La pandemia di Covid-19 ha messo a dura prova l'organizzazione interna di molte aziende costringendole a trovare delle soluzioni rapide per poter continuare a svolgere le loro attività.
È stato così anche per Acer Europa e per i suoi 170 collaboratori responsabili dei mercati Europa, Medio Oriente e Africa per conto dell'azienda madre. Molti di loro si sono trovati bloccati nei loro paesi di residenza e quindi impossibilitati a raggiungere i loro uffici nella sede di Boggio (in Svizzera). In questo contesto così inusuale, è emersa l'esigenza di trovare delle soluzioni alternative per la firma dei documenti aziendali in modo da non ritardare le attività della società.
Abbiamo chiesto a Laura Bellotti, EMEA Executive Office, di spiegarci come Yousign ha permesso a Acer Europe di far fronte a tali difficoltà e, al tempo stesso, di semplificare e velocizzare l'intero processo, riducendone l'impatto ambientale.
Un processo lungo e con un impatto ambientale forte
Prima del passaggio alla firma elettronica, tutti i documenti aziendali e i contratti venivano stampati, molto spesso in doppia copia, e inviati per corriere dalle sedi nazionali Acer all'Headquarter EMEA. Qui i documenti venivano firmati, scansionati (per conservare una copia digitale in archivio), poi rispediti indietro.
Questo processo richiedeva tempo e, oltre ad avere un forte impatto ambientale, non era sempre efficace: alcuni documenti andavano persi nelle spedizioni, altre volte un direttore dimenticava di firmare un documento.
« Il fatto di avere tutto in un’unica app e piattaforma come Yousign aiuta moltissimo il nostro lavoro a livello organizzativo. »
La sfida più grande: il fattore tempo
Il fattore tempo è decisivo: una società può rischiare di perdere dei contratti importanti solo per la lentezza di una firma.
Yousign ha permesso a Acer Europa di velocizzare il processo di firma dei documenti grazie alla sua app semplice e user friendly: non è necessario utilizzare un computer o una smartcard, basta un telefono cellulare per firmare ogni tipo di documento in modo rapido e sicuro.
« Abbiamo il bisogno di dover firmare delle proposte in poche ore, Yousign ci dà la possibilità di farlo immediatamente. »
La conformità eIDAS: una ragione ulteriore per scegliere Yousign
I paesi membri dell'UE sono tenuti a riconoscere le firme elettroniche che rispettano gli standard fissati dall'eIDAS. Acer Europa cercava una soluzione di firma elettronica basata in Europa e che rispettasse tali standard per delle ragioni di sicurezza e privacy.
Secondo Laura Belotti, Yousign è stata la soluzione perfetta:
"Per un’azienda multinazionale la firma elettronica è importante ed è quindi necessario anche utilizzare una soluzione che possa integrare semplicità e sicurezza. Che possa essere sicura, immediata e semplice allo stesso tempo. Yousign rispecchia tutte queste caratteristiche. Il sistema è snello ed efficace senza troppi passaggi, perfetto per le nostre esigenze!"
« Yousign è basato in Europa e questo è importante per le società come la nostra che sono anch'esse basate in Europa per un tema di sicurezza e di privacy. »
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