für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens verantwortlich und oft Ausgangspunkt für eine erhöhte Produktivität.
Die Organisation von Meetings ist daher außerordentlich wichtig. Es gibt viele Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, erfolgreiche Meetings zu planen und die folglich die Leistung ihrer Teams verbessern. Dieser Artikel kann Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihren Meetings rauszuholen und Schritt für Schritt effizientere Meetings zu organisieren.
1. Machen Sie sich bewusst, warum Sie dieses Meeting organisieren
Wissen Sie, was das Geheimnis ist, um ein erfolgreiches Meeting zu organisieren? Es gibt zweifellos viele wichtige Faktoren, die man nicht übersehen sollte, aber dieser ist besonders wichtig: die Vorbereitung vor dem Meeting. Sie ist zu 80 % für den Erfolg eines Meetings verantwortlich. In dieser ersten Phase müssen Sie den Zweck des Meetings identifizieren.
Fragen Sie sich zunächst, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Meetings sind nützlich, wenn sie einen Zweck haben, sonst stehlen sie nur wertvolle Minuten, die mit Arbeit verbracht werden könnten.
Wenn Sie sich gegen eine schriftliche Nachricht und für ein Meeting entscheiden, stellen Sie sich bewusst folgende Fragen: Was möchten Sie mit diesem Meeting erreichen und was ist der Grund für das Meeting?
Der Grund wirkt sich auf die Planung des Meetings selbst aus. Daher ist es wichtig, dass dieser von Anfang klar ist. Einige Gründe könnten sein:
- Brainstorming über ein neues Projekt
- Bestandsaufnahme eines Projekts
- Lösung eines Problems
- Eine wichtige Entscheidung treffen
- Sammeln und/oder Weitergabe von Informationen
- Motivation des Teams
Wenn das Thema klar definiert ist, sollten die Teilnehmer:innen keine Vermutungen über den Zweck des Treffens mehr anstellen, sondern sich fragen, warum ihre Anwesenheit notwendig ist und warum sie teilnehmen sollten.
2. Stellen Sie eine Meeting-Agenda auf
Sobald das Ziel des Meetings festgelegt ist, empfehlen wir Ihnen, eine Agenda aufzustellen und diese den Teilnehmern einige Tage vor dem Meeting zuzusenden. Die Meeting-Agenda ist wichtig für den Ablauf des Meetings. Ohne Agenda besteht die Gefahr, dass man vom Thema abschweift oder nach Abschluss eines Themas, nicht klar ist, wie und ob das Meeting weiter geht.
Das Ideal besteht darin, vor der Präsentation der eigentlichen Tagesordnung eine kurze erste Einführung zu geben, in der erklärt wird, was getan wird, warum, wie und wohin es führen wird. Dann empfehlen wir Ihnen, die Punkte des Meetings so klar wie möglich aufzulisten, indem Sie die Themen, Ziele, Teilnehmer, Manager und den erwarteten Zeitpunkt für die verschiedenen Interventionen definieren. Lesen Sie die Tagesordnung zu Beginn des Meetings.
Je genauer eine Tagesordnung ist, desto höher sind die Chancen, dass das Meeting effizient ist. Darüber hinaus werden die Teilnehmer bereits darauf vorbereitet, zu wissen, welche Punkte besondere Aufmerksamkeit erfordern.
3. Wählen Sie die Teilnehmer:innen bewusst aus
Sie kennen sicher den wahren Spruch, dass in einem Unternehmen Zeit Geld ist. Sie sollten daher sicherstellen, dass Sie die richtigen Teilnehmer auswählen. Es ist wichtig, nur die Personen einzuladen, die für das Thema des Meetings unbedingt gebraucht werden, damit niemand Zeit verschwendet und die ausgewählten Teilnehmer einen wirklich sinnvollen Beitrag zum Meeting leisten können. So können Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Zeit und der Zeit Ihrer Kollegen machen, und keine Zeit verschwenden.
Hat jede:r Meeting-Teilnehmer:in eine ihm:ihr bewusste Rolle kann man die Anzahl der "Meeting-Zuschauer" reduzieren und motiviert Kolleg:innen durch die Möglichkeit der aktiven Teilnahme am Meeting. Jeder fühlt sich und kann so produktiver arbeiten.
Sobald Sie festgelegt haben, wer an Ihrem Meeting teilnehmen soll, denken Sie daran, die Einladungen (zusammen mit der Tagesordnung) zu versenden! Je früher desto besser!
Ist die Anwesenheit eines Mitarbeiters nicht so wichtig, lassen Sie ihm einfach die Notizen nach dem Meeting zukommen. So bleibt er:sie über das Thema auf dem Laufenden, ohne Zeit für die Teilnahme aufwenden zu müssen.
4. Leiten Sie das Meeting
Die Pre-Meeting-Phase ist vorbei, das Meeting hat begonnen. Wenn Sie das Meeting organisiert haben, haben Sie die volle Kontrolle darüber und können den anderen Teilnehmer:innen Vertrauen geben. Denken Sie daran, dass die Richtung des Meetings, die Zeit und die Ergebnisse in Ihrer Verantwortung liegen. Stellen Sie sicher, dass das Meeting wirklich nützlich und motivierend ist, sonst werden Ihre Mitarbeiter:innen denken, dass Ihre Meetings eine nutzlose Zeitverschwendung sind.
Um ein erfolgreiches Meeting zu führen, ist es wichtig, keinen Monolog zu führen, auch wenn Sie Ihren Kolleg:innen eine Nachricht überbringen wollen. Integrieren Sie die Teilnehmer in Ihr Meeting, damit sie sich involviert fühlen und sich nicht langweilen. Reden Sie zu Beginn des Meetings über allgemeine Themen und holen Sie Feedback Ihrer Kollegen ein, bevor Sie dann zum Hauptthema des Meetings wechseln.
Nach einem Unterthema können Sie die Teilnehmer:innen auffordern, Fragen zu stellen, um sie aktiv ins Meeting mit einzubeziehen. So lassen Sie Ihre Kolleg:innen mitreden, geben ihnen das Gefühl, gehört zu werden und wichtig zu sein. Insbesondere, wenn während des Meetings eine Entscheidung getroffen werden muss, zwingen Sie Ihre nicht auf, sondern stellen Sie sicher, dass alle Meinungen berücksichtigt werden. Dies schafft ein starkes Vertrauensverhältnis, das wiederum zu einem positiven Feedback auf ihre Leistung führt.
Bedanken Sie sich am Ende des Meetings für ihre Zeit und geben Sie den Teilnehmer:innen das Gefühl, für die Arbeit, die sie leisten, wirklich geschätzt zu werden. Alle Teilnehmer:innen werden zufrieden, motiviert und produktiver als je zuvor aus dem Meeting hervorgehen.
5. Machen Sie sich Notizen und teilen Sie diese nach dem Meeting mit allen
Während eines Meetings ist es wichtig, sich Notizen zu machen und zu dokumentieren, was passiert. Auf diese Weise können Sie Notizen auch an diejenigen senden, die nicht teilnehmen konnten, und Sie wissen genau, was wann gesagt wurde. Sprechen Sie am Besten vor dem Meeting ab, wer für die Notizen zuständig ist.
Diese Notizen, die schließlich in Protokolle umgewandelt werden, sollten eine klare Zusammenfassung der behandelten Themen, der getroffenen Entscheidungen und der festgelegten Folgemaßnahmen beinhalten. Halten Sie es einfach! Halten Sie sich einfach an die Tagesordnung und verwenden Sie Stichpunkte.
Um die Freigabe des Berichts zu beschleunigen, ist es äußerst nützlich und vorteilhaft, sich Notizen auf Tools zu machen, auf die jedes Teammitglied Zugriff hat. Einigen Sie sich also auf ein Programm, egal, ob es sich um Notion, Confluence oder Google Docs handelt.
6. Planen Sie 45 Minuten für Ihr Meeting ein
Wie bereits erwähnt, ist Zeit kostbar. Wenn es nicht wirklich notwendig ist, versuchen Sie, keine einstündigen Meetings abzuhalten. In maximal 45 Minuten können Sie jedes Thema gut behandeln.
Die Teilnehmer werden es Ihnen danken. So haben alle Zeit, sich auf das nächste Meeting vorzubereiten, falls sie ein anderes haben, und eine kurze Pause einzulegen. Mit einer Stunde Meeting bleibt keine Zeit, um sich Notizen zu machen.
7. Nachbereitung des Meetings
Das Nachbereitung des Meetings ist eine äußerst wichtige Phase, die oft vergessen wird. Ein Meeting ist nicht beendet, sobald es vorbei ist. Damit ein Meeting zu 100% effektiv ist, ist es wichtig, wichtige Punkte zusammenzufassen, ein Protokoll zu schreiben und an alle zu verteilen. Je früher sie eine Zusammenfassung an Ihre Mitarbeiter:innen schicken, desto schneller werden Folgemaßnahmen in die Praxis umgesetzt.
Ein weiterer, grundlegender Schritt ist es, Feedback von allen Teilnehmer:innen zu sammeln. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert, da sie Ihnen helfen, zu verstehen, ob Ihre Kolleg:innen zufrieden sind oder nicht und was Sie für die nächsten Meetings verbessern können. Wenn jeder zur Verbesserung von Meetings beitragen kann, fühlt man sich mehr geschätzt und dies verbessert das allgemeine Arbeitsklima.
Jetzt wissen Sie alles, um ein erfolgreiches Meeting zu organisieren. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Ratgeber nutzt und Ihre Meetings jetzt immer erfolgreicher werden!
FAQ: Erfolgreiche Meetings – Tipps für die Praxis
1. Warum sind Meetings für Unternehmen wichtig?
1. Warum sind Meetings für Unternehmen wichtig?
Meetings sind entscheidend, um wichtige Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen, Strategien zu entwickeln und Teams zu motivieren. Sie tragen dazu bei, Prozesse reibungslos zu gestalten und die Produktivität zu steigern, wenn sie effizient geplant und durchgeführt werden.
2. Welche Schritte sind erforderlich, um ein effektives Meeting zu organisieren?
Die wichtigsten Schritte sind:
- Den Zweck des Meetings klar definieren.
- Eine Meeting-Agenda erstellen und im Voraus versenden.
- Teilnehmer:innen gezielt auswählen.
- Das Meeting leiten und strukturieren.
- Notizen anfertigen und nach dem Meeting teilen.
- Meetings auf 45 Minuten begrenzen.
- Eine gründliche Nachbereitung durchführen.
3. Wann sollte ich ein Meeting anstelle einer schriftlichen Nachricht einberufen?
Ein Meeting ist sinnvoll, wenn:
- Ein gemeinsames Brainstorming erforderlich ist.
- Projektfortschritte überprüft werden müssen.
- Probleme gelöst oder Entscheidungen getroffen werden sollen.
- Informationen gesammelt oder weitergegeben werden müssen.
- Das Team motiviert werden soll.
4. Wie sollte eine Meeting-Agenda aussehen?
Eine Agenda sollte folgende Punkte enthalten:
- Zweck des Meetings.
- Themen und Ziele.
- Namen der Teilnehmer:innen.
- Verantwortliche Personen für einzelne Punkte.
- Zeitliche Planung für die Besprechungspunkte.
5. Wie wähle ich die richtigen Teilnehmer:innen aus?
Laden Sie nur Personen ein, die aktiv zum Thema beitragen können oder unbedingt involviert sein müssen. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz. Personen, deren Anwesenheit nicht erforderlich ist, können Protokolle nachträglich erhalten.
6. Wie gestalte ich ein Meeting interaktiv und motivierend?
- Starten Sie mit allgemeinen Themen, um das Eis zu brechen.
- Fordern Sie während des Meetings Feedback und Fragen ein.
- Hören Sie aktiv zu und berücksichtigen Sie verschiedene Meinungen.
- Danken Sie den Teilnehmer:innen am Ende für ihre Zeit und Beiträge.
7. Warum sollte ein Meeting auf 45 Minuten begrenzt werden?
Eine Dauer von 45 Minuten ist ausreichend, um Themen effizient zu behandeln. Sie bietet den Teilnehmer:innen Zeit, sich auf folgende Aufgaben oder Meetings vorzubereiten, ohne die Aufmerksamkeitsspanne zu überstrapazieren.
8. Was gehört zur Nachbereitung eines Meetings?
Zur Nachbereitung gehören:
- Erstellung und Verteilung eines Protokolls.
- Zusammenfassung wichtiger Punkte und Entscheidungen.
- Festlegung und Kommunikation von Folgemaßnahmen.
- Feedback von Teilnehmer:innen einholen, um zukünftige Meetings zu verbessern.
9. Wie sollten Meeting-Protokolle aufgebaut sein?
Protokolle sollten eine klare Zusammenfassung enthalten, einschließlich:
- Der besprochenen Themen.
- Der getroffenen Entscheidungen.
- Der nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten. Nutzen Sie einfache Stichpunkte und teilen Sie das Dokument über ein gemeinsames Tool wie Google Docs oder Notion.
10. Was kann ich tun, wenn ein Teilnehmer nicht am Meeting teilnehmen kann?
Senden Sie dem:der Betreffenden im Anschluss das Protokoll und wichtige Notizen. So bleibt er:sie informiert, ohne das Meeting selbst besuchen zu müssen.
11. Welche Tools eignen sich für die Dokumentation von Meetings?
Tools wie Notion, Confluence oder Google Docs sind ideal, um Notizen und Protokolle zu erstellen und für das Team zugänglich zu machen.
12. Wie kann ich Feedback für zukünftige Meetings einholen?
Bitten Sie die Teilnehmer:innen nach dem Meeting um Rückmeldungen, z. B. zur Organisation, Themenauswahl oder Atmosphäre. Dies hilft, Meetings kontinuierlich zu verbessern und die Zufriedenheit im Team zu steigern.
Diese Tipps und Hinweise sollen Ihnen helfen, Ihre Meetings effizienter und produktiver zu gestalten. Nutzen Sie die Strategien und verbessern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen!
